Control de archivos que suben tus clientes a tu Nube Dataprius

Controlando los archivos que suben a la nube.

En Dataprius, al contrario que Dropbox o Drive se controlan los archivos que algún usuario ha subido a nuestra cuenta.

Los discos virtuales permiten a los usuarios subir ficheros directamente a la estructura de carpetas de la empresa.

Esto es otra mala práctica de estas plataformas. Se demuestra una vez más que no son aplicables en el entorno profesional ni de la empresa. Por mucho que Dropbox se publicite como Bussines.

Un plataforma profesional NO debe permitir que usuarios externos suban ficheros sin control a las carpetas de trabajo de la organización.

La solución es disponer de una Bandeja de entrada. Tal y como hace Dataprius.

• Actualmente, el 90% de las empresas con Dataprius, utilizan la subida de ficheros desde la web o las aplicaciones móviles.
• Disponer de un lugar intermedio, dónde se almacenan los archivos subidos, proporciona la posibilidad de supervisar los ficheros para su control y organización.
• Después de haber sido subidos, los archivos pueden ser revisados y colocados justo en las carpetas designadas para estos clientes.
• Se mejora la operativa de la empresa, sustituye los adjuntos por email, con la seguridad de los antiguos fax.
• Permite mantener un repositorio de carpetas y archivos del cliente actualizados, los clientes acceden cuando los necesitan.

Veamos paso a paso como se gestionan los archivos subidos por los clientes.

EL CLIENTE SUBE LOS ARCHIVOS DESDE LA WEB O LA APLICACIÓN MÓVIL

LA APLICACIÓN MUESTRA EL AVISO

En cuanto los archivos han sido subidos por el cliente, la aplicación muestra el aviso de que se han recibido archivos desde la web.

LOS ARCHIVOS SON SUPERVISADOS Y MOVIDOS A SUS CARPETAS

Fácilmente se ven en la ventana los documentos enviados. Esta es la Bandeja de Entrada.

Se pueden mover en un instante a las carpetas que compartimos con el cliente. El árbol de carpetas se muestra abierto marcando las carpetas del cliente en azul.

CONCLUSIONES

La transferencia  de documentos es parte esencial de la transformación digital de la empresas.

Es también una forma de mantener una relación digital con los clientes, no olvidemos que ellos ya llevan a la empresa en sus dispositivos móviles pudiendo acceder a los ficheros en cualquier momento.

Las plataformas populares como Dropbox, Drive o Onedrive no tienen en cuenta que la operativa de una empresa dista mucho del uso personal de un almacenamiento en la Nube. Estas plataformas provocan desorden, falta de control e inseguridad. Propician que los clientes suban archivos a las carpetas internas de la empresa.

Para conocer más sobre las diferencias de un almacenamiento en la Nube para empresas y los de uso particular:

• Diferencias de Dataprius con Drive, Dropbox y Onedrive

• Un almacenamiento en la Nube que sea Business

La realidad es que tampoco inventamos nada nuevo, es puro sentido común. Si el lector está familiarizado con los Blogs, sabe perfectamente que cualquier comentario que se envíe debe ser moderado antes de su publicación. De la misma forma, los archivos han de ser supervisados cuando alguien los sube desde las aplicaciones móviles.

Los mecanismos de supervisión y control son parte fundamental de la seguridad de un sistema.

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