Control y seguimiento de tu negocio

por Enrique Núñez Montenegro

¿Es posible que un negocio que ha sido exitoso durante años, llegue a sufrir crisis financiera, pérdidas y hasta correr el riesgo de desaparecer? ¿Por qué los empresarios descuidan con tanta frecuencia los controles de su empresa? ¿Por qué desaparecen negocios brillantes que parecían muy exitosos? ¿Por qué muchas empresas que crecen en activos y en ventas, obtienen menos ganancias que cuando eran más pequeñas?

El tercer pecado mortal que deben evitar los emprendedores es este:

Descuidar los controles de tu negocio

Lo he visto cientos de veces, en estos treinta años como consultor de empresas:

1. Negocios que fueron muy exitosos cuando eran administrados por sus propios fundadores; pero que luego fracasaron al pasar a una segunda generación o a ser administrados por “gerencias profesionales”.

2. Negocios exitosos cuando eran pequeños; pero que fueron perdiendo rentabilidad, conforme fueron creciendo. A lo cual le llamo “la ironía del crecimiento”.

3. Negocios que para financiar su crecimiento o crear una “estructura” se endeudaron por encima de sus posibilidades, haciendo caer la empresa en un caos financiero y arriesgando llevarla al fracaso.

4. Empresas con productos rentables, pero con muchos otros que no generan ganancias; pero que el empresario no lo sabe, lo cual carcome la rentabilidad y atrasa el crecimiento de la empresa.

5. Empresarios que por temor al fracaso, no llevan sus empresas a nuevos niveles de crecimiento. Este es uno de los 30 errores del emprendedor. Entonces, tenemos negocios con un enorme potencial; pero que no pasan de ser pequeños negocios familiares. Por miedo a no poder controlarlos

Hace tres semanas, tomé un nuevo cliente de consultoría presencial. El empresario es joven, tiene 42 años. En el año 2005 tenía cinco sucursales, actualmente (año 2012) tiene 19 sucursales en todo el país y sueña con tener 50 abiertas para el año 2020. Su problema se lo he mencionado en las tres sesiones que hemos tenido hasta hoy:

“Don Enrique, no puedo controlar mi empresa. No conozco las ganancias reales de cada tienda. Sé que algunas están generando pérdidas; pero no sé cómo controlar los costos, ni la calidad. Deseo tener 50 tiendas abiertas para el 2020. No quiero endeudarme, no quiero burocratizar mi empresa, quiero seguir creciendo con recursos propios. ¿Qué hago si cayera enfermo?

¿Les conté de otro cliente con quien inicié en el año 2011? Que decía: “Quiero tener mi primera tienda en China para el año 2020” Ese es un verdadero “soñador”; pero con los pies en la tierra. Y puedo decir, que sí tiene controlada su empresa. Hace un año tenía tres tiendas. Para Diciembre del 2012 terminará con seis tiendas (una de ellas virtual).

Los controles son fundamentales en toda empresa: pequeña, mediana, grande, corporativa, multinacional. Y los controles son igualmente necesarios en empresas de todas los giros económicos: empresas de servicios, empresas agrícolas, empresas agroindustriales, empresarios hoteles o de restaurantes, empresas industriales, empresas comerciales y ahora, por supuesto, en empresas virtuales.

Cuando hablamos de controles, pensamos solo en controles financieros. Pero no es cierto. El empresario exitoso toma control total sobre su empresa. Hay “controles de controles” y hay “empresarios controladores”. ¿Has escuchado la frase “cuidas los céntimos; pero descuidas los millones”? ¿Has visto empresarios controlar si un trabajador llegó 5 minutos tarde o si conversó por celular con su esposa dos veces al día? ¿Has visto al mismo empresario delegar descuidadamente el control de sus inventarios o de sus costos de producción en manos de un incompetente?

¿Qué se debe controlar entonces?

El empresario exitoso debe controlar lo que genera valor, los aspectos que tienen impacto en el éxito de su empresa y en aquellos elementos al interno y en el entorno que podrían poner en riesgo el éxito de la empresa.

Ejemplo de lo que se debe controlar:

1. Financieros:

1.1. Capital de Trabajo y Solvencia Financiera.

1.2. Nivel de Endeudamiento y Apalancamiento de la empresa.

1.3. Los resultados financieros mensuales de la empresa: Ventas, Margen de contribución, costos y gastos fijos, utilidad neta.

1.4. El Flujo de Caja de la empresa, histórico y futuro.

1.5. La tendencia y comportamiento de las ventas.

1.6. Los costos de producción y el margen de contribución de la empresa y de cada uno de sus productos.

1.7. Los costos fijos y su impacto en las utilidades.

2. No Financieros

2.1. El nivel de satisfacción del cliente

2.2. La calidad de los productos o servicios ofrecidos.

2.3. La participación que tiene la empresa en el mercado y el ingreso de nueva competencia.

2.4. Nuevas necesidades que desean los clientes de la empresa.

2.5. Los factores no financieros que aseguran el éxito de la empresa en el sector de negocios donde se encuentra.

Estos son solos algunos elementos que deben controlarse; pero detrás de ellos hay muchos otros detalles que requieren control especializado: aspectos como la rotación de inventarios, la calidad de las materias primas, nuevos proveedores con mejor calidad y mejor precio, la eficiencia y competencia del personal que atiende los clientes, el nivel de innovación, la calidad y eficiencia de los equipos y de la maquinaria, etcétera.

Mira esta pregunta de uno de mis clientes:

“¿Por qué obtengo menos ganancias ahora que mi empresa es mucho más grande? Hace cinco años con $100,000 dólares mensuales y 35 empleados, me ganaba $25,000 dólares mensuales. Hoy con $300,000 dólares mensuales y 150 empleados, me gano $40,000. Es demasiado esfuerzo y más deudas, para ganarme “solo” $15,000 adicionales. ¿No debería estarme ganando el triple?”

Recuerda lo que digo con frecuencia:

“No siempre más ventas son más ganancias”

Para controlar eficientemente tu empresa, mantenerla sobre una ruta de crecimiento sostenido y ganancias crecientes debes tener en tu empresa sistemas efectivos de control. Y debes tener gente competente para controlarla.

Uno de mis clientes usa esta frase: “¿Quién controla al controlador?”. Dice mucho. Dice que los controles no son siempre suficientes. Hay que saber elegir “las guerras que peleamos”.

El control no puede ser más caro que lo que se pretende controlar.

¿Qué recomiendo a mis clientes específicamente?

1. Deben rodearse de gente talentosa, competente, capaces, comprometidos, leales y que respondan por resultados.

2. Deben saber elegir las áreas donde los controles son fundamentales.

3. Deben crear sistemas de control prácticos, económicos; pero efectivos.

4. Deben crear hábitos de control y medición.

5. Deben establecer los indicadores de éxito que serán medidos y dedicar tiempo (semanal o mensual) a analizar con detenimiento los resultados.

6. Con base en los resultados, deben tomar medidas de corrección y ejecutarlas inmediatamente. Deben ser metódicos, disciplinados y precisos para resolver las desviaciones. Deben ser fríos y objetivos para resolver y “cortar el mal” desde la raíz.

7. Deben conocer con precisión los resultados que esperan de su empresa, en cada una de las áreas.

Nunca serán suficientes los controles para controlar todo lo que se debe controlar; pero si se deben establecer controles. Es una de las principales responsabilidades y funciones del empresario, sea que éste sea quien gerencia directamente la empresa o que tenga un administrador a cargo.

Puedes delegar muchos temas operativos, le llamo “la carpintería”; pero no puedes delegar los controles. Esa es tu responsabilidad, puesto que deseas el éxito en tu empresa.

Puedes llevar tu empresa al siguiente nivel de crecimiento. Puedes convertir una idea en un negocio. Puedes convertir tu pequeño negocio en una gran empresa. Puedes crear un imperio. Pero solo vas a lograr grandes metas, si implantas todos los controles que sean indispensables para asegurar los resultados que deseas.

Autor  Enrique Núñez Montenegro – Fundapymes.com  Consultor de empresas, lleva 30 años asesorando y acompañando empresarios en las más diversas actividades económicas. Su misión es promover el espíritu emprendedor, entrenar, asesorar y acompañar a hombres y mujeres que han decidido ser dueños de su propio destino, de su propio negocio. Para recibir todos sus artículos y el Reporte Especial de Los 30 Peores Errores del Emprendedor suscribe gratuitamente en www.fundapymes.com.

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