Crea formularios y encuestas web de una forma sencilla con Google Docs

Una buena amiga me ha preguntado si conozco alguna herramienta para hacer una recogida de datos de una forma sencilla. Como casi todo en Informática, hay muchísimas formas de hacer una cosa. Para responder esta pregunta, me he decantado por Google Docs y su increíblemente fácil de usar herramienta para crear formularios web. Como una imagen vale más que mil palabras, pensé en grabarle un vídeo en lugar de responder con un correo enorme y, ya que lo grabo, he pensado compartirlo con tod@s vosotr@s.

El número de utilidades que se le puede dar a estos formularios está sólo limitado por nuestra imaginación: podemos hacer una encuesta de satisfacción entre nuestros clientes, insertar encuestas en nuestra web, apoyar la recogida de datos de un estudio, recoger la porra de la peña de amig@s para el siguiente partido de fútbol, proponer varias fechas para un evento y que la gente pueda votar… ya digo, ¡no limits!

Antes de continuar, me gustaría advertiros una cosa. Aunque los datos recogidos serán sólo accesibles por ti si así lo deseas (estarán en tu cuenta Google y podrás elegir entre varias opciones de privacidad), al fin y al cabo, todo está recogido en los servidores de una compañía extranjera que puede no estar regulada por la misma legislación que nosotros. También, por mucho que confiemos en Google (que yo confío), no debemos olvidar que estás dejando información potencialmente usable en sus servidores… ¿a dónde quiero llegar? Que si, por ejemplo, se os ocurre hacer una encuesta entre clientes o recoger datos de un ensayo clínico, POR FAVOR, no recojáis datos de carácter personal protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)… más vale prevenir que curar. Además, hay muchas formas de disociar los datos para que no corramos ningún peligro innecesario y la herramienta siga siendo igual de útil.

Hecha esta aclaración, continuamos. Para no alargar mucho el texto (ya que tengo un par de vídeos al respecto), os diré que con Google Docs podremos crear un formulario que podremos enviar por correo o publicar en una web. Los datos introducidos, quedarán recogidos en una hoja de cálculo de Google Docs, que podremos exportar a nuestro ordenador y procesarla posteriormente con cualquier paquete estadístico que tengamos: como defensor del software libre, os puedo recomendar el programa de estadística SOFA.

Los tipos de preguntas que podremos incluir en nuestros formularios son:

• De texto libre. Tanto de una línea, como un párrafo. No explotables estadísticamente, pero pueden resultar muy útiles.
• Tipo test. En el que ponemos tantas opciones excluyentes como queramos. Tiene la interesante característica de permitirnos navegar entre diferentes páginas del formulario según la respuesta elegida.
• Casillas de verificación. Como el tipo test, pero sin ser excluyentes, podemos elegir varias opciones a la vez.
• Lista. Crearemos una ventana desplegable de la que podemos elegir una opción.
• Escala. Típica pregunta en la que pedimos valoraciones de tal número a tal número.
• Cuadrícula. Una escala múltiple… mejor verlo en el vídeo.

Os dejo ya con el vídeo explicativo sobre la creación de formularios.

Una vez creado el formulario, tendremos que liberarlo al mundo… si no, ¿quién va a rellenar los datos? Os he preparado otro vídeo para mostraros las opciones que tenéis, tanto con el formulario como con la hoja de cálculo asociada.

Un comentario al respecto. El formulario queda público en Internet, no hay forma activa de identificar quién introduce datos. Eso sí, queda público, pero con una dirección tan complicada que, en principio, sólo accederán aquellos con los que compartas el vínculo. Aquí tenéis el acceso al formulario del tutorial (observad lo complicada que es la dirección).

La hoja de cálculo asociada puede controlarse más. Puedes limitarla sólo a ti, o dar permisos a otros usuarios exigiendo identificación (deben tener cuenta Google), publicarla con una dirección complicada para que, en principio, sólo entren los que la reciban (por correo, por ejemplo) o publicarla abiertamente en Internet. En todos los casos puedes controlar si los que la ven pueden hacer cambios o no. Aquí os dejo el enlace a la hoja de cálculo asociada al formulario del tutorial (para que podáis ver cómo vuestras respuestas se registran).

Bueno, disculpad que me haya extendido tanto, os dejo ya con el vídeo sobre las opciones para compartir. Espero que os haya resultado de interés. Si tenéis alguna pregunta, no dudéis en hacerla en el blog o por correo, que haré lo posible por resolverla.

Nota posterior a la conclusión del artículo: cuando estaba insertando los vídeos en la entrada, me di cuenta que ya hice un videotutorial sobre esto mismo hace tiempo, con su artículo asociado (del 23 de febrero), claro… ¡qué cabeza la mía!