¿Crees que el CEO de tu empresa se lee y responde todos y cada uno de los emails que recibe?

¿Crees que el CEO de tu empresa se lee y responde todos y cada uno de los emails que recibe? ¿en serio? Me sorprende tu ingenuidad, amigo.

Ya comenté recientemente que es la asistente la encargada de optimizar el tiempo de los directivos. En este sentido, os diré que mi jefe recibe unos 200 correos al día. Sin embargo, él se pasa su jornada de trabajo metido en reuniones, viajando o simplemente encerrado en su despacho, tomando decisiones empresariales. Es decir, no tiene tiempo para abrir los emails, leerlos y responder personalmente cada uno de ellos.

Seguro que estás pensado:Pues no me había dado cuenta de que el correo que recibí el otro día del gran jefe, no estaba escrito por él.Erika ¿qué dices? En remitente aparecía su nombre.Te lo voy a explicar porque sé que no te lo terminas de creer.Correos Entrantes
En mi caso, me leo y filtro todos los correos que le van entrando. ¿Qué pasa cuando me voy de vacaciones? pues que los correos se quedan sin leer hasta mi regreso.¡Puff! Sabiendo ésto, ya os podréis imaginar cómo me paso el día de mi vuelta a la rutina tras unos días de asueto. Cuando regresé del Caribeeste verano, había 1800 correos sin abrir ¡qué tío! ¡no leyó ni uno! Me costó casi una semana ponerme al día. Eso y unas heridas en las córneas de tanto mirar la pantalla del ordenador, que casi pido la baja (esto último no es broma, tengo los ojos muy delicados). ¿Cómo filtro los mensajes?Lo primero de todo, hago desparecer del mapa todos aquellos que son publicidad o newsletter. Que ya lo siento por los del email-marketing, los pobres, estrujándose la cabeza con ideas molonas y voy yo y me las cargo en cero coma. Hago así, mira: eliminar, click.

Las presentaciones de empresas que buscan ser proveedores, las reenvío a las personas adecuadas. Por ejemplo, correos de empresas de headhunters van a RRHH, los de mobiliario de oficina a Servicios Generales, los de auditaría y servicios financieros al director financiero …Hecho ésto: eliminar, click

Después me centro en aquellos correos internos que van a dirigidos a él o en los que va en copia. Mi lema es "lee, responde; si merece la pena, archiva y sino, elimina sin piedad".

Hay personas que, por defecto, siempre ponen que es urgente. La mayoría de las veces no es así. Es imposible responder a todo inmediatamente. Mi jefe está reunido, de viaje ... Quizás para ti es super urgente. Ya te digo yo que en el inbox de un CEO hay auténticas bombas de relojería haciendo tic tac tic tac. ¿Seguro que tu correo es de prioridad alta? Si es así, responderemos en cuanto podamos. No lo vuelvas a enviar 80 veces.

Están los correos que son largos, muy largos, extremadamente largos. Vosotros no seréis de esos que escriben su vida en los emails ¿verdad? Lleva mucho tiempo escribirlos y también leerlos ¿por qué no llamas por teléfono? es más rápido.

Correos escritos en mayúsculas ... ¡eeehh, no grites!

Correos con archivos adjuntos que pesan tanto que el ordenador se bloquea al descargarlos. ¡¡Genial!! ahora tengo que reiniciar y seguir perdiendo el tiempo.

Los peores son lo que va media empresa en copia. A estos les clasifico como spam y me los cargo la mayoría de las veces. Después de muchos de años gestionando el inbox de mi jefe, he constatado que el 99% de estos correos corresponden a las siguientes opciones:

1. Puede ser que el remitente desconozca quién se encarga del asunto que propone. Muy mal, que se mire el organigrama. Además así crea confusión porque los que lo reciben, asumen que serán los demás destinatarios los que gestionarán el tema y al final, nadie hace nada. Eliminar, click

2. Pueden ser discusiones entre dos o más personas que ponen en copia a los directivos. En serio, si queréis mataros entre vosotros, hacedlo. Por favor, no molestéis a los demás. Eliminar, click. 

Bueno, he decir que alguna vez me he hecho un bol de palomitas y los he ido leyendo en plan peli de acción, a ver quién da la patada más fuerte. Pero de ahí no pasa. Esos correos no le llegan al gran jefe. Así que la próxima vez, salid a la calle a daros un par de puñetazos y dejadnos en paz a los demás.

3. También puede que sean escritos por pelotas que quieren lucirse ante el CEO:De: FulanitoPara: Director ComercialCC: Director GeneralTexto: He vendido 500 cajas de bolígrafos a la empresa XXX. Esto supone un beneficio de xxx$.Y yo lo leo y me pregunto ¿y a mi qué? ¿No eres comercial? Pues, ese es tu trabajo, vender. ¿Qué quieres, que te responda el CEO con un enhorabuena? No, hombre, eso que lo haga tu jefe. Eliminar, click.Hay otro tipo de correos. Son los de aquellos empleados que evitan dirigir el correo a su superior y se lo mandan al CEO. Eso, eso es muy feo, amigos. ¿Te saltas a tu superior? ¿No le estarás clavando una puñalada trapera, no?  

De: Erika MartinPara: FulanitoTexto:Fulanito, gracias por tu correo informativo. No obstante, me temo que debiste confundirte de destinatario. El que mejor puede ayudarte en este asunto es tu superior. Si éste no te ayuda, puedes pedirme hora para venir a explicárselo todo al CEO. Gracias por tu comprensión. Saludos.Enviar. Eliminar correo de la puñalada, click...¡Uuuuyyyy! te salió el tiro por la culata. 

Recuento: 200 correos entrantes. Ya me he cargado 100 y ahora me quedan otros 100.

Sí, ya sé…  Erika, te estás enrollando y no me estás diciendo cómo consigues que no me dé cuenta de que el CEO no escribió el correo que recibí… Espera un momento ¡qué impaciente eres! es que le estoy dando emoción al asunto.Correos SalientesDe estos 100 correos aún pendientes, respondo yo solita el 60%. Son invitaciones a eventos, solicitudes y confirmaciones de reuniones y participantes en la mismas, peticiones de información o datos, etc.Después de contestarlos, según la importancia del asunto, van a las carpetas de archivo o a la papelera. En cualquier caso, desaparecen del inbox.Quedan todavía 40 emails pendientes.En aproximadamente la mitad de ellos no estoy muy segura de qué hay que responder. Los asigno un color según el tema, por ejemplo, RRHH amarillo, Financiero azul ... Luego me hago una lista de los más importantes en papel o los imprimo. Cuando despacho con mi jefe, se los comento. Si hay que consultarlos, los colores ayudarán a encontrarlos más rápido.

Unas veces mi jefe me dice qué hay que responder y lo escribo después en mi ordenador. Otras, me cede su sitio y voy tecleando en su ordenador lo que me va diciendo.¡Oh, Sí! me gusta estar ahí sentada. La vida se ve de otro color desde su mesa. Me siento poderosa, con el mundo a mis pies...

La otra mitad de correos restante son temas sensibles que sí o sí tiene que encargarse él. Hombre, por  favor, que haga algo él tambien ¿no? al fin y al cabo es su correo, no el mío. Cuando hice el filtrado, los dejé como no leídos y/o clasificados por colores. Ya responderá cuando tenga a bien hacerlo.Vale, vale, ya voy a lo que te preocupa tanto.

Hay dos modalidades para acceder a la cuenta de correo de otra persona:Una que esta persona habilite permisos de lectura, edición o propietario. Mi jefe me dio los de propietario. Si respondo algo accediendo a su inbox desde mi cuenta de correo, el remitente aparecerá como:De: Erika Martin en nombre de …

Otra opción es cuando tienes las claves de acceso. Vamos a ver, si tengo las claves de su tarjeta de crédito ¿cómo no voy a tener las de su correo? Así entro en su cuenta, escribo, pongo su firma, le doy a enviar. Tú lo recibes y mi jefe aparece como remitente. Y tú ni te has pispado de que fui yo la que envió ese mensaje. 

Voilá ¿has visto con qué facilidad suplantamos las asistentes la identidad de nuestros jefes?
Pues sí, me paso tantas horas metida con sus claves en su correo que ya tengo problemas de doble personalidad. Generalmente se me olvida que no estoy en mi cuenta. Y, además, muchas veces me meto tanto en el papel de jefe escribiendo que, luego cuando escribo un email a un compañero sobre alguna chorrada, lo redacto y mando en los mismos términos formales de CEO, incluyendo su firma y todo. La cara del que lo recibe es un poema. 
Pasados unos días, semanas o meses, ni mi jefe ni yo nos acordamos de quién fue el que realmente escribió el mensaje. Así puede pasar que cuando estemos despachando:- En relación al correo que le enviaste la semana pasada a Fulanito sobre las comisiones…- ¿Yo? Yo no envié ningún correo a Fulanito- Que sí, Erika, esa forma de redactar es más tuya que mía.-  ¿Qué dices? No, no, eso yo no lo escribí. No estuve en la reunión en la que negociaste ese tema con Fulanito. No tengo datos al respecto. Imposible que lo haya escrito yo.- Pues no recuerdo haberlo hecho yo.- ¡Uy! creo que tienes problemas de memoria. 
A veces me dan tentaciones de enviar lo siguiente:
De: CEOPara: RRHHTexto:
Debido a la gran implicación, proactividad y profesionalidad de Erika Martin,he decidido incrementarla el sueldo un 100% y el bono de empresa en un 50%. Es muy importante para mi, tenerla contenta y motivada. Por favor, tenedlo en cuenta para los presupuestos del 2015.
¿Pensáis que los de RRHH se darían cuenta? con los problemas de memoria que tiene mi jefe, no podrá poner la mano en el fuego para negar que no fue él el que mandó ese email.¿Y tu qué? ¿eres un spammer?, ¿agobias a los demás insistiendo en que te respondan?, ¿eres el plasta que escribe a toda la empresa avisando de que te vas al médico?