CRM inmobiliario de código abierto.

La necesidad de incorporar un CRM (Customer Relationship Manager) al ámbito de la agencia inmobiliaria ha sido profusamente argumentado en distintos artículos, y en diferentes oportunidades hemos analizado las características particulares de varios de ellos. En el siguiente articulo analizaremos las principales ventajas y desventajas de utilizar un CRM inmobiliario de código abierto.

La utilización de un programa de código abierto, permitirá a la agencia inmobiliaria aumentar aun más el grado de flexibilidad en la utilización e implementación de su CRM inmobiliario. La flexibilidad es desde luego un factor clave para toda agencia inmobiliaria, tanto a nivel organizacional como empresarial, y cuanto mayor es el grado de flexibilidad de una herramienta de gestión, mejores serán los resultados obtenidos. Entiendo procede hacer especial hincapié en la importancia de que toda herramienta utilizada por la agencia inmobiliaria sea flexible, porque ello facilitará adaptar la misma a las necesidades de la organización. Cuando una herramienta de gestión se puede "afinar" o "pulir" en el uso vinculado a las necesidades especificas, se obtienen mejores resultados, y recordemos que cada agencia inmobiliaria es particular y singular desde todo punto de vista.

Hoy en día existen en el mercado una gran variedad de programas de código abierto para ser utilizados como un CRM inmobiliario, y la agencia inmobiliaria deberá tener presente ciertos aspectos básicos relacionados a ellos para obtener los mejores resultados. El factor diferencial es que dichos programas de código abierto son gratuitos, aunque también es muy importante valorar que los mismos pueden ser modificados y adaptados a las necesidades especificas de cada agencia inmobiliaria. Un CRM inmobiliario efectivo es aquel que por sobre todas las cosas puede ser realmente utilizado de forma efectiva por la inmobiliaria, y no solo se debe incorporar al modelo organizacional inmobiliario un programa porque es gratis. Cada agencia inmobiliaria tiene sus propias limitaciones funcionales a nivel empresarial y, al mismo tiempo, sus fortalezas organizacionales que la convierten en particular.

Por más que un CRM inmobiliario sea gratis, ello no implica que el mismo pueda ser utilizado de forma realmente efectiva por parte de la agencia inmobiliaria, y por supuesto aunque dicho programa sea "el mejor del mercado", tampoco es garantía de efectividad funcional. ¿Por qué establecer como punto de partida lo anterior? Simplemente porque tanto la tecnología como las herramientas de gestión deben dominarse, para así lograr sacar el máximo provecho de ellas y obtener los mejores niveles de productividad. No alcanza con que la agencia inmobiliaria realice fuertes inversiones económicas en tecnología y programas de gestión, la clave es que las personas de la organización las sepan utilizar. Sin formación y cualificación, ninguna herramienta de gestión interna puede realmente ser efectiva, y mucho menos se podrá aspirar a obtener mejores niveles de productividad a través de ella.

Los programas de código abierto, para ser utilizados como CRM inmobiliario, se pueden clasificar dependiendo de la plataforma en donde se ejecuten. Desde la anterior, nos encontramos con dos grandes tipos de programas de gestión para la agencia inmobiliaria: los que requieren de un Sistema Operativo para ser utilizados y los online, que se pueden administrar vía web. Al mismo tiempo, las ventajas y desventajas de cada tipo de sistema a nivel funcional se pueden dividir también en dos grandes grupos: basados en su versatilidad de uso y en su sistema de seguridad. Si bien los programas de código abierto utilizados de la forma tradicional son más seguros para la agencia inmobiliaria, los online son mucho más versátiles a nivel funcional. Por eso es tan importante que la inmobiliaria analice detenidamente sus debilidades y fortalezas al momento de implementar un CRM inmobiliario.

- Al ser programas de código abierto, la utilización de los mismos por parte de la agencia inmobiliaria no requiere de inversión económica alguna. Sus licencias son gratuitas, solo hay que instalar dichos programas, configurarlos y comenzar a utilizarlos. Desde luego para utilizar un CRM inmobiliario de código abierto se requiere de un grado de formación mínima.

- Un CRM inmobiliario basado en código abierto se beneficia de las últimas tecnologías del mercado, sin encontrarse con limitaciones en sus actualizaciones o al momento de ampliar sus funcionalidades. Las actualizaciones de los programas de código abierto se encuentran disponibles por lo general para todas las áreas del mismo: sistemas operativos, bases de datos, lenguajes de programación y demás.

- La comunidad Open Source es una fuente de conocimiento en constante evolución, y la agencia inmobiliaria podrá beneficiar de ello, tanto para optimizar las funcionalidades de su CRM inmobiliario, como para sacar el máximo partido del mismo. La comunidad Open Source es la encargada de que el programa "evolucione", y la inmobiliaria no dependerá de las restricciones impuestas por un CRM inmobiliario de pago. La comunidad Open Source es muy activa y siempre se encuentra en constante proceso de mejora; permitiendo ello a la inmobiliaria realizar actualizaciones funcionales, resolver problemas a nivel práctico, acceder a profusa documentación y también a la formación en la utilización de su CRM inmobiliario.

- Un CRM basado en un programa de código abierto, al no estar vinculado por contrato con un proveedor especifico, permite obtener mayores niveles de configuración y personalización. Lo anterior, facilita en grado sumo adaptar el CRM inmobiliario a las necesidades especificas de la agencia inmobiliaria. Sin dejar de lado lo que representa la posibilidad para la inmobiliaria de poder acceder al código fuente del programa de gestión implementado.

- Los programas de código abierto no significa que todos y cada uno sean gratuitos, porque un programa Open Source no significa necesariamente que sea gratis. No obstante, debemos tener presente que existen en el mercado gran cantidad de programas de código abierto que sí son totalmente gratuitos, y en ellos la agencia inmobiliaria tendrá la oportunidad de implementar su CRM inmobiliario sin coste alguno. En cualquier caso, la inversión requerida para implementar un CRM inmobiliario en código abierto es mínima, y sus funcionalidades están probadas generalmente al 100%.

Desventajas de un CRM inmobiliario de código abierto.

- Un CRM inmobiliario basado en código abierto y gratuito no ofrece garantías; precisamente, al ser gratuito nadie se hace responsable de un mal funcionamiento del mismo. Si el programa no se utiliza correctamente es absoluta responsabilidad de la agencia inmobiliaria, y también la configuración como la personalización del mismo correrá por su cuenta.

- No siempre la agencia inmobiliaria encontrará todas las soluciones en una sola opción, porque una de las características del software libre es que por lo general siempre existen muchas opciones. Las soluciones de acuerdo a las necesidades especificas de cada agencia inmobiliaria, eventualmente pueden estar en diferentes opciones, y de ahí la importancia de en primer lugar analizar las limitaciones de cada organización. No obstante, vale decir que si la inmobiliaria necesitara de soluciones especificas, por lo general a través de los programas de código abierto las mismas siempre se suelen encontrar.

- Algunas opciones que la agencia inmobiliaria encontrará en los programas de código abierto, para implementar su CRM inmobiliario, se desarrollan a un ritmo casi vertiginoso. Precisamente, algunas herramientas de gestión inmobiliaria de cogido abierto crecen tan deprisa que parecen estar en constante fase Beta, sobre todo en comparación con sus homólogas de pago. Por lo tanto, la agencia inmobiliaria deberá valorar si comenzar con un CRM inmobiliario ligeramente inferior en cuanto a funcionalidades y usabilidad, aunque con mayor proyección de desarrollo, o por un programa de gestión inmobiliaria superior aunque con menor proyección de desarrollo.

- Nunca se debe dejar de lado que un programa Open Source pueda terminar siendo adquirido por una empresa, y a partir de ahí el mismo deje de ser gratuito. Como ejemplos de lo anterior encontramos dos que son muy ilustrativos y muy conocidos por todos: cuando IBM decidió sustituir su plataforma CRM por SugarCRM, y cuando Oracle adquirió MySQL. No obstante, si la agencia inmobiliaria estuviera utilizando un CRM inmobiliario basado en código abierto y sucediera algo similar a lo anteriormente citado, contaría con la ventaja de la experiencia en su utilización, con los beneficios que ello le reportaría a pesar de tener que comenzar a pagar por su uso.

- Existen pocas opciones de código abierto específicamente orientadas al ámbito inmobiliario, mientras que en comparación las opciones de CRM inmobiliario de pago en el mercado son bastante mayores. La competencia a nivel comercial de los CRM para la agencia inmobiliaria de pago es muy grande, y desde luego siempre existe la posibilidad de que la inmobiliaria no encuentre lo que necesita o se ajusta a sus necesidades especificas en los programas de código abierto.

- El usuario de un CRM inmobiliario basado en código abierto debe contar con una formación mínima para poder utilizarlo de forma efectiva, y ello termina siendo el principal obstáculo para más de una agencia inmobiliaria, particularmente en España. Un CRM inmobiliario de pago tiene la ventaja de que también incluye una formación mínima en su uso y un soporte técnico especializado. La gestión del código abierto para implementar un CRM inmobiliario es totalmente independiente, y la dependencia con otra empresa, si bien puede facilitar la tarea funcional de la agencia inmobiliaria, también tiene sus desventajas. No obstante, y dadas las limitaciones vinculadas a la formación en tecnología detectadas en el ámbito inmobiliario, la opción de un CRM inmobiliario de pago suele resultar una opción muy práctica para la agencia inmobiliaria. Llegados al punto anterior, surge la imperiosa necesidad en forma de sólido argumento de que la inmobiliaria invierta en la formación de su plantilla.

Una vez valoradas las ventajas y desventajas para la agencia inmobiliaria de utilizar un CRM inmobiliario de código abierto, y partiendo específicamente de las implicaciones vinculadas a nivel funcional, a priori se presenta como una excelente opción. No obstante, entiendo procede insistir de que todo dependerá de las necesidades específicas de cada agencia inmobiliaria, y por sobre todo de sus limitaciones funcionales a nivel tecnológico, como también de las carencias que presente a nivel de formación tecnológica en su organización.