¿cuál es la importancia de utilizar software y documentos para gestionar la información en los procesos de la cadena de suministro?

Esta pregunta se responde en pocas palabras: La importancia de estas invaluables herramientas es vital para el conveniente desarrollo de todo el proceso en la cadena de suministros. Su ventaja radica en que permiten disminuir costos, agilizar el trabajo y mejorar la eficiencia de la empresa. Todos estos aspectos a favor posibilitan que su uso sea de mucho provecho para la ejecución del área comercial y de distribución del producto final, es decir el producto llega con plena calidad, con el mejor tiempo de procesamiento y con los más altos estándares.  

El software y los documentos hoy en día son parte esencial de una correcta y adecuada eficacia de todo un conglomerado de aspectos que permiten no solo mejorar la posición de la empresa, sino además  su visibilidad, el prestigio y la concepción externa que la gente tenga de los servicios que esta pueda ofrecer. Por ende cuidar todos estos parámetros es sumamente beneficioso para todos.

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Ahora es importante que conozcamos algunos conceptos (la siguiente información es hallada en websites especializados)ERP: El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.Los sistemas ERP suponen una gran inversión para las empresas. Según una encuesta de Panorama Consulting de 2013, un 40% de las empresas que adquieren un ERP notan un aumento la productividad. Solicite la Guía ERP para encontrar las diferencias entre los sistemas ERP más conocidos del mercado, su precio y una revisión de los proveedores de ERP. Las principales ventajas de estos sistemas son:-Automatización de procesos de la empresa.-Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.-Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.-Ahorro de tiempo y costes.Además, los ERP ofrecen integración con soluciones de BI o Business Intelligence, permitiendo realizar informes sobre el estado de su empresa directamente con los datos del sistema ERP. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de analizar y mejorar procesos internos como el marketing y ventas, la organización u otros aspectos clave de una compañía.WMS: Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de un almacén. Los programas WMS permiten la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de existencias. Los sistemas WMS pueden ser aplicaciones independientes o pueden estar integrados en un sistema de  Planificación de Recursos Empresariales (ERP).  Los primeros sistemas de gestión de almacenes sólo ofrecían funcionalidades sencillas referentes al lugar de almacenamiento. Las aplicaciones WMS actuales pueden ser tan complejas y tan intensivas en datos que requieren ser ejecutadas por personal especializado. Los sistemas de gama alta pueden incluir tecnologías de seguimiento y de encaminamiento como la Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y el reconocimiento de voz.MRP: El MRP (Material Requirements Planning), o planificación de requerimientos de material, es un sistema que se basa en la planificación del proceso de producción y el control de inventarios para poder gestionar la forma más eficiente posible. El principal objetivo del MRP es la administración de la producción de una empresa con el objetivo de tener las necesidades de materiales en el momento exacto para producir los productos.El MRP también hace referencia al software informático que se encarga de realizar esta planificación forma digitalizada. Por esta razón, con la necesidad de la tecnología empresarial en la actualidad, este concepto suele utilizarse para referirse a los programas de MRP. Los software MRP pueden ser módulos que se incluyan dentro de los ERP generales de las empresa o, por el contrario, sean sistemas de información independientes que se utilicen para realizar la gestión del stock y las necesidades de materiales.El MRP se centra en el tiempo y la capacidad de la empresa en su proceso de producción para determinar qué es lo que se necesita. Los MRP son necesarios para empresas con diferentes proveedores que poseen características y tiempos de entrega diferentes. Se encargan de realizar el cálculo de las cantidades de materiales y cuándo adquirirlo para que esté disponible en el momento en que es necesario. Todo esto acompañado de la información financiera que conlleva para que valoremos los resultados de nuestra actividad en cada momento.LMS: Labor Management System (LMS) es un software que: permite la captura de actividades directas e indirectas, así como el control de entradas y salidas. Soporta tanto la configuración de tiempos estándares individuales o de equipo como su cálculo a partir de datos históricos. Calcula los desplazamientos en función del equipamiento utilizado y el mapa 3D de la bodega. Configura los coeficientes de fatiga y tiempo de uso personal. Planifica la necesidad de fuerza de trabajo a partir de los datos existentes. Informa en tiempo real al empleado de los objetivos asignados y de su desempeño. Ofrece un panel de mandos con los principales indicadores.OMS: Order Managementes una plataforma de software que le permite ejecutar y coordinar los procesos de distribución de pedidos a lo largo de su amplia red de cadena de suministro. Usted obtiene orquestación de pedidos a través de un inventario centralizado, aprovisionamiento de pedidos y hub de cumplimiento, para apoyar la gestión de pedidos omnicanal. Order Management ayuda a las empresas a: Proporcionar un servicio altamente personalizado. Incrementar las tasas y rotaciones de inventario. Reducir las rebajas y amortiguar el inventario. Mejorar la lealtad y satisfacción de los clientes. Hacer crecer su participación de mercado y rentabilidad. Minimizar los costos de embarque.YMS: es una herramienta que permite el control de la yarda empresa, lo que permite el control de los horarios, vehículos entrantes y salientes. Integrado con otros sistemas del concepto SCM, permite una perfecta integración y control de flujo. Acceso totalmente web con la posibilidad OUT OF OFFICE; Controla el flujo de vehículos, desde su llegada hasta su salida de las instalaciones de la empresa; Flexibilidad para diferentes tipos de organizaciones y plataformas; Integración nativa con DATASUL EMS; Posibilidad de integración con las escalas; Permite el acceso móvil. Implementación rápida y sin riesgo en la operación actual.Código de barras: es un código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelas de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.RFID: son las siglas inglesas de Radio Frequency IDentification lo que en español significa Identicación por radiofrecuencia. El propósito fundamental de la tecnología RFID es identificar mediante un lector, sin contacto y a distancia, una tarjeta o etiqueta (tag) portada por una persona, un vehículo en movimiento o cualquier producto que se encuentra en un almacén o en una cadena de producción automatizada.Manufacturing Resource Planning MRP II: Esto hace referencia a la planificación de los recursos de manufactura. Este concepto es fundamental porque posibilita la integración de la cadena de suministro del producto. Pero además, ofrece un sistema para su planificación y control. Dicho de un modo más simple, se trata de un software informático que permite gestionar el orden de trabajo y los materiales. En definitiva es una herramienta que está orientada a estrategias relacionadas con los recursos humanos de una compañía. Por lo tanto, podemos definir un MRP II como un sistema estándar que se caracteriza por utilizar técnicas y formas específicas en cada una de sus fases. El fin último es planificar y controlar de manera eficiente los recursos que dispone una empresa.Supply Chain Execution: integra la gestión de almacenes, gestión de la mano de obra, facturación 3PL, gestión de transporte y otras capacidades críticas que los proveedores de servicios logísticos necesitan, para que operen de manera óptima sus operaciones. Supply Chain Execution automatiza y simplifica los procesos de almacén y gestión de transporte que son complejos para los proveedores de servicios logísticos y así estos pueden ofrecer más valor a sus clientes, al mismo tiempo que reducen sus costos.Listado de despacho: Es un formato para control de los despachos de mercadería que se utilizarán para controlar los envíos realizados de acuerdo a los pedidos recibidos en bodega; es decir, que el objetivo de dicho formulario es controlar la eficiencia en el área de despacho con respecto a los pedidos que se reciben de las tiendas. El responsable de realizar el procedimiento será el encargado del despacho: deberá llevar un control detallado de los envíos de mercadería realizados.

Listado de recibo: Este proceso está compuesto por, las operaciones de recibo de documentos, recibo del camión, descarga y verificación de la mercancía y almacenamiento de la misma. Al llegar al centro de distribución del comerciante; el conductor debe entregar los documentos que acompañan la carga, como la factura o la remisión. En la mayoría de los almacenes la mercancía no tiene horario de recepción si no que el turno de la descarga se asigna según el orden de la llegada; aunque algunos almacenes asignan días, fechas y horas fijos a los proveedores.

Planilla de despacho: Es un documento en el que se consignan datos de suma importancia para la correcta adecuación y distribución de la producción. Contiene datos internos de registro, trsmite, destinatario, dirección y más con la finalidad de mayor calidad en el servicio.

Planilla de recibo: Como se indica en su nombre en este documento se reflejan las particularidades a tener en cuenta al recibir el producto, por ende es el resultado visible de la recepción.