¿Cuál es tu herramienta más importante para la productividad personal?

En El Canasto he publicado muchas reseñas de herramientas y también he explicado qué uso yo para planificar mi trabajo. Parcialmente para satisfacer mi propio curiosidad por los flujos de trabajo de los demás, he preguntado a los expertos de productividad personal cuál es su herramienta más importante:

Antonio José Masiá de Cambiando Creencias:

Sin duda el calendario. Esta herramienta me marca la ruta diaria a seguir. Sencillamente cuando aprendes a usarlo de forma correcta, experimentas una gran liberación ya que prácticamente no tienes que pararte a pensar o recordar cuales son tus compromisos. Yo actualmente uso Google Calendar sincronizado con todos mis gadgets. Aunque acostumbro a revisarlo varias veces al día, normalmente programo alarmas 30 minutos antes de cada compromiso con objeto de no fallar en caso de alguna distracción inoportuna por parte de terceros. Suelo dejarme espacio de sobra entre compromiso y compromiso para trabajar en mis listas o bien descansar durante el día.

Iago FRAGA de Técnicas de Organización:

Sin duda alguna, mi sistema de recogida de ideas y tareas. Para mí es vital tener sólo la información pertinente en el momento en que es útil. Cualquier buena idea se convierte en ruido si la veo en mal momento, si no la veo cuando puedo hacerla o si cuando la veo no puedo hacerla porque antes necesito ocuparme de algo que la bloquea. Para que esto sea posible la clave está en la previsión. En vez de apuntar las tareas en una lista y luego mirar cuáles puedo hacer en la situación en la que me encuentro, lo que hago es crear una lista para cada situación y acudir a la lista correspondiente según la situación en la que me encuentre.

Bergonzini de GTD Bergonzini:

Mi herramienta de productividad más importante soy yo. Yo creo los hábitos, yo reviso las tareas, yo defino el calendario, yo decido los proyectos, yo me motivo y me empujo. Si yo fallo, el sistema se resiente. Las herramientas auxiliares van cambiando con el tiempo y la tecnología, con lo que he aprendido que no puedo crear ningún vínculo con ellas, sólo puedo utilizarlas y sacarles el partido que necesito, sin alterar filosofías. Las modas y las necesidades me harán cambiar a otra herramienta, mientras que yo, continuaré siendo el que soy por mucho tiempo. Por ello, mi herramienta más importante siempre seré yo.

José Miguel Bolívar de Optima Infinito:

Los hábitos que he desarrollado utilizando GTD y, en concreto, vaciar la mente en cualquier momento y lugar. Desde el punto de vista más material, mi herramienta GTD desarrollada con MindManager+ResultsManager+MindReader y mi agenda, ya que es mi “mente extendida”.

Matías de Bandeja de Entrada:

Google Calendar.

JC de ComoMeOrganizo:

Hoy por hoy, la corporación para la que trabajo me da Microsoft Outlook, y en esencia toda mi agenda está volcado ahí. Esta herramienta es hoy por hoy el centro neurálgico de mi organización laboral y personal.

Miguel León de Life’s Like That:

La herramienta de productividad más importante es una agenda Day Runner con las plantillas de DIY Planner que, para mí, reúne las siguientes características:

• Es móvil.
• Es flexible.
• Es compatible con Mac, Windows, Linux.
• Funciona aunque no haya energía o WiFi.

Complementada con mi smartphone y un cuadernillo Moleskine (sí, soy un poco snob) de .3.5x5.5 pulgadas.

Ruben Alzola de Marca la diferencia:

He usado varias pero en la actualidad no uso ninguna. Mi trabajo está muy asociado al email y me he construido mi propio sistema en el cliente de correo a base de carpetas. Considero que mucho más importante que la herramienta es interiorizar GTD a nivel de hábitos y reflexionar acerca de lo que estamos haciendo y por qué.

En Outlook he usado ClearContext. En general me gustaba por lo educativa que es ThinkingRock. He probado Remember the milk también y otras como la clásica Evernote adaptándola a un uso tipo GTD.

Pero he acabado, fijando un par de buenos hábitos y volviendo a un metodo bastante primitivo. Eso si, siempre llevo la famosa libretita y bolígrafo en la que intento anotar todo y posteriormente llevarlo a formato electrónico.

David Torné de David Torné 2.0: Productividad y Desarrollo:

Estoy tentado de decir que es Evernote o Facilethings, aflora mi vena geek, pero la verdad es que a día de hoy sigue siendo mi bloc de notas con el que recopilo todo lo que se me pasa por la cabeza (valga la pena o no ;-). Sin duda alguna descargar la mente del ruido que representan esos pensamientos relacionados con mis asuntos, sigue siendo lo que marca la diferencia para mí, y no hay nada como ese pequeño bloc de hoja cuadriculada que me permite anotar, recopilar, e incluso enviar el concepto o la acción a mi inbox física, arrancando la hoja si es necesario, para que no se me escape nada. Complemento la captura con mi Smartphone, pero nada es tan eficiente y tan sencillo como sacar el boli y la libreta.

José Antonio Jarque Izquierdo de TecnoGTD:

Todo de Appigo es la herramienta que mas me gusta. He probado muchas, Things, Remember the milk, y otras.

La tengo en mi Mac, iPhone e iPad. La información está integrada en la nube, de forma que siempre la tengo disponible y pueda actualizarla.

Esta herramienta cumple con todas mis expectativas, es flexible, tiene subtareas, puedo trabajar con contextos y etiquetas. Puedo montar una lista de llamadas e integrarla con mi agenda de forma que no tengo que ir a otra aplicación a buscar el teléfono de la persona a la que quiero llamar.

En ella anoto también mis reuniones y notas mas importantes. También la utilizo como CRM. En estos momentos tengo 737 tareas abiertas, clasificadas en 14 listas.

Para mi es la mas completa y flexible. Puede ser que las otras aplicaciones que probé en su día hayan mejorado, pero está aplicación cubre totalmente con mis expectativas.

Samuel Leal de Gestión Personal:

Por ahora Microsoft Outlook, en una sola aplicación gestionas tu correo, tareas, calendario y contactos. Tiene la posibilidad de automatizar muchas funciones y crear vistas que te hacen el trabajo del día a día muy eficiente.

Berto Pena de ThinkWasabi:

Una hoja de papel. Una moleskine en concreto.

Luis José Sánchez de Minimo blog:

Las más importantes para mí son Dropbox y GMail.

El cuaderno y la pluma eran muy importantes hace un tiempo pero se están convirtiendo en un hobby y están dejando de ser una herramienta de productividad.

Christian Reyes de +people:

La más importante es….la focalización y concentración, definir mis actividades core de cada día, al comienzo de cada día es crucial y aplicar 2 técnicas, la de Pareto y la de Parkinson me permite ser un rayo laser.

Daniel Aguayo de Du Tudú:

Si he de escoger solo una herramienta, me decidiría por el calendario, que uso el de Google sincronizado con mis dispositivos portátiles. Es la única que lleva años sin cambiar, y si me quedara solo con ella me permitiría gestionar de una u otra forma casi toda mi vida. Además, es una herramienta activa: repite eventos por mí, me avisa cuando se acerca la hora del evento, etc. ¿No es genial tener una herramienta que trabaje por sí misma?

Alfonso Alcántara de Yoriento:

En realidad son cuatro herramientas o aplicaciones que uso de manera complementaria:

1. Evernote, sobre todo para organizar proyectos y capturar ideas, notas y posibles tareas
2. Diigo (antes usaba Delicious) para guardar enlaces que serán fácilmente recuperados gracias a su usable sistema de etiquetado
3. Docs de texto donde organizo contenidos por temas y proyectos. En cada doc navego en vista “mapa de documento” gracias a haber organizado por títulos.
4. Finder, el directorio de archivos en Mac. Una buena organización en proyectos y contenidos es como un buen mapa de conocimiento en el que baso todo lo demás.

Santiago Cabezas-Castellanos de LaProductividad:

Como no, el Evernote. La forma de recopilar se hace muy cómoda y sencilla, pudiendo procesar rápidamente los datos.

Sin embargo, si nos salimos de la productividad “personal” y nos referimos a la productividad de equipos de trabajo, la cosa se complica, y me explico. Los grupos de trabajo no siempre trabajan el 100% delante de un ordenador, ni todos conocen como funciona un smartphone y se hace necesaria procedimientos en papel sencillos y muy funcionales. Aquí hay que atender no solo al procedimiento en si mismo, si no en la propia capacidad psicológica del “jefe” para su implantación.