¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión documental en la nube para empresas?

El cloud computing o la computación en la nube, se ha convertido de unos años a esta parte en un modelo de negocio muy importante para las empresas de todo el mundo. Son muchos los servicios que hoy en día se pueden disfrutar en la nube, y todos ellos con un mismo denominador: hacer el trabajo más sencillo a las compañías. Dentro de todas estas herramientas que nos podemos encontrar, nos encontramos lo que se conoce como software de gestión documental y que está adquiriendo cada día mayor fuerza en el mercado.

Uno de los motivos por los que estos sistemas se han vuelto tan populares, es que ofrecen la posibilidad de automatizar aquellos procesos que son más frecuentes. Si a esto le sumamos las ventajas que ofrece la nube, conseguimos un producto muy potente. Veamos a continuación cuáles serían las principales ventajas de los programas de gestión documental.

Mejora de la productividad y ahorro de tiempo

Un punto donde las empresas dedican mucho esfuerzo, es en el de aumentar los niveles de productividad. Conseguir esto no siempre es tarea sencilla, y una ayuda importante puede ser el uso de un software de gestión documental. El principal motivo es que estas herramientas de gestión permiten organizar procesos que se repiten de forma rutinaria, automatizar las tareas más repetitivas y por tanto un ahorro en el tiempo de ejecución de esos procesos.

La planificación de flujos de trabajo, es una utilidad esencial en todo software de gestión documental. Con esta función, se pueden crear esquemas de procesos de trabajo a seguir para realizar la correcta gestión documental de los archivos de la empresa. La planificación mediante software ayuda además en la disminución de errores que se tienen detectados en el proceso de digitalización y archivo de los documentos.

Algunos programas que trabajan en la nube facilitan aún más esta labor implementando un esquema de procesosque se puede ver y editar en la nube. Este es el modelo elegido por R2 Docuo,un software de gestión que facilita a todo el equipo de la empresala posibilidad de ver, seguir, y editar en la nube las tareas pendientes por hacer, las que dependen de otros compañeros o las que requieren un tiempo de espera hasta completar todo el proceso de gestión documental.

Un mejor servicio al cliente

Algunos programas de gestión documental disponen de utilidades que no solo se usan en el proceso de archivo. La posibilidad de utilizar el almacenamiento en la nube para efectuar copias de seguridad, o el envío de archivos grandes entre departamentos y a los clientes de la empresa, son funciones que incrementan la utilidad y rentabilidad de un software de gestión documental.

Disminución de costes

Para que una empresa pueda sobrevivir, es fundamental que los costes no superen a los ingresos. En este sentido, siempre es bueno buscar nuevas vías para reducir el gasto. En una era digital como la que vivimos, todo el mundo tiene acceso a Internet en la palma de su mano, y esta es una de las razones por las que se han popularizado tanto las aplicaciones que funcionan en la nube. Un software de gestión documental, ayuda a reducir los gastos de gestión en cualquier empresa ya sea por el ahorro en papel, la mejora de procesos en los trabajos de digitalización y almacenamiento, o por la facilidad con la que se pueden compartir archivos entre departamentos o con los clientes en la nube.

Mayor nivel de seguridad

La seguridad es uno de los puntos más importantes para cualquier empresa. El robo de información, puede suponer un importante problema para la compañía. El uso de papel facilita el robo de esa información, pero si esos documentos los pasamos a un gestor documental en la nube, estaremos consiguiendo mejorar esta seguridad. Además de esto, también podemos utilizar nuestros certificados de seguridad para firmar nuestros documentos PDFs de forma rápida.

Como habéis podido leer, son muchas las ventajas que ofrece utilizar algún software de gestión documental en la nube. Una herramienta que toda empresa debería tener presente para incrementar su rendimiento y alcanzar nuevos niveles de efectividad.