¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la gestión de archivos en la nube?

El almacenamiento de archivos en la nube se ha popularizado. Las empresas son cada vez más conscientes de que el cloud nos ayuda a que podamos compartir información de manera más sencilla y que podamos acceder a ella desde cualquier lugar. Llevar una buena gestión de archivos en la nube es, por tanto, una prioridad para proteger la privacidad y seguridad de los datos.

Sin embargo, ¿qué ventajas y desventajas puede tener la gestión de ficheros en cloud para tu negocio?, ¿qué riesgos puede implicar, y sobre todo, qué beneficios reales puede aportar a tu empresa?

Esto es lo que vamos a tratar en este artículo, ya que si es posible que hayas empezado a utilizar la nube en tu empresa, pero no seas muy consciente todavía de cómo lo estás haciendo.

La gestión de archivos en la nube: ¿en qué consiste?

Las empresas necesitan compartir información, a nivel interno y externo. Es más, cualquier compañía de hoy día antes o después necesitará poder acceder a ficheros y datos concretos cuando no se haya cerca de ningún ordenador de la empresa, cuando está de viaje o paseando por la calle desde su móvil.

La nube permite que puedas disponer de un espacio de almacenamiento sin que tengas que instalar un costoso hardware en las dependencias de tu compañía. Un modelo de seguridad y soporte de datos que está completamente obsoleto. De manera mucho más flexible, cómoda y funcional, con la nube tus empleados y tú podéis tener acceso a la información que generáis cada día, con los correspondientes permisos de acceso y privacidad para que la información sólo sea accesible para los responsables que deben gestionarla.

Para guardar y compartir archivos, no te hace falta tener un servidor dedicado al cual se conecten todos los ordenadores de tu oficina. La nube también te ayuda a que la información esté centralizada y podáis trabajar todos desde un mismo lugar, sin que los ficheros tengan que estar en todos los ordenadores.

¿Qué ventajas tendría gestionar los archivos en la nube para tu negocio?

La gestión de archivos en la nube tendría muchos beneficios para tu negocio, desde diferentes puntos de vista:

• Ahorro de costes: como te apuntábamos, no tendrás que invertir en la adquisición y mantenimiento de servidores dedicados internos, que requieren a su vez de personal informático especializado.

• Mayor seguridad: los archivos de trabajo de tu empresa ya no estarán en decenas o cientos de ordenadores, ni se los llevará el empleado a su casa en el disco duro de un portátil. La información estará centralizada en un solo lugar y los empleados trabajarán con los ficheros que se generen en ese lugar. Incluso si sufres un ataque informático en un ordenador, tus datos quedarán a salvo.

• Mejor control de procesos: ¿quién ha modificado tal archivo?, ¿cuándo lo ha hecho?, ¿qué cambios ha realizado? Conocer el historial de cambios en un fichero es de gran importancia a la hora de trabajar en equipo, y en ese sentido, un software de gestión documental va a beneficiar mucho a tu empresa a nivel organizativo.

• Mejor trabajo en equipo: no tienes que enviar los archivos de un sitio a otro por e-mail, o en tarjetas USB, ya que todos tienen acceso a la información que les corresponde y pueden visualizarla o modificarla en tiempo real. Los equipos pueden trabajar de forma más coordinada, incluso en remoto, porque seguro que también trabajas con personas que no están en ese momento en la oficina.

• Digitalización: cuando guardas la información y los ficheros en la nube, la digitalización es mucho más fácil. No dependes de que haya suficiente espacio en el disco duro del ordenador, ya que cuentas con un sistema de gestión de archivos escalable en el que, por mucho que crezca tu empresa, no te obliga a comprar nuevos equipos, o a aumentar el tamaño del disco duro de los que tienes disponibles.

Éstas serían las ventajas de gestionar archivos en la nube, algo que nos consta que no todas las empresas están haciendo. Y de hecho, muchas veces cuando se da el salto al cloud, muchas empresas no están preparadas y no tienen en cuenta los riesgos que también implica la nube.

Qué desventajas tiene gestionar los archivos en la nube

No es oro todo lo que reluce, ni muchísimo menos. Muchas empresas, conociendo las ventajas que implica la gestión de archivos en la nube, empiezan a hacerlo de la manera equivocada. Y esto nos lleva a las desventajas que implica la nube cuando no se hace correctamente.

• Cumplimiento de la legislación de protección de datos: no todos los sistemas de gestión archivos cumplen con la RGPD. Si vas a subir datos de terceros a la nube, como pueden ser por ejemplo datos de clientes como nombres, teléfonos, direcciones, etc., debes ser muy cuidadoso con las condiciones y características de privacidad de los servicios que utilices.

• Funcionamiento del software de gestión de archivos: en este blog ya lo hemos repetido muchas veces, pero no es lo mismo un sincronizador de archivos, que un sofware de gestión documental. En un sincronizador de archivos los ficheros se replican en múltiples ordenadores, y cuando hacemos una modificación, ésta se actualiza en el archivo que tiene la otra persona en su sistema de almacenamiento en la nube. Un software de gestión documental como Dataprius, en cambio, no es un sincronizador; te conectas a Dataprius, creas o modificas tus archivos, y la información se queda ahí.

• Sensibilidad de los datos: las grandes compañías como Google han llegado a reconocer que escanean tus correos electrónicos de Gmail. Aunque se haga para personalizar la experiencia de usuario o fines publicitarios, este tipo de servicios en la nube plantea riesgos de cara a cuando manejas datos sensibles. Un consejo es que trabajes con servicios de almacenamiento en la nube que te proporcionen una total privacidad.

En resumen…

Empieza a gestionar tus archivos en la nube, sí, pero hazlo con cabeza y con un software de gestión documental eficaz que te proporcione la máxima seguridad, privacidad, escalabilidad y funcionalidad para que puedas trabajar cómodamente en tu empresa.

En Dataprius te proporcionamos la tecnología que necesitas para pasarte al cloud, pero con las máximas garantías y de un modo especialmente enfocado a la empresa y al cumplimiento de la normativa de protección de datos.

¿Quieres gestionar los archivos de tu negocio en la nube?, ¿te queda alguna duda? Escríbenos un mensaje.

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