¿Cuáles son los públicos de las RRPP?

Todos sabemos qué son las relaciones publicas, ¿verdad? Error, no conocemos nada sobre esta ciencia. Si, si, es una ciencia. ¿Sorprendidos? Normal, muchos consideran relaciones públicas a aquellas personas que se encuentran en las entradas de las discotecas y te dan un papelito con el que la copa te saldrá más barata. Pero no, las relaciones públicas se basan en gestionar la comunicación entre una organización y la sociedad, con el objetivo de construir, administrar y mantener su imagen positiva. Pero, ¿cuáles son los públicos de las RRPP? Bien, teniendo esto claro, vamos a enumerar las funciones de un RRPP:

1. Elaboran un programa de relaciones públicas a corto, medio y largo plazo.
2. Supervisan todas la publicaciones y documentos que tengan un destino publicitario o periodístico. (Artículos, fotografías, infografías, notas de prensa, etc.)
3. Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas. Por lo que tiene que tener pleno conocimiento sobre todos los departamentos de la empresa y contacto con los directivos.
4. Realizar un plan de crisis por si sucediera cualquier tipo de incidencia.
5. Realizar investigaciones sobre la opinión pública para poder solucionar cualquier percance.
6. Proyectar la imagen e identidad corporativa.
   
7. Conocer y clasificar los diversos públicos de la empresa.

Y a este último punto queríamos llegar. ¿Cómo podemos hacer una buena gestión de públicos en un evento?

Gestión de públicos en un evento

Las empresas crean actividades extraordinarias de interés para su público. Hay que tener en cuenta que son una herramienta excelente a la hora de difundir identidad de marca y mensajes. Como se ha comentado anteriormente, una de las funciones de las RRPP es la de proyectar la identidad de marca. También es muy importante crear estos eventos si lo que queremos hacer es comunicar una alianza con otra marca.

Existen dos formas de afrontar un evento. En ambas hay que definir los tipos de públicos a los que va a presentarse el evento, y cuál es su ubicación espacio-temporal. Así que, ¿cómo se hace?

Todas las empresas, ya sean públicas o privadas, tienen la obligación de hacer un evento cuya función sea la de creear puntos de encuentro entre la ella y sus públicos. Estos se realizan para compartir intereses comunes, al margen de que la empresa considere oportuno la difusión informativa de este evento. Sin embargo, no todos sus públicos asisten a todos sus actos.

Tipos de públicos de las RRPP

Partimos de la base de que existen infinidad de clasificaciones de públicos, basandose en los criterios económicos (directo o indirecto), laborales (internos, externos, mixtos) o profesionales (activos o pasivos), etc. Pero estas clasificaciones son las que se utilizan en mundos como la publicidad o el marketing para proceder a la información y venta de productos o servicios. Con ellas crean una división para localizar a los consumidores potenciales.

Sin embargo, las relaciones públicas, que no se dirigen tanto a la comunidad por la categoría de «consumidores» como por la de personas, se basan en otros criterios. Éstos, le permiten hacer una clasificación no discriminatoria. Por ejemplo,  pueden incluir en un mismo grupo al director o al becario de una empresa (público interno), al grupo de empresarios que tienen sus oficinas en el mismo bloque que esta empresa (público externo), a el empresario que tiene su empresa en la misma planta que la otra (público directo) y al que comparte pared con la empresa (público activo) en reunión que se hace para dar a conocer que pronto se realizarán obras en la primera empresa.

Como puedes adivinar, esto resultaría un caos para un director de relaciones publicas. Por lo que hemos realizado una lista con los diferentes tipos de públicos de las RRPP que se pueden ver afectados a la hora de relaizar un evento:

1. No público: son aquellas personas a las que no les afectaría el evento. No hay que tenerlos en cuenta al realizar las listas de invitados y mailing, aunque en otras acciones podrían incorporarse.
2. Público latente: son aquellas personas que no se ven afectadas por el evento. Pero que tampoco se ven interesadas en conocer de su existencia.
3. Público informado: son todas aquellas personas que esten en contacto con la empresa. Normalmente vienen en una base de datos y suelen estar interesados en recibir información por parte de la empresa. Puede asistir o no a el evento.
4. Público activo: es el público principal. Es el que asiste al evento, participa y le gusta recibir información. Sino, se sienten molestos por haber sido excluidos.

Una vez que ya tienes esta clasificación, no estaría mal que dividieras a tus públicos para el proximo evento. Y tienes que tener en cuenta que no todos los públicos van a reaccionar igual al protocolo con el que prepares el evento. Si da la casualidad de que a tu evento existe un alto cargo del gobierno, tienes que tener en cuenta el protocólo de actuación. ¿Cómo decoramos?, ¿se van a dar flyers?, ¿hay catering?. Son dudas que nos surgen a cada paso del proceso.

Formas de comunicar al público

El material de comunicación oral y escrito es la base de cualquier evento. Se pueden dar discursos, folletos, carteles, memorias, invitaciones, etc. Por supuesto, han de revisarse la redacción de los contenidos, la legibilidad o el vocabulario empleado. También es muy importante tener en cuenta el diseño de todo el material, la creatividad, la identidad de los soportes y sus características técnicas (luz, sonido, etc.).

Por otro lado, hay que tener en cuenta el aspecto no verbal del evento, nos referimos a la ceremonia, la etiqueta y el protocolo. ¿Queremos que el acto se realice en un caserón antiguo o en pub de estilo moderno? La música de fondo, ¿clásica o moderna?, la vestimenta, ¿formal, de etiqueta, informal? Hay que tener en cuenta que de esto depende la elección del público y la identidad de tu marca.

Pero no siempre se hacen eventos con motivos gubernamentales, también hay ocasiones donde las empresas celbran algo. Una celemonia de innaguración, una ampliación, el cumpleaños de alguien de la empresa, etc. En estos casos el protocolo es menos estricto, ya que el público al que nos dirimos es familiar. El evento se torna a un lúdico o festivo, en un ambiente amable y propiciador de confianza.

El evento y el protocolo son los encargados de indicar a los distintos tipos de públicos cómo han de presentarse y cuál es su ubicación espacio-temporal en el que se llevará a cabo. Y tu, ponte manos a la obra y monta un evento que todos recordarán.

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