¿Cuáles son los tipos de archivos documentales?

Cuando tienes organizado el archivo documental de tu empresa, esto te permitirá localizar rápidamente todos tus archivos. En ese sentido, la organización de tus archivos documentales, obedece a los siguientes objetivos:

• El darle la debida estructura a tus documentos y archivos para que de esta manera el procedimiento de búsqueda de la información sea más eficiente.
• El permitir la ubicación conceptual de tus documentos. De esta manera, podrás conocer cómo se encuentran estos organizados los documentos, sin tener que acceder de forma física a los mismos.

Para que estos objetivos se cumplan, deberás emplear instrumentos que se encarguen de la búsqueda y descripción de los documentos, y además, tendrás que clasificarlos, ordenarlos y almacenarlos.

Clasificación de los documentos

La clasificación se refiere, a la agrupación jerárquica de los documentos mediante clases o agregados. Es decir, que estos deben ir desde los más amplios, hasta los más específicos. También, tendrás que clasificarlos por su procedencia y orden inicial.

Los documentos tienen diversas clasificaciones, entre las cuales se encuentran:

• Clasificación funcional: Aquí los documentos se encuentran clasificados por su utilidad o funcionalidad.
• Clasificación orgánica: Este tipo de clasificación agrupa los documentos de acuerdo a su contenido.
• Clasificación por materia: En esta clasificación los documentos son agrupados, luego de realizarles un análisis de su contenido.

Además, los documentos podrán ser clasificados por:

• Fondos: Grupo de documentos producidos por las instituciones
• Series: Estas se encuentran dentro de los fondos. Aquí cada una de las series están conformadas por documentos del mismo tipo. Estos reflejan las actividades repetitivas de cada institución.
• Expedientes: También se encuentran ubicados dentro de las series. Los expedientes están conformados por grupos de documentos que tratan del procedimiento de un asunto en específico.
• Sueltos: Estos son los documentos que no pertenecen a ninguna de las clasificaciones anteriores.

Organización de los documentos

Es necesario aclarar, que la organización de los documentos de tu empresa no finaliza con la clasificación de los mismos. La misma se complementa con el almacenamiento de los mismos. Es por ello, que estos aspectos deben complementarse de acuerdo a los criterios que establezcas, los cuales pueden ser: Fecha, numeración, orden alfabético, entre otros.

• Secciones y series: En las secciones se organizan los documentos de acuerdo a su jerarquía, y además, siguiendo una cronología de los mismos.
• Los expedientes: Estos deben estar organizados dentro de las series
• Los documentos: Los mismos se deben organizar dentro de los expedientes.

Métodos de organización

Entre los métodos de organización, se tienen los siguientes:

• Organización cronológica: Este criterio está determinado por la fecha de los documentos y archivos de tu empresa. Además deben organizarse de mayor a menor, y del más antiguo al más nuevo (Año, mes, día).
• Organización alfabética: Aquí los documentos deben ordenarse por orden alfabético. Esta organización es aplicable a personas, lugares y entidades.
• Organización numérica: En este tipo de organización los documentos se ordenan según un número correlativo de registro, emitido por la oficina encargada de la gestión documental.
• Organización mediante conceptos: Los documentos se organizan de acuerdo a un índice creado. La misma es válida para los documentos, tales como: Correspondencias. Además, estos documentos se ordenan por orden cronológico.

Instalación o almacenamiento de los documentos

La última actividad en la organización o gestión de la documentación, es la instalación o almacenamiento de los mismos. Esta se trata de la ubicación física o digital de los mismos. Estos además, se pueden organizar por secciones, subseries, series y numeración correlativa.