Cuando falla la tecnología (el caso de las videoconferencias)

Actualmente la tecnología como tal se ha vuelto imprescindible en muchas actividades cotidianas de las organizaciones.  Las tecnologías de la información y comunicaciones (TICs)  como tal  juegan un papel fundamental.

Estuve en la demostración de la utilización de la famosas videoconferencias, nosotros las usamos frecuentemente, cuando uno las mira en videos, o en funcionamiento implementada en infraestructuras muy grandes parecería que todo es muy sencillo, pero a la hora de la verdad resulta que es todo un proceso complicado, lleno de pruebas embrollos, errores y demás.

No hay duda que la videoconferencia es una herramienta fundamental hoy en día y es importante conocer las ventajas que ofrece como por ejemplo el ahorro en el transporte de las personas que se reunen (a veces puede evitar los costos de transporte a los empleados incluso entre países)

Fui parte de un equipo en donde se requiere manejar esta tecnología. Se realizan reuniones periódicas y son personajes del alto mando los que se conectan para comunicarse siempre sobre asuntos prioritarios e importantes y como ustedes seguramente saben esto no puede fallar, el equipo de trabajo responsable de hacer que esto funcione correctamente realizan varias pruebas antes de las sesiones.  Sin embargo por más afinamiento que se realiza no se puede garantizar que la tecnología funcione al 100% de disponibilidad siempre.

¿Qué hacer en esos casos?  Pues nunca se puede garantizar el 100% pero si puedes minimizar el riesgo y para ello tomar varias acciones, como por ejemplo en términos generales las siguientes 3:

• Probar con anticipación el uso de las herramientas
• Afinar al máximo los elementos a utilizar
• Plantear varios escenarios en donde se planteen soluciones para los mismos (contingencias)

Existe mucho escrito sobre esto, normas, estándares y demás, sin embargo hay que tomar conciencia que así como las TICs se han hecho practicamente imprescindibles para el funcionamiento de la Organización, los responsables de ello siempre deben plantear las estrategias necesarias para garantizar que siempre se cuente con este servicio.