Cuando la estética desplaza a la funcionalidad

La ejecución sin propósito es falsa efectividad porque, como dijo mi admirado maestro Peter Drucker, «No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».

La eficacia tiene que ver con la consecución de resultados, con hacer las cosas correctas.

Qué significa mejorar la eficacia

Mejorar la eficacia significa alcanzar los resultados que son relevantes para nosotros, tanto profesionales como personales.

Para mejorarla es necesario cambiar dos procesos mentales.

Por una parte, nuestro proceso de análisis y toma de decisiones, que es un proceso reflexivo gestionado por el Sistema 2.

En GTD^®, el análisis y toma de decisiones se hace en los pasos Aclarar y al Reflexionar.

Por otra parte, nuestro proceso de elección, que es un proceso intuitivo gestionado por el Sistema 1.

En GTD^®, las elecciones se hacen al Ejecutar, el paso peor entendido de GTD^®.

Retos en la mejora de la eficacia

En la mejora de la eficacia solemos encontrarnos con dos grandes retos.

Por una parte, evitar que el perezoso Sistema 2 deje paso fácilmente al Sistema 1 para que ocupe su lugar en el proceso de análisis y toma de decisiones.

Cuando esto sucede, en lugar de tomar decisiones racionales basadas en información diversa, tomamos elecciones irracionales basadas únicamente en emociones.

Las emociones también son información, y muy valiosa, por lo que deben tenerse siempre en cuenta.

El problema es que, si únicamente tienes en cuenta las emociones, estás ignorando las demás fuentes de información, igualmente valiosas y relevantes.

Por eso, la mejora de la eficacia conlleva aprender a tomar decisiones racionales, ya que las decisiones racionales integran las emociones como una fuente más de información a considerar, no como la única fuente de información a considerar.

Por otra parte, asumir que la calidad de la intuición es tan buena o tan mala como la calidad de la información de la que dispones.

En otras palabras, una intuición mal informada funcionará mal, del mismo modo que una intuición bien informada funcionará bien.

Por eso, la mejora de la eficacia conlleva interiorizar hábitos encaminados a incorporar regularmente información útil y relevante que permita mejorar la calidad de nuestra intuición y, con ello, la calidad de nuestras elecciones.

No hay eficacia sin claridad

Sin claridad de ideas, la eficacia es imposible.

Si un resultado no cumple su propósito, el valor de ese resultado es nulo.

Solo cuando tienes claridad sobre cuál es el propósito del resultado puedes decidir y elegir de manera correcta.

Kahneman demostró que, en los procesos de compra, los comportamientos humanos son habitualmente irracionales. Esto choca con la teoría económica clásica, según la cuál las personas intentan maximizar racionalmente el beneficio al comprar.

Si los humanos tuvieran claridad de ideas de manera innata, estos comportamientos irracionales no existirían.

Pero, como explicaba Drucker, la efectividad personal NO es innata, es decir, que nadie nace siendo una persona efectiva.

La buena noticia es que la efectividad personal puede (y debe) aprenderse.

Un ejemplo de compra eficaz

Una compra es irracional cuando el resultado tiene valor nulo, porque no cumple su propósito.

Por el contrario, cuando el resultado cumple su propósito, la compra es efectiva.

Imagina que el resultado es que quieres tener una tostadora.

Para que la compra sea racional, necesitas tener claridad sobre el propósito de esa compra, es decir, para qué quieres una tostadora.

Un posible propósito sería «para tener pan tostado recién hecho siempre que quiera».

Lo siguiente a considerar son los demás condicionantes, es decir, el resto de factores a tener en cuenta a la hora de comprar la tostadora.

Por ejemplo: si tienes un presupuesto limitado, que no te cueste más de X; si tienes poco espacio en la cocina, que sea una tostadora pequeña; si sois mucha gente en casa, que se puedan hacer hasta 4 tostadas a la vez…

La lista puede ser tan larga o tan corta como quieras o necesites, pero tiene que existir. No vale «me da igual», porque es mentira. Lo que significa en realidad ese «me da igual» es «me da pereza pensar en ello».

Lo siguiente que tienes que hacer es ordenar esos criterios de más importante a menos importante para ti (o al revés, como prefieras). Por ejemplo, ¿qué es más importante, que entre en el presupuesto o que se puedan hacer 4 tostadas a la vez?

Una vez hecho este ejercicio, realizar una compra racional de una tostadora es tan fácil como explorar opciones y elegir, de entre las que cumplan con el propósito, la que mejor encaje en las condiciones que has definido.

Por ejemplo, si para ti lo más importante es el presupuesto, a lo mejor al final tienes que descartar la opción de que pueda hacer hasta 4 tostadas a la vez. Si, por el contrario, lo más importante es el tamaño, a lo mejor tienes que gastarte un poco más de lo inicialmente presupuestado.

Cuando la estética desplaza a la efectividad

Cuando la compra es irracional, lo que ocurre es que factores irrelevantes se imponen tanto al propósito como a los condicionantes.

Un ejemplo de irracionalidad sería terminar comprando una tostadora que quema las tostadas o las deja crudas, te ha costado el doble de lo presupuestado, no te cabe en la cocina y solo hace dos tostadas a la vez… Eso sí, es una tostadora muy bonita y con un diseño super-original… O estaba de super-oferta 😀

Por sorprendente que pueda parecer, este tipo de situaciones son bastante habituales, porque los expertos en marketing saben lo «comodón» que es nuestro Sistema 2 y se aprovechan sistemáticamente de ello.

Claridad de ideas es entender que, a no ser que el propósito de comprar la tostadora sea decorar la cocina, que sea más o menos original o bonita nunca puede «pesar» más que el resto de condicionantes a la hora de elegirla.

Por supuesto, ningún condicionante puede «pesar» más que el propósito, por ejemplo, que sea muy barata nunca puede primar sobre que haga bien las tostadas.

La estética puede ser lo más importante al comprar un cuadro o cualquier otro elemento decorativo, pero nunca puede ser lo más importante cuando el propósito de la compra va asociado a lograr algún tipo de funcionalidad (en este ejemplo, tostar bien el pan).

Conclusión

El Sistema 2 es perezoso y esa pereza tiene un coste, no solo económico, sino también en cuanto a frustraciones e insatisfacción.

La efectividad personal proporciona estrategias para limitar el impacto negativo de esta tendencia natural.

Si quieres, puedes aprender a tomar decisiones más racionales, satisfactorias y, a menudo, económicas.

Un primer paso es entender que cualquier compra debe tener un propósito y unos factores condicionantes.

Ser consciente de ello te ayudará a limitar los impulsos caprichosos del Sistema 1 y a elegir mejor en qué empleas tu dinero.

Para empezar, recuerda siempre que, a no ser que el propósito sea precisamente estético, la estética nunca puede primar sobre la funcionalidad.