Cuando las reuniones se convierten en ladrones de tiempo

En estos tiempos donde “el que no corre vuela”, ha tomado mayor importancia el uso del tiempo. Lo usual es escuchar frases como: “No tengo tiempo para hacerlo” o “esa reunión me quitó tiempo”. Jose Mª Acosta, destaca como a pesar de haber elaborado un plan excelente, éste se puede venir abajo por una serie de situaciones no previstas, a los que se les llama “Ladrones de tiempo”.

Los ladrones de tiempo más conocidos son:

•Interrupciones
•Teléfono
•Reuniones
•Visitas inoportunas
•No saber decir NO
•Cambio excesivo de objetivos, falta de prioridades
•Hacer varias cosas a la vez
•Hacerlo uno mismo

Hay que aclarar que no todas las interrupciones tienen que ser malas, según estudios realizados se dice que entre el 15 y 20% de imprevistos son de interés.

Pensemos, cuantas veces nos han llamado para una reunión urgente, de esas sin aviso ni agenda previa y hemos tenido que dejar de lado nuestras actividades. Y que pasa cuando tienes una visita no agendada, de alguna persona cercana y no sabes que decir. ¿Que hacer en estos casos? José Acosta, recomienda tener en cuenta que toda visita debe tener un objetivo y si no es así es mejor quitártela de encima lo más pronto posible, explicando que estás ocupado y que dispones de un minuto solamente.

Recuerdo haber trabajado en algunas empresas donde cualquier situación era motivo de reunión de comité. Acudíamos muchas veces sin saber el tema, el objetivo y sin estar preparados. Este tipo de reuniones por lo general se dilatan interminablemente. Hay de las personas que cuestionan todo y además quieren imponer sus ideas, otras quieren pasar desapercibidas y les cuesta desconectarse de la película o del partido de fútbol que vieron en la televisión el día anterior. Hay de los que hablan y hablan pero no dicen nada en concreto, otros solo toman café para el frío. Se calcula que el costo por hora de una persona de nivel medio sobrepasa los 200 dólares (tomando en cuenta lo que paga la empresa por todo concepto, energía, seguridad, etc.)

Mi objetivo no es desalentar las reuniones, en lo absoluto. Por el contrario, apoyo el trabajo en equipo, pero bien coordinado, con un propósito claro. En su libro El tiempo, José Acosta deja algunos tips interesantes que los trataré de resumir:

•La convocatoria debe ser por escrito
•No convocar a personas solo por estatus o por evitar que se enojen
•El grupo no debería exceder de nueve personas. A menor número menor inhibición y mayor participación
•Siete es un número apropiado (Ej. los países miembros del G-7)
•Verificar que están disponibles las personas claves
•Convocarlas con tiempo suficiente (consultar con los convocados sobre el tiempo para prepararse)
•Cuidar la hora y el día
•Elegir el lugar teniendo en cuenta: que esté aislado de ruidos, que tenga un reloj visible, mesas para tomar nota, papelógrafo, que esté libre y equipado.
•No debería durar más de 45 minutos (el tiempo cuesta)
•Empezar puntual, según la hora prevista.
•Resumir y aprobar los acuerdos en un acta y difundirla en menos de 24 horas.

Existen muchos “ladrones de tiempo” que si no son debidamente manejados, pueden complicar nuestro trabajo y elevar nuestro estrés. Les prometo escribir, más adelante, sobre nuevos “ladrones”… pero en estos momentos, para ser consecuente con lo que escribo… debo seguir con mi plan del día.

Autor Martín Alcandré Payat