Dicen las malas lenguas que a día de hoy, los altos directivo -y los medios también- invierten casi todo su tiempo en la oficina apagando fuegos y que es cuando ya han vuelto a su casa, han cenado y están relajados, es cuando pueden pensar en lo importante y no en lo urgente.
Esa sensación de estar rodeado constantemente de problemas, de solucionar uno para que automáticamente surja otro incluso más grave que el anterior, y que por una mala planificación todo tendría que estar resuelto ayer, no hace más que incrementar una sensación de hastío, stress y de que por mucho que te esfuerces, nada parece funcionar. Nos aplicamos la máxima aquella de fight to live another day, y no es que sea un mal principio en tiempos complicados, pero es una muy mala filosofía si es la única que se puede aplicar.
Dicen los que saben que toda decisión tiene dos tipos de costes: el financiero y el temporal, y que toda inversión se valora por el retorno de la misma, ya sea en dinero, calidad, etc… Soy consciente que recuperar la visión global requiere una inversión, ver cual es el camino correcto, conocer que hace tu competencia, hablar con el mercado para saber sus inquietudes, y todo esto implica una fuerte inversión en tiempo, tú
Si participas continuamente de exhibiciones y eventos quizás debas considerar hacer una pequeña inversión en un sistema modular (escalable) de estructura liviana, desarmable y transportable en bolsos de mano, en una maleta rígida o porta tubos (tipo carrito de golf).
Tienen la ventaja de que son reconfigurables, se arman fácil y rápidamente (de 45 a 90 m para 3 muros en un espacio de 3x3m) solo con un destornillador y, además, la gráfica es intercambiable. ¿Te dije que la mayoría incluye en los paneles iluminación LED?
Tu vuelo se demoró y tu llegas tarde
Si necesitas viajar para llegar a tu evento, siempre existe la posibilidad de que el avión se retrase. Ocurre en todos los aeropuertos y si estás pensando en viajar el día del evento, podrías tener un gran problema.
Para quienes viajan en tren o bus, los retrasos o huelgas también son usuales, así que la siguiente recomendación es valida no solo para el trasporte aéreo.
Planea viajar el día antes de que comience la feria para asegurarte de que tienes suficiente espacio de maniobra en caso de un retraso.
Los folletos impresos se dañaron o se perdieron
Muchos veces se puede enviar la cartelería o folletos antes así no necesitas preocuparte sobre les acarreo hasta el lugar mismo. Pero ¿qué sucede si el lugar se inunda, el techo gotea o se pierden o se dañan sus materiales impresos?
No se olvides de llevar un USB o CD con copias digitales de tus materiales de marketing. Tener estas copias digitales significa que rápidamente puedes ir a una copistería y tener tu material impreso. Puede costar un poco de dinero, pero por lo menos tendrás algo que entregar a tus visitantes.
Si vas al exterior y no conoces las facilidades y costos que hay en ese país podría resultar conveniente incluir en tus archivos digitales una versión simplificada de tu folleto (inclusive en blanco y negro) para poder imprimirlo rápidamente y a un coste razonable.
Una última recomendación, tus archivos digitales deben estar en formato PDF, pues no en todos los lugares tiene el software que usó tu diseñador o las tipografías. Un archivo PDF incluye hasta las tipografías y te aseguras que se respetará el diseño y nada saldrá de lugar.
Pídele a tu diseñador que incluya una copia de tus folletos en formato PDF con archivos a baja resolución, pues no necesitas gráficos a 300 dpi, para una copistería con gráficos a 72 dpi es suficiente y tiene la ventaja de que los archivos son mucho más chicos y por eso se imprimen más rápido, además de que los pueden abrir aun con equipos viejos.
Además de la versión digital de tus folletos, ¿Por qué no incluir una de tu tarjeta de negocios? No sea que necesites mas o se pierdan.
Empaca un Kit de Emergencias
Ya sea sólo un corte con el filo de un papel o una lesión un poco más grave, lo más probable es que vayas a necesitar un vendaje en algún momento durante el evento. Por eso es una buena idea tener un pequeño kit de emergencia a mano. Incluye elementos como curitas, un quitamanchas, hilo dental, toallitas, un rodillo para quitar la pelusa, unas gasas y ungüento de primeros auxilios.
Si tienes espacio, también incluye marcadores permanentes en una variedad de colores, cinta, cinta de velcro extra y lapiceras extras para asegurarte de que tienes todos tus bases cubiertas.
Considera que Internet no va a funcionar
No importa de qué lugar del mundo est tiempo. Nadie puede comprar más tiempo, no se vende, no se alquila, y no se puede crear más de la nada. No se puede ir a un banco a pedir que te presenten durante un mes una hora más al día para que tenga veinticinco horas y puedas prepararte para el futuro.é
Es un trabajo tuyo el otorgarte ese tiempo, si aparece alguien en tu oficina reclamando tu atención inmediata porque sino el mundo va a explotar y necesitan que te pongas tu traje de superhéroe y los salves a todos, mírale a los ojos fijamente y dile con voz profunda y calmada: Me parece que tienes razón, cierra la puerta del despacho que no quiero que nadie nos oiga… pero cierra la puerta por el otro lado.
Quizás no sepas como has llegado a este límite, donde disponer de cinco minutos es una odisea. Pero has de ponerle fin, y lo primero que has de hacer es reclamar tu tiempo, sin excusas. Y lo segundo, y la parte más complicada, delegar. Si tienes una empresa o un equipo y siempre recurren a ti para solucionar los problemas del día a día, plantéate porqué los has contratado, porque yo veo sólo dos opciones: o son unos ineptos o tu los has convertido en unos ineptos.
Para recuperar tu tiempo y poder planear el futuro, tu equipo ha de ser capaz de tomar decisiones. Has de darles la confianza para hacerlo, la formación para que puedan hacerlo, y el feedback para mejorar en la siguiente ocasión.
Por cierto, acepta ahora mismo que por mucho que tu equipo sea bueno y le des confianza, se van a equivocar. No vuelvas a caer en el error de hacer micromanagement, explícales dónde crees que está tu error, dales soluciones y no reprimendas. Es una simple cuestión psicológica, si alguien opta por una salida y lo único que recibe son broncas sin saber cual era la mejor alternativa, en la siguiente ocasión no moverá un dedo sin tener una orden tuya escrita, firmada y sellada.
Por último, y ligado también a lo anterior, siempre hay más soluciones que problemas. No quieras ser el más listo del mundo y niegues cualquier alternativa que no sea justamente la que tu estas pensando. Cada uno de nosotros tenemos distinto punto de vista, y quizás a uno le guste más el color rosa y a otro el rosa azulado, lo importante es que los problemas se solucionen. Si buscas alguien que reaccione exactamente como tu, ves esperando sentado a que evolucione la técnica de clonación.
Cuando por fin te fíes de tu equipo y les des la opción y la formación para superar el día a día, podrás maravillarte con ese bosque lleno de árboles. Te podrás sentar, tomar notas, olvidarte del sistema de BI, de los análisis, e intentar presentir dónde estará la siguiente revolución que podrá llevarte a la cima o hacerte desaparecer. Porque los peques, es frecuente que el acceso a Internet falle varias veces durante el evento. Si tus elementos dependen de Internet, asegúrate de que tienes un teléfono inteligente o una tarjeta de Internet a mano para poder tener todo funcionando en pocos minutos.
Conclusiones
La planificación para una catástrofe es una manera fácil de asegurarte de que estás preparada/o para una exitosa exposición de tus productos y/o servicios. Con la preparación adecuada, serás capaz de manejar todo lo que se te presente.
En una feria o evento, tu atención debe estar enfocada en captar clientes y cerrar tratos, no en solucionar catástrofes.
¿Qué otros inconvenientes piensas que pueden ocurrir en una feria o evento comercial? Comparte tus experiencias debajo.
Autora Silvia Chauvin
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Película: Time Bandits