La información que podrás encontrar en las redes acerca de la gestión documental es muy variada; sin embargo, la mayoría de las veces es probable que no comprendas cuales son los objetivos y las funciones de este software. Es por ello, que en este post encontrarás la explicación detallada, de cómo podrás implementarla dentro de tu empresa u organización.
Antes de avanzar es necesario que comprendas, que la documentación es la columna vertebral de tu empresa; es allí donde encontraras registradas las diferentes actividades que se realizan en la misma, diariamente. Estas actividades pueden ir desde estados de cuenta, contratos, manuales, correspondencias, actas de presidencia, entre otras, las cuales quedaran almacenadas en el archivo interno, siendo esta cada día más extenso a lo largo del tiempo.
El engrosamiento de este archivo se da sin ningún tipo de controles, y esto conlleva a que cada día que pasa se dificulte la búsqueda de los documentos de tu empresa u organización. Esta dificultad contribuirá a que poco a poco se pierda la eficiencia, en la ejecución de los procesos administrativos de la misma, ya que la acumulación de documentos y la falta de mantenimiento y organización será un obstáculo en la búsqueda de los mismos, y en el rendimiento de tus empleados.
Y en ese sentido se plantea este problema grave: “Entre menor control se tenga de los archivos de tu empresa, los gastos serán cada día mayores”.
Frente a este dilema administrativo, el cual tiene su origen en la carencia de políticas de implementación de un software de gestión documental, se hace necesario preguntarte:
¿Por qué es tan importante en tu empresa la implementación de un software de gestión documental? A continuación, te presentaremos un ejemplo sencillo para que así comprendas la importancia de este tipo de software de gestión.
¿Has podido calcular someramente cual es la cantidad de platos que se sirven en un restaurante todos los días, en la hora de la comida?
Imagínate que en la medida que los platos son desocupados por los clientes, los mismos se van colocando sin lavar en el mesón principal de la cocina. Es probable que en un inicio, esto no represente mayor problema, pero a medida que pasa el tiempo, aumentará de manera sorprendente el número de platos, obstaculizando la ejecución de las tareas dentro del restaurant.
Como resultado de esto, el espacio se hace más pequeño debido a los platos sucios; pasada unas horas, estos no dejaran espacio dentro de la cocina. Además si el director de cocina requiere algún implemento como una batidora manual, o un colador ¿Cuánto crees que podría tardar un empleado encontrar los utensilios?
Este ejemplo es similar a lo que ocurre en un archivo tradicional, donde los documentos se almacenan durante años en archivadores, cajones, entre otros. Por tal razón, la acumulación de documentos e información dentro de tu empresa de manera tradicional, propiciará que los empleados les cueste trabajo encontrar lo que se requiere, dificultando con ello las actividades administrativas.
Es por esta razón que deberás que deberás contactar a un proveedor de software de gestión documental, y así comenzar a organizar y digitalizar los documentos de tu empresa.
Entonces, ¿cuáles son los objetivos de la gestión documental para el desarrollo de tu empresa?
La gestión documental tiene como objetivo principal, atender el control, la organización y clasificación de los documentos e información de tu empresa, a través de un análisis y seguimiento continuo. En ese sentido, sus objetivas principales, son los siguientes:
- Categorizar la documentación de tu empresa de forma lógica y eficiente
- Determinar estrategias de gestión y técnicas que faciliten la conservación y preservación de la documentación e información.
- Garantizar la consulta y el acceso a la documentación de forma simple y rápida.
Además, la implementación de este software le ofrecerá a tu empresa, las siguientes ventajas:
- La reducción de los costes y los tiempos de gestión de tus empleados
- La optimización de los procesos
- La reducción en los tiempos de consulta
- La custodia inteligente de los archivos
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