cuanto duran las reuniones de trabajo
" data-orig-size="700,700" sizes="(max-width: 700px) 100vw, 700px" aperture="aperture" />Si tú mismo apuntas tus reuniones en el calendario del ordenador o smartphone, te habrás dado cuenta que, si no estableces la hora de finalización, el calendario bloquea solo 30 minutos por defecto.
¿No lo sabías? Anda, no eres tan digital y moderno como te creías.
Habrá CEOs y líderes que tampoco lo sepan porque es su asistente o secretaria la que se encarga de estas minucias. Son ellas las que manualmente establecen que la reunión durará dos horas o más.
Reuniones de 30 minutos
Los calendarios electrónicos bloquean solo 30 minutos por defecto porque las personas somos capaces de prestar atención al 100% durante ese espacio de tiempo. Pasados esos minutos nuestra atención va decayendo. A partir de los 60 minutos ya se empiezan a escuchar bostezos y excusas para escaparse de la reunión.
Lo mismo ocurre con las apps de las videoconferencias. Zoom limita las conexiones a 40 minutos para aquellos que lo utilizan de forma gratuita. Desde septiembre Google Meet lo limitó a 60 minutos. Aunque no sé a quién. Yo la utilizo gratis y no sufro ese límite de tiempo.
El caso es que Spain is different. 30 minutos no dan ni para empezar la reunión. Aquí las reuniones tienen que durar un par de horas para que cada uno de los convocados se luzca ante el jefe, con las diapositivas tan fantásticas que ha preparado.
Puntualidad en el inicio de la reunión
Siempre hay alguien que se retrasa y todos los demás tienen que dar los 10 – 15 minutos de cortesía para poder empezar.
Los motivos para llegar tarde en las reuniones presenciales son:
- el atasco de tráfico a primera hora de la mañana
- se te avería el coche y tienes que llamar a la grúa
- huelgas encubiertas en el transporte público
- la vieja táctica de los jefes de llegar tarde para hacerse los importantes, despreciando el tiempo de los demás. Esto también es muy típico de los RRHH cuando citan a un/a candidata/o a una entrevista
- te entra una llamada de ese cliente que paga millones de euros justo en el momento en el que tienes que ir a la sala de reuniones ¡La ley de Murphy!
Los medios técnicos
Medios técnicos en reuniones presenciales
Cuando por fin aparece todo el mundo en la sala:
- no arranca el ordenador de la sala
- el ordenador está encriptado y nadie sabe la contraseña
- no funciona el WiFi
- el proyector está apagado y nadie sabe encenderlo
- la imagen en pantalla está descentrada o borrosa y nadie sabe cómo configurarla ¿Será cosa de la pantalla, del ordenador o del proyector?
Se podían haber probado todos los medios técnicos antes de empezar o bien durante los minutos de cortesía. También podían haberse leído el manual de uso de la sala de reuniones … peroooo ¿para qué? Mejor llamar a la secretaria, que ella tiene doble licenciatura en ingeniería informática y en ingeniería de telecomunicaciones.
Medios técnicos en las reuniones virtuales
Lo mismo ocurre en las reuniones virtuales. Siempre hay alguien al que no se le ve, al que no se le oye, que se queda congelado, se le corta la conexión o no sabe compartir pantalla.
Leer las diapositivas
Otro de los motivos por los que las reuniones se alargan es porque muchas personas leen palabra por palabra todo lo que está en pantalla. Suelen ser los jefes, jajaja.
Esto es porque su secretaria o cualquier otra persona de su equipo son los que les preparan sus PPT. Como los jefes son gente tan súper ocupada, llegan a la sala sin haber leído previamente las diapositivas. Vamos, que no se han preparado ni la reunión ni lo que tienen que exponer.
Las personas que saben cuántas diapositivas hay que crear para una hora de reunión y cuánta información debe tener cada slide, son una especie en extinción.
Teniendo en cuenta los retrasos, las incidencias técnicas y el coffee break, las presentaciones no deberían tener más de 5 o 6 slides. Sin embargo, como es tu momento de gloria para lucirte delante de los jefes y los compañeros, preparas 20 diapositivas saturadas de texto y gráficos.
Leer tanta información significa que tardarás unos 5 minutos en explicar cada diapositiva. Por tanto, 20 diapositivas x 5 minutos = 100 minutos de presentación.
Como tenga que presentar otra persona, la reunión no acaba hasta la hora de la cena.
Ahora entiendes por qué las secretarias bloqueamos reuniones de 2 o 3 horas en la agenda ¿verdad?
El receso de la reunión
La pausa en las reuniones presenciales
Las pausas en las reuniones presenciales son básicamente para tomar un café y ponerse morado a bollos. Esta es la parte más importante de una reunión porque sino hay coffee break, no asiste nadie.
Después de ponerse las botas comiendo y bebiendo, la gente aprovecha para bajar a la calle a fumar, para ir al servicio, hacer una llamada o mandar un email.
Así que las pausas del coffee break duran 20 minutos aprox. y no 10 minutos como indican los gurús de protocolo.
La pausa en las reuniones virtuales
Si estás en el teletrabajo, no tendrás un suculento catering, aunque siempre puedes levantarte a asaltar la nevera o comer tus propias cupcakes.
Seguro que también aprovechas para sacar al perro a la calle y quizás te entretengas saludando a algún amiguete de la pandilla perruna.
Echar la culpa a los demás
La agenda de los temas a tratar es solo un paripé. De hecho, muchas reuniones ni siquiera tienen orden del día.
En realidad, las reuniones son el lugar en el que uno:
- practica la verborrea empresarial
- juega al bingo
- echa las culpas a los demás
Este último punto ocurre siempre que haya un jefe en la reunión. Es la mejor arma para explicar por qué no has acabado el proyecto X, no conseguiste el cliente Y y por qué no has vendido un euro en todo el año.
La idea es acusar a algún/a compañero/a. Aunque este 2020, el covid es el recurso estrella para justificar por qué no estás cumpliendo tus objetivos.
Mientras todo el mundo discute sobre quién tiene la culpa de qué, los minutos vuelan. ¡¡Fantástico!! En realidad ese es el objetivo último de asistir a una reunión. No hacer nada durante un par de horas y parecer que estás trabajando en algo muy importante, con tu jefe como testigo y cómplice.
Buscar fecha para la reunión de seguimiento
Como has leído unas líneas más arriba, el tiempo no alcanza para intentar explicar todas esas diapositivas llenas de datos y texto, las discusiones y culpar a los demás.
Por eso, es necesario convocar una nueva reunión de seguimiento para terminar de decidir quién hace qué y, sorprendentemente, quizás el plazo de finalización de cada tarea.
Todos se ponen a mirar sus agendas. Pero encontrar un hueco en el que todos tengan disponibilidad es misión imposible … que si tengo otra reunión súper importante que no puedo reprogramar, que si tengo muchos proyectos, bla, bla, bla.
Como no hay acuerdo, al jefe se le enciende la bombilla y dice:
– decidle a mi secretaria vuestra disponibilidad y ella se encarga de convocar la próxima reunión.
¿Cuánto duran tus reuniones?
¿30 minutos? ¿60 minutos? ¿3 horas?
La entrada ¿Cuánto dura una reunión de trabajo? apareció primero en Anécdotas de Secretarias.
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