Cuatro maneras de observar una organización

Gran parte de las diferencias y conflictos entre las personas que forman parte de una empresa o de cualquier organización tiene su origen en las diferentes percepciones que tienen de ella. En este sentido, Charlotte Roberts y Art Kleiner nos proponen, desde el pensamiento sistémico, cuatro formas alternativas de percibir una organización.

La primera consiste en percibirla como un sistema abierto, una entidad que se puede dividir en partes y que tiene fronteras que la limitan con el exterior. Esta entidad es superior a la suma de sus partes y se relaciona con su entorno. Su dinámica se puede definir como un sistema que recibe unos inputs del exterior y los transforma para generar unos outputs. Estos inputs transforman también a la organización y, para comprenderla, es necesario entender la relación entre el sistema y el entorno. Puede acercarse a esta visión a través de las personas que están en contacto con clientes, proveedores o cualquier grupo externo a la organización.

Una visión alternativa es la que percibe a la organización como una red de relaciones entre personas. O sea, como un sistema social. Esto supone la existencia de diferentes grupos que interactúan entre sí y comparten recursos, tareas, información y poder al objeto de alcanzar propósitos y metas comunes. Las relaciones entre estos grupos o personas estarán definidas por cómo se perciben entre ellos. Esta es la visión que comparten las personas relacionadas con recursos humanos, comunicación interna o con cualquier actividad que afecta a diferentes unidades o departamentos.

Las organizaciones se pueden definir también como una arquitectura de procesos y de información. Ya vimos como, desde los años 90, muchas organizaciones que emprenden proyectos de reingeniería detectan actividades superfluas, areas de ineficiencia o tareas duplicadas en sus flujos de trabajo. La visión de la organización como un sistema de procesos nos ayuda a optimizar sus procedimientos de trabajo y ajustarlos a las diferentes necesidades de los clientes, los trabajadores, el entorno social y cualquiera de los sistemas que operan dentro y fuera de ella. Informáticos o responsables de operaciones y sistemas pueden dar buena fe de ello.

Finalmente, usted puede observar a su organización como un sistema vivo, un conjunto de personas, procesos y actividades que se autoorganizan como nichos ecológicos y donde la información fluye de forma natural. Como cualquier sistema vivo, su organización crece, cambia, tiene consciencia, y puede saber hacia donde quiere ir. En ella existe una dinámica en la que conviven procesos en estado de equilibrio con otros de ellos se encuentran en un estado disfuncional. Las personas de administración y organización, o aquellas que tienen responsabilidades estratégicas pueden acercarle esta forma de observar la organización.

Podemos encontrar más alternativas a la hora de percibir una organización pero, ¿cuál de ellas es la correcta? Probablemente ninguna, o quizás todas. Recuerde que no existe aquello que llamamos realidad sino diferentes percepciones de la misma realidad. Algunas de estas visones pueden ayudarnos a enfocar determinados problemas o situaciones mientras que, otras, no harán más que agravarlos si nos encerramos en ellas.

No entre en conflicto con las personas que tienen diferentes visiones de su organización. De lo contrario, busque la forma de complementarlas, de buscar sinergias entre ellas, de jugar con cada una de las maneras posibles de percibirla. Intente comprender desde qué observador trabaja cada uno de sus colaboradores. Merece la pena. Después de todo la diversidad nos permite ampliar nuestros escenarios, enriquece nuestra visión y nos da poder para conseguir nuestras metas.