Cumpliendo las expectativas: reuniones de negocios exitosas y productivas

Amarlos u odiarlos, las reuniones a menudo son una parte vital de hacer negocios. Sin embargo, no está garantizado llegar al final de uno y alcanzar sus objetivos. Afortunadamente, puede aumentar enormemente la probabilidad de hacerlo siguiendo los consejos a continuación. Sigue leyendo para saber más.

Cuales son tus objetivos

En primer lugar, para tener una reunión exitosa, debe saber qué es lo que realmente desea obtener de ella. De hecho, no entra con una idea estricta de esto, es muy probable que su reunión no sea realmente necesaria en primer lugar.

Es por eso que siempre vale la pena considerar si las actividades en la reunión podrían realizarse de otra manera más efectiva. Por ejemplo, es posible que desee llamar a su personal para informarles sobre un cambio en el negocio o una nueva forma de hacer las cosas. Sin embargo, es probable que un correo electrónico o una sesión de capacitación formal, ya sea en persona o en línea, cumplan estos criterios de manera más efectiva, lo que significa que, en este caso, no es necesario que se lleve a cabo una reunión.

Por supuesto, al saber con precisión lo que quiere obtener de su reunión, también puede organizarla y darle forma de la manera correcta. Por ejemplo, una reunión en la que intenta impresionar al cliente y cerrar un trato puede incluir comida preparada, buen café y descansos, así como presentaciones de vanguardia.

Por otro lado, una reunión en la que esté decidiendo recortes en el negocio no necesitaría organizarse de la misma manera. De hecho, incluso puede parecer inapropiado pagar por estas cosas si la reducción del gasto es el objetivo fundamental de la reunión.

Sigue al líder

Decidir quién dirige la reunión es fundamental para su éxito. Por lo general, será la persona con más antigüedad en la sala o la persona que haya convocado la reunión en primer lugar.

Aquí hay un buen video sobre cómo dirigir una reunión .

Por supuesto, para mantenerlos concentrados, necesitarán una agenda establecida que detalle los puntos a considerar y los diferentes eventos que tendrán lugar en la reunión.

De hecho, elaborar una agenda mucho antes de la fecha de celebración de la reunión es algo que puede resultar increíblemente beneficioso. Esto se debe a que permite a todas las partes preparar la información y las pruebas necesarias para la reunión y, por lo tanto, puede garantizar que las preguntas que deben responderse se hagan en el tiempo asignado.

El espacio adecuado

Una parte muy importante de la celebración de una reunión exitosa es tener el espacio adecuado para ello . Dejar a sus principales clientes en la recepción con todos los que pasan junto a ellos mientras están en sus descansos no es un buen ambiente para demostrar que son valorados. Del mismo modo, reunir al equipo de alta dirección en la sala de descanso para discutir la contratación confidencial y reducir los problemas tampoco va a funcionar muy bien.

Por eso es fundamental tener un espacio exclusivo para reuniones que esté equipado con todo el equipo que pueda necesitar. En particular, es vital tener una mesa lo suficientemente grande para que quepan todos los que están alrededor. Incluso puede comprar cosas como este tablero de mesa de madera redonda por separado y luego colocarlo en la base de su elección. Algo que no solo puede brindarle el aspecto que desea, sino también un punto focal estable para la habitación.

Las sillas también son esenciales, y desea que estén cómodas, ¡pero no tanto como para que la gente sienta que puede seguir hablando durante horas sin detenerse!

Además, considere instalar un proyector y una pantalla para que cualquier presentación pueda integrar el uso de TI. Algo que no solo puede hacer las cosas más transparentes sino también más accesibles para los asistentes a la reunión.

Ah, y asegúrese de que haya muchos puntos de carga USB y tradicionales a una distancia de fácil acceso. Esto se debe a que la mayoría de las personas tendrán información crucial almacenada en sus tabletas y teléfonos, y si no pueden acceder a esto, realmente puede detener el progreso de la reunión.

Pausas y tiempos

Por último, tenga en cuenta que una reunión eficiente es aquella que cubre solo los temas clave y no hace perder el tiempo a todos. Esto significa fijar un tiempo y ceñirse a él, apurando a la gente si es necesario.

Por supuesto, este no siempre será el movimiento más popular, especialmente si tiene personas en su compañía que disfrutan del sonido de su propia voz y su grandilocuencia. Sin embargo, configurar un temporizador y mantenerlo puede hacer maravillas en la duración de la reunión, el enfoque y la productividad general en otras áreas de su negocio, ¡porque no todos dedicamos tiempo a las reuniones!

La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.