Deja de engañarte: Usa solo fechas objetivas

De entre los muchos hábitos improductivos que existen, hay uno particularmente absurdo y sorprendentemente generalizado: inventarte fechas.

Resulta curioso que haya tanta gente convencida de que «ponerse presión» le es útil y le ayuda a conseguir resultados. Entre ellos, algunos aficionados a la productividad personal. Sin embargo, al margen de recomendaciones y consejos, probablemente bienintencionados pero poco profesionales y carentes de rigor, la ciencia demuestra lo contrario.

Este paper explica por qué, en el trabajo del conocimiento, cuya naturaleza es eminentemente creativa, la presión de tiempo siempre juega en contra. La presión genera estrés y el estrés genera incompetencia. Cuando trabajamos bajo estrés, trabajamos por debajo de nuestras capacidades, ya que el estrés nos bloquea y nos limita.

En los talleres para la mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB, incluimos una sencilla dinámica en la que demostramos a los participantes – en muy pocos minutos – lo nocivo de inventarse fechas y de otras malas prácticas similares, como planificar.

Nuestra dinámica, desarrollada a partir de un ejercicio que compartió conmigo y otros profesionales de la efectividad Alberto Barbero, consiste en «inventar» un plazo límite para realizar una tarea ridículamente sencilla. Pues bien, el simple hecho de saber que hay que completar la tarea dentro de un plazo es suficiente para generar una pequeña cantidad de estrés que, a pesar de ser pequeña, entorpece la percepción sobre la naturaleza de la tarea y hace que la tarea se complete mal. Y cuando digo mal, quiero decir que el 99,5% de las personas participantes en los talleres la completa mal.

Alguien podrá pensar que la tarea es compleja o tiene trampa. En absoluto. Es una tarea muy sencilla, al alcance de cualquier estudiante de secundaria, y que la totalidad de esas personas haría bien si se llevara la prueba a casa y la pudiera completar a su ritmo, sin ningún plazo.

Las fechas inventadas solo sirven para generar artificialmente estrés, es decir, para auto-sabotearte. Por eso, un elemento básico de la metodología OPTIMA3^® es el concepto de «fecha objetiva», sobre el que ya escribí en su día en mi libro «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD^®».

Una fecha objetiva es, ante todo, una fecha real. Las fechas objetivas son normalmente fechas que te vienen impuestas y son difíciles o imposibles de negociar. Además, el incumplimiento de una fecha objetiva tiene consecuencias indeseables, entre las que se incluye el incumplimiento de compromisos con terceras personas.

Cuando solo usas fechas objetivas, la opción «posponer» desaparece. Una fecha objetiva es un dato útil que permite tomar decisiones correctas. Una fecha inventada es un deseo confundido con la realidad.

Uno de los principios básicos de la organización es evitar mezclar espacios y significados. La mezcla de significados en un mismo espacio arruina la fiabilidad. Una lista es una lista fiable en la medida en que el significado de lo que contiene está claro y es homogéneo. Si mezclas significados en una lista, la lista deja de ser una herramienta útil y se convierte en un objeto decorativo, como bien saben las personas que utilizan una lista única.

El concepto de «fecha objetiva» es inexistente en GTD^® y se me ocurrió empezar a utilizarlo hace cuatro o cinco años ante la necesidad de que la gente que participaba en mis talleres fuera capaz de entender la diferencia entre las fechas reales y las fechas autoimpuestas, ya que son muchas las personas que creen firmemente que las fechas autoimpuestas son también fechas reales…

El feedback que me llega constantemente de personas que han dejado de inventarse fechas y ahora usan solo fechas objetivas es rotundamente consistente: en todos los casos ha supuesto un aumento en la confianza que les genera su agenda o calendario, han experimentado una mejora radical en la calidad de las decisiones sobre qué hacer primero y qué hacer después y han experimentado un reducción significativa de los niveles de estrés.

La explicación a todos estos efectos positivos es muy sencilla. Cuando mezclas fechas objetivas, es decir, fechas reales, con fechas que te has puesto tú, es decir, con fechas falsas, la fiabilidad de tu agenda o calendario se desvance. Tu cerebro sabe que la información que hay en tu agenda o calendario es solo parcialmente cierta y eso genera inseguridad y desconfianza, que a su vez se traducen en estrés.

Es importante tener la máxima visibilidad posible sobre nuestros compromisos con fecha objetiva – sin mezclarlos con otros – por una sencilla razón: objetivamente hablando, solo puedes llegar tarde a las cosas que tienen una fecha objetiva.

Así que, ya lo sabes, deja de engañarte y usa solo fechas objetivas.

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