Deja de sufrir por lo que te deben, utiliza la lista «A la Espera»

Si tienes un montón de proyectos parados, porque estas esperando que terceras personas hagan algo, seguramente tendrás dos sensaciones: que «pasan» de ti y que lo tienes todo «descontrolado», porque ya no sabes quién te debe qué.

GTD^® te propone una herramienta para poner fin a esto. La lista «A la Espera». De hecho, personalmente y a consecuencia de que durante mucho tiempo he trabajado con equipos grandes, y también con grupos extensos de clientes, la considero una de las propuestas más interesantes que ofrece la metodología.

Hay partes de GTD^® que funcionan perfectamente sin necesidad de implementar la totalidad del sistema. Y esta lista es una de ellas. Sin ir más lejos, conozco a personas que han empezado por sistematizar el uso de la lista «A la Espera» y esto ha sido la puerta de entrada para la adopción del resto de la metodología.

Al empezar, te mencionaba las consecuencias más habituales de tener muchas acciones delegadas en otras personas. Una baja sensación de control, tristemente empeorada por un habitual (y tolerado) bajo nivel de cumplimiento de los compromisos. La lista «A la Espera» te proporciona la solución.

¿Qué es la lista «A la Espera»?

Es una lista que contiene todos los recordatorios de las acciones que hemos delegado a terceras personas. Ten en cuenta que no se trata sólo de una delegación jerárquica. Debe contener todo lo que ahora mismo tiene que hacer otra persona para que algún resultado que tú quieres conseguir avance. Delegas la acción, pero conservas la responsabilidad de que se lleve a cabo.

¿Cómo es la lista «A la Espera»?

El recordatorio debe contener: quién te lo debe, qué te debe y desde cuándo te lo debe. Cuidado también en este punto, que siempre causa controversia. Si hay un plazo, el recordatorio debe contener esta información, pero no es suficiente; debes también anotar cuando lo pediste. Esto es lo que posibilita hacer un seguimiento adecuado.

¿Cómo se utiliza la lista «A la Espera»?

Siempre que pidas algo, tienes que capturarlo para poder generar el recordatorio (este proceso incluso puede ser automatizable, como por ejemplo ponerte en CCO en un correo electrónico donde pidas algo). Una vez tienes el inventario completo de todo lo que requiere seguimiento, revisarás la lista, como mínimo una vez a la semana, y decidirás si ha llegado el momento de reclamarlo o aún no. Como tienes registrado cuándo lo pediste y sabes cuánto se tarda aproximadamente en hacerlo, una cosa que se hace en minutos quizá lo puedas recordar en días, y algo que se hace en días lo puedas reclamar en semanas. Utiliza el sentido común. Cuando lo reclames, anota también la fecha en la que lo has reclamado.

Te he dicho de revisar como mínimo una vez a la semana, pero puede pasar que, dependiendo del volumen de asuntos delegados que tengas en la lista, tengas que hacerlo más frecuentemente. Incluso hay puestos de trabajo en los que revisar esta lista es ya por definición buena parte del trabajo. Imagínate que gestionas un equipo de 50 personas o eres una abogada con 100 expedientes abiertos; seguramente tendrás que revisar la lista diariamente para garantizar que no se queda nada «peligrosamente parado».

Con algunos ejemplos verás mejor el funcionamiento.

«José Manuel Sánchez: Datos de ventas del 3Q para fijar los objetivos del próximo año (5/04) (15/04)

Le has pedido a un miembro de tu equipo que te aporte unos datos, y además se lo has pedido ya dos veces, los días 5 y 15 de abril. Decides que en la próxima reunión vas a hablar con él al respecto.

«Lourdes Ruiz: Aceptación de mi propuesta de días de vacaciones antes del 3/05 (15/04)»

Le has pedido a tu jefa que te apruebe los días de vacaciones y además necesitas que lo haga antes del 3/05, porque tienes que confirmar la reserva del hotel antes de esta fecha. Se lo has pedido el dia 15 de abril, por lo tanto deberás estar atento/a y recordárselo teniendo en cuenta esta información.

«Albañiles SL: Fechas para alicatar el baño pequeño (23/04)»

El 23 de abril hablaste con el albañil. Has pedido posibles fechas para hacer obras en casa, ya que necesitas saberlo para poder organizarte. Quizá tengas que recordárselo, porque van muy atareados.

La potencia de esta lista es indiscutible. En mi experiencia, la mayoría de las personas ya intentan gestionar más o menos acertadamente estos recordatorios; pero la propuesta de tenerlos todos en un mismo sitio no deja de sorprender.

Organizarlo así es infinitamente útil, ya que esta lista te ofrece una perspectiva completa sobre todo lo que «está en manos de otras personas», pero que directamente afecta la consecución de tus resultados. Conseguir esta sensación de control tiene un impacto directo en la reducción del estrés.

En segundo lugar, para que se cumplan los compromisos, no hay nada mejor que el seguimiento sistemático. Esta lista te proporciona una plataforma inmejorable para llevar a cabo este seguimiento. Te aseguro que, si estableces el hábito de la revisión de esta lista, verás como poco a poco los tiempos de entrega se van reduciendo. Por motivos obvios.

¿Sencillo, verdad? Tienes todo a mano para empezar. Haz la prueba, verás como no falla.

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