Delegar funciones

¿Qué significa delegar funciones? Es cuando el jefe, líder, director o encargado de una unidad o proyecto asigna tareas, responsabilidades y autoridad a las personas para ejecutar ciertas acciones orientadas a producir determinados resultados.

Aprender a delegar funciones es indispensable para el buen funcionamiento de todas las áreas de una organización. Sin embargo en la práctica no resulta fácil hacerlo, porque cuando se delega, hay personas que consideran que se están volviendo menos indispensables y que otros pueden brillar más que ellos y así desplazarlos.

Haciendo un análisis de las ventajas y desventajas de delegar funciones, el saldo sale favorecido a delegar funciones para hacer equipos competentes, en los cuales se puede confiar a ese mismo grupo de personas otras responsabilidades mayores.

¿Cuáles son los temores de los jefes que no quieren delegar funciones?

Delegar funciones

En la mente de los jefes siempre está el miedo a esperar consecuencias negativas por delegar funciones, las ideas negativas más comunes son:

• Miedo a perder el liderazgo:

Algunas personas creen que ser un buen líder consiste en tener completamente centralizado el poder y control de todo. Lo cierto es que sucede todo lo contrario, un gran líder se esforzará por tener un equipo eficiente, donde las personas se sientan motivadas y estimadas porque confían en ellas. Los mandos superiores siempre están observando quiénes tienen esas grandes CUALIDADES SOCIALES para dirigir grupos heterogéneos y encausarlos a los resultados que la empresa necesita. Una excelente delegación garantiza un mayor liderazgo.

• Suponer que los subordinados ganarán más protagonismo:

¿Quién motiva al subordinado a realizar un excelente trabajo? Está claro que es el líder y eso lo observarán los mandos superiores. A la hora en que estés desempeñando cualquier cargo importante debes concentrarte en cumplir de forma excelente tus funciones, en todos los proyectos que hayas delegado, deberás darles un preciso seguimiento, asegurarte que las personas cuentan con los recursos adecuados. Al demostrar un gran interés, en ningún momento tu función se verá opacada.

• Temor a que otros no hagan muy bien el trabajo:

¿Cómo puede desarrollar una persona su potencial si nunca lo ponen a prueba? Es absurdo. Al igual que aprender a conducir requiere que tomes el volante, lo mismo sucede con la delegación de funciones. Cuando las personas tienen poca experiencia se necesita un acompañamiento más cercano, pero después tienen que volar con “alas propias”. Si eres de los líderes que buscan hacerlo todo terminarás exhausto, enfermo y lo peor con malos resultados, brinda un apoyo incondicional a tus empleados y desarrollarán su trabajo con excelencia.

• Pensar en que un proyecto pueda fracasar:

Si como jefe te han asignado la responsabilidad de un proyecto importante, entonces tienes más razones para delegar funciones y hacer que todos estén involucrados y comprometidos. Porque si lo haces tú solo hay mayores posibilidades de fracaso, ya que no tendrás un VISIÓN AMPLIA de un conjunto de personas y especialistas en ciertos temas que te pueden serte de gran utilidad. La posibilidad de fracaso siempre existe en todo, por eso hay que planificar e integrar los mejores talentos para minimizar el riesgo.

¿Cuáles son las ventajas de delegar funciones?

• Logras un mayor compromiso y empoderamiento de los empleados:

La gente no solo se motiva por un salario, sino que dentro de la organización quieren sentirse útiles, importantes, tomados en cuenta y que los jefes confíen en ellos. Si delegas funciones cubres todas esas aspiraciones de los empleados y la gente se sentirá comprometida. Cuando hay un voto de confianza de parte de los superiores las personas tienden a esforzarse más. Esta es la razón por la que es más difícil quedar mal con otra persona que contigo mismo, especialmente cuando sabes que la otra persona espera mucho de ti.

• Se consigue la sinergia para lograr excelentes resultados:

La sinergia es esa fuerza o energía que produce un conjunto de personas enfocadas en un proyecto. Por muy alta que sea la capacidad de un líder, no podrá superar el trabajo coordinado de personas motivadas y competentes. Cuando hay trabajo en equipo se pueden compensar las debilidades personales y existe un complemento que permite enormes avances para la empresa. Delegar ayuda a que otros puedan sumar su energía a los propósitos, cómo tú eres el responsable por los resultados, te involucras de lleno, sin que ello implique que limitas la iniciativa y creatividad de las personas en las que confías.

• Mejora la comunicación:

La delegación de tareas exige una mayor comunicación y debes implementarla. Si observas los equipos más eficientes notarás que la gente está interesada en los demás, si les llega una información que es de otro proyecto, se mueven y muestran interés, porque están conscientes que es algo muy importante para la empresa, ese espíritu de colaboración se desarrolla cuando se delegan funciones.

• Es la base para el crecimiento empresarial:

Las empresas que tienen excelentes líderes comienzan a crecer, porque estas personas saben delegar y como demuestran capacidad en lo poco, entonces van creciendo, hasta ganarse la confianza de los directores para liderar procesos de cambio más complejos.

• Aprendes a confiar:

Confiar en los demás no es sencillo, pero cuando aprendes a hacerlo es liberador, porque sabes que una o más personas están comprometidas con los resultados.

• Se aligera tu carga mental:

La presión por ALCANZAR LAS METAS siempre existirá aunque realices una buena delegación, pero se aligera la carga mental de decenas de actividades que realmente no puedes cumplir con eficiencia. Aunque claro está que el objetivo de delegar funciones no solo es aliviar tu carga de trabajo, sino que aunar esfuerzos, capacidades, talentos y pensamientos diferentes para lograr las metas. Pretender abarcar demasiado por lo general te lleva a un exceso de preocupaciones, ansiedad, problemas de sueño, etc. En algunos casos las consecuencias pueden ser fatales.

Las claves para delegar funciones adecuadamente:

Necesitas una serie de criterios y lineamientos que seguir para delegar funciones, algunos de ellos son:

• Selecciona el/las personas con el perfil indicado:

Cada proyecto o meta específica necesita personas con determinados perfiles y capacidades, tanto profesionales, técnicas y de conducta. Por ejemplo para dirigir un proyecto de pavimentación en un nuevo tramo carretero, necesitas gente con esa experiencia, porque están en juego millones de dólares. En los proyectos más grandes se van delegando funciones por etapas, para que el personal vaya subiendo de nivel. Hay casos donde se requieren habilidades de negociación y el don de saber tratar con la gente, otras situaciones demandan un gran espíritu de lucha para trabajar en condiciones inhóspitas, etc. Tú como líder debes tener todo el perfil claro del proyecto y en base a esa información elegir la persona indicada.

• Asegúrate que la persona cuenta con todos los recursos:

Para ejecutar con éxito un proyecto las personas necesitan el tiempo, dinero, herramientas, personal, información, etc. Para hacer un buen trabajo. La buena planificación es una de las claves del éxito. Jamás te acostumbres a la improvisación, al menos que sea por una emergencia.

• Deja el mayor espacio para la creatividad:

Las personas son diferentes y por ende también piensa y actúan de forma variada. Para que el personal vaya ganando confianza deben tener un buen margen de libertad para moverse, muchas ideas geniales han surgido con este modelo de dirección. Por supuesto que existen algunas reglas que son de estricto cumplimiento.

• Realiza un énfasis grande en las metas que se persiguen:

Evita la delegación de funciones confusas, donde no se sabe con exactitud cuáles son los objetivos y metas de hacer ciertas acciones. Si la gente sabe las metas que se pretenden alcanzar, entonces sus esfuerzos tendrán una dirección precisa y se podrán establecer controles que ayuden a fortalecer el proceso.

• Brinda ayuda y orientaciones, pero no caigas en el error de hacer tú mismo las cosas:

Hay quienes dicen que han delegado funciones y ellos mismos continúan haciendo el trabajo, en estos casos la pérdida de tiempo va por partida doble, porque hay personas asignadas y finalmente tú haces el trabajo. Da ideas, orientaciones, pero sobretodo fomenta que esas personas sean independientes.

• Define las condiciones precisas en que delegas las funciones:

Estos términos deben quedar por escrito y firmados para que se sepa exactamente cómo se ejecutarán las funciones, incluso se puede delegar autoridad, donde la otra persona queda en la facultad de tomar ciertas decisiones bajo sus propios criterios, de esa manera es como se promueven nuevos líderes.

• Reconoce los méritos y esfuerzos de las personas a cargo de los proyectos:

No solo debes presentar los resultados y sentirte orgulloso de ello, olvidando el mérito de aquellos que han puesto una enorme dedicación. Felicita a las personas, haz reconocimientos, usa palabras alentadoras que den incentivo moral a las personas, entonces la gente te reconocerá como un gran líder.

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napoleon

Escritor, publicista, experto en Coaching y asesoramiento empresarial, analista de proyectos, estudioso de los factores determinantes para el éxito personal y organizacional.

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