por Jero Sanchez
Organizarse según el método GTD implica desarrollar una serie de hábitos. Recopilar todo lo que supone algún tipo de obligación o compromiso; procesar lo que recopilamos con la suficiente periodicidad como para que no nos explote en las manos; organizar los recordatorios de lo que tenemos que hacer de la manera más efectiva posible; tomar la mejor opción posible cada vez que tenemos que decidir qué es lo siguiente que vamos a hacer.
Junto con estos hábitos, que podemos llamar “principales”, existen otros hábitos secundarios que complementan y soportan a los principales. Por ejemplo, hacer las tareas rápidas –las famosas tareas de menos de 2 minutos– inmediatamente, con lo que evitamos perder tiempo en gestionarla. O delegar todas las tareas que podamos si es que hay alguien que se puede encargar de ello mejor que nosotros.
Por muy sencillo que parezca, no dominar la técnica de la delegación del trabajo puede darnos más de un quebradero de cabeza. Es muy tentador “quitarnos los muertos de encima”, delegando las tareas molestas, poco claras o complejas. Pero hacerlo implica algunos retos importantes.
Si una tarea no está clara, entonces es que no está bien procesada, y por supuesto no se puede delegar –ni tampoco añadir a la lista de próximas acciones de tu sistema GTD–. Antes de organizar una tarea es necesario procesarla correctamente, es decir, tienes que pensar detenidamente –”detenidamente” es la palabra clave–, qué es exactamente lo que significa, en términos del resultado que tú o alguien más espera alcanzar.
No hay problema por delegar una tarea que te resulta molesta o compleja, siempre y cuando estés seguro de que la persona que recibe el encargo estará cualificada para llevarlo a cabo, tengas la autoridad suficiente para delegar, y de verdad delegar sea la mejor opción posible. En este sentido debes ser muy honestos contigo mismo, o corres el riesgo de que la tarea no se complete nunca, o se complete tarde, o mal –o todo a la vez–.
En cualquier de lo casos, tenemos que recordar que delegar una tarea no significa el fin de nuestra labor, ni tampoco que podamos olvidarnos de ella. Delegar siempre implica cambiar una acción por otra: en lugar de ejecutar debemos dar seguimiento. Y es que, aunque deleguemos una tarea, nosotros continuamos siendo los responsables de que se lleve a buen término.
Un seguimiento insuficiente de las tareas delegadas, o simplemente inexistente, es un suicidio productivo. Asegúrate de que cada tarea delegada es seguida de cerca con la suficiente periodicidad. Y si es necesario, no dudes en reclamarla para ti para una nueva evaluación.
El problema de delegar es que dejas en manos de otros tu propia reputación. Por eso debes ser muy cuidadoso de a quién, cuándo y por qué delegas, y te obliga a estar siempre pendiente de las cosas delegadas.
En muchos sentidos, delegar implica un trabajo más intenso que si hicieras la tarea tú mismo. Pero una vez que aprendes a asegurarte de que las cosas delegadas son terminadas en tiempo y forma, sentirás que tu productividad se multiplica por varios enteros. Por el contrario, no conseguirlo implicará compromisos inclumplidos, mala reputación y estrés constante.
Y tú, ¿cómo manejas las tareas delegadas? ¿Tienes algún truco que te ayuda a dar seguimiento de manera efectiva? Compártelo con nosotros en un comentario.
Autor Jero Sanchez
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