Departamento de compras en una empresa: ¿Qué es y para qué sirve?

Las compras en una empresa son importantes, pero a menudo son infravaloradas. Lo cierto es que sin optimizar bien lo que se compra, se deja de ganar dinero. Es por ello que conviene tener un departamento específico para este trabajo. 

Si tu empresa no tiene este departamento, deberías ponerte manos a la obra y darle la importancia que se merece. Vamos a hablar sobre esta sección, viendo su importancia, sus funciones clave y otras cuestiones relacionadas a él. 

¿Qué es el área de compras en una empresa?

El departamento de compras es el área que se encarga de abastecer a la empresa de los recursos, bienes y servicios que necesite para efectuar su actividad con normalidad. Esto incluye la compra de materias primas, productos terminados o de servicios, según la necesidad. 

Este departamento no se limitará a hacer compras. Tendrá que alinearse a los objetivos de la empresa, buscando la mayor rentabilidad y calidad, además de tratar con los proveedores para conseguir condiciones favorables. 

Para garantizar que esto se cumpla, puede crearse un departamento de control interno de compras integrado en el organigrama. Este se encarga de asegurar que las operaciones sean rentables y de minimizar el riesgo. 

Las funciones clave de este departamento

El departamento de compras en una empresa tiene algunas funciones clave, funcionando de forma independiente a otras áreas de la empresa, aunque siempre en constante comunicación con ellos. Vamos a ver las más importantes. 

Cumplir el ciclo de compras en una empresa

Para poder realizar su actividad, una compañía necesita recibir siempre los recursos necesarios para poder funcionar. El departamento de compras es el que se encarga de cumplirlo. Para ello, negociará con proveedores para evitar roturas de stocks y conseguir buenos precios. 

Al mismo tiempo, gestionará los pedidos de la compañía y guardará todos los albaranes de compras, comprobando que todo está correcto. Por último, creará un protocolo y se asegurará de cumplirlo para garantizar la calidad del proceso. 

Evaluar precios

El área de compras de la empresa no solo adquirirá recursos sin más. También debe evaluar todos los precios y condiciones de lo que compra, con el fin de conseguir los mejores proveedores. 

Como responsable de compras, debes buscar la máxima relación entre la calidad y el precio al que encargues. Busca buenos productos y proveedores, pero no malgastes recursos financieros. 

Llevar la contabilidad adecuada de las compras en una empresa

Por último, este departamento trabajará mano a mano con otras áreas de la empresa, como la de logística y la administrativa. Debe tener nociones de contabilidad y almacenar todos los registros y albaranes que reciba siguiendo los protocolos. 

Esto ayudará a registrar correctamente los asientos y a conocer la cantidad de stock de la cual se dispone, logrando así una mayor eficiencia y evitando roturas de stocks y/o compras innecesarias.

¿Cómo optimizar las compras de una empresa?

Para optimizar este proceso y las labores del departamento, hay algunos trucos que te ayudarán a que tu empresa sea más competitiva. En primer lugar, revisa todo el proceso de compras y sé perfeccionista, buscando siempre un punto de mejora que pueda optimizar el proceso. 

Otro factor importante es el control de inventarios, así que debes trabajar codo con codo con los departamentos de logística para evitar roturas de stock y maximizar la rotación. Combínalo con una buena planificación y asegúrate de cumplir los plazos. Puedes inspirarte en lo que hace la competencia. 

Por otro lado, comprueba que los cambios que realices en las compras de la empresa tienen el impacto que deseas. En ocasiones, te tocará hacer diferentes cambios, como llegar a nuevos acuerdos o cambiar de proveedor. 

Finalmente, utiliza herramientas para ayudarte a automatizar procesos y minimizar errores. El software ERP para pymes es una buena forma de hacerlo sin gastar demasiado presupuesto, especialmente si también te ayuda en otros apartados como gestión de almacén o ventas. 

Preguntas frecuentes

Vamos a resolver algunas preguntas frecuentes sobre este departamento. 

¿Qué son las compras indirectas en una empresa?

Llamamos compras indirectas a las compras de productos y servicios que sirven para que la empresa funcione, pero que no se relacionan directamente con el producto final. Se llaman indirectas porque no se ve su impacto en el producto final, pero no por ello dejan de ser importantes. 

Generalmente, son productos de uso diario que serían indispensables en cualquier compañía. Por ejemplo, la factura de la luz sería una compra indirecta, ya que la electricidad es necesaria para que funcione todo, pero no es una materia prima para hacer el producto final. También se incluyen a los proveedores logísticos o el alquiler del local. 

¿Qué etapas tiene el proceso de compras?

Este proceso tiene las siguientes etapas:

• Concretar los bienes necesarios en cantidad, fecha y condiciones
• Comparar y elegir proveedores
• Solicitar presupuestos y condiciones
• Negociar con el proveedor plazos, descuentos, entregas, garantías y precio final
• Firmar el acuerdo con el proveedor y emitir orden de compra
• Recibir la mercancía y comprobar antes de almacenar
• Realizar el pago y contabilizar la factura

Conclusión

Ya has visto la importancia de las compras en una empresa, siendo un pilar clave del funcionamiento de la misma. También has visto lo difícil que lo tiene el departamento para controlar todo lo que entra y cumplir el ciclo, garantizando que haya suficiente stock y controlarlo. También has visto cómo la tecnología puede ayudar a facilitar estas tareas. 

Por suerte, puedes utilizar Cloud Gestión, nuestro ERP para empresas. Contamos con un apartado dedicado a las compras, con gestión de proveedores, almacenamiento de documentos, control de pagos y creación de listado de facturas en PDF para enviarlas al gestor.

Además, cuenta con otros apartados, como uno de gestión de personal, uno de ventas y otro de gestión de almacén. Todos ellos los puedes probar de manera gratuita con nuestra DEMO. Pide acceso y podrás utilizarla el tiempo que necesites. ¡Te esperamos!