Diagramas de Gantt con Microsoft Project

Los diagramas de Gantt son la herramienta ideal para planificar y programar diversas tareas, en un tiempo determinado.

Este método fue desarrollado a comienzos del siglo XX por Henry Laurence Gantt y muestra un gráfico de barras horizontales, las cuales están ordenadas por actividades a realizar, en secuencias de tiempos específicos.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica perfecta, para indicar el tiempo de dedicación estimado, para diferentes tareas, procesos o actividades, en un tiempo determinado.

Desde su aparición, el diagrama de Gantt se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de cualquier tipo.

Crear Diagrama de Gantt con Microsoft Project

Un diagrama de Gantt, se usa para la planificación y programación de actividades y tareas, en un período específico.

Gracias a la cómoda visualización de las acciones o tareas propuestas, este software permite realizar un seguimiento y control, del progreso de cada una de las etapas del proyecto.

Además, representa gráficamente las tareas, su duración y secuencia, y el calendario general del proyecto.

Las tareas entre sí, quedarán vinculadas por su posición en el cronograma.  El inicio de una tarea, que dependerá de la finalización de una acción propuesta, se representará con un enlace estilo fin-inicio.

En el diagrama de Gantt, también se reflejan las tareas, cuyo desarrollo sucede de forma paralela. En ese caso, se pueden asignar a cada actividad, los recursos necesarios para poder controlar los costes y el personal requerido.

El diagrama de Gantt, relaciona todas las actividades, de forma que se pueda visualizar el camino crítico del proyecto. Así se podrá determinar, las actividades más complejas o las que demandarán más tiempo.

Además, se puede reflejar una escala de tiempo, para lograr la asignación de recursos y determinar el presupuesto.

Es por eso que, el diagrama de Gantt, es muy útil para establecer una relación entre el tiempo y la carga de trabajo.

Características de Microsoft Project para trabajar con Diagramas de Gantt

Como ya se mencionó, el Diagrama de Gantt está conformado por un eje vertical, en donde se establecen las actividades del trabajo que se va a ejecutar.

Además, presenta un eje horizontal, que muestra en un calendario, la duración de cada una de esas actividades.

Para la gestión de los proyectos, el Diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (summary elements). También incluye, las dependencias entre las unidades mínimas de trabajo.

   Características específicas del gráfico del Diagrama de Gantt

El gráfico del diagrama de Gantt, se puede resumir, como un sistema de coordenadas con 2 ejes.

En el eje vertical, se localizan las tareas a realizar, desde el inicio hasta el fin del proyecto. Mientras que, en el eje horizontal, se muestran los tiempos específicos.

En relación a las diversas actividades que establece el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal, deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, en años.

Ventajas de Microsoft Project

Microsoft Office, trae muchas ventajas a la hora de aplicarlo en diversos proyectos.

Entre los beneficios que definen a este tipo de software, se encuentran los siguientes:

• Simplifica la visualización de las tareas.
• Representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único sitio.
• Ayuda a administrar diversos proyectos y a reducir los problemas de programación.
• Identifica los puntos críticos del proyecto.
• Actualiza la información en cualquiera de sus ejes y en todo momento.
• Puede elaborarse o construirse con diversos tipos de aplicaciones, incluyendo Microsoft Excel.

Ejemplos de la utilización de Microsoft Project para crear Diagramas de Gantt

Un buen ejemplo de la utilización de Microsoft Project para crear Diagramas de Gantt, es cuando se quiere gestionar los presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas.

Además de las finanzas, también existen muchas otras aplicaciones de este tipo de gráfico, como:

Diagrama de Gantt en educación

Programas, docentes e hitos académicos, pueden reflejarse en el diagrama de Gantt. Además, facilita compartir la información de manera transparente, ya que puede reflejar estadísticas simples y datos demográficos departamentales.

Diagramas de Gantt en marketing

En este caso, es ideal para gestionar eventos, ya que el diagrama, permite aplicar diferentes escalas de tiempo, para las diversas fases de un evento de marketing.

Su aplicación permite aumentar la eficiencia en la gestión y permanecer siempre actualizado. Además, es la herramienta ideal, para proporcionar la adaptación en un entorno tan cambiante como éste.

El diagrama de Gantt facilita la incorporación de cambios de último momento, sin que esto suponga un inconveniente con el cronograma.

Diagrama de Gantt en proyectos de construcción

En este caso, el diagrama de Gantt puede resultar en un gran apoyo, para la gestión de contratos y el seguimiento de los trabajos.

Se trata de un método muy fácil de utilizar, el cual puede agrupar rápidamente, todas las etapas de construcción en las columnas, permitiendo, además, editar las tareas y personalizarlas según las necesidades.

Diagramas de Gantt en TI

El diagrama de Gantt también es empleado para comparar las actividades programadas y los recursos requeridos.

La visualización de los proyectos así planteado, forma un reflejo transparente de las estructuras más complejas con todas sus dependencias.

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