Dietas y kilometraje de los viajes de empresa

Los viajes de empresas representan un gasto importante en la gestión de la empresa, que sea para presentaciones de producto, reuniones o cualquier otra cosa. Por ello, hemos pedido al equipo de la app “Captio” de explicarnos como se contabilizan.

Cada vez más, las empresas y sus trabajadores se desplazan para realizar su trabajo. Es por eso que las dietas y el kilometraje son algo muy frecuente en muchas compañías. Al tratarse de costes que el trabajador tiene por motivos laborales, la ley entiende que, siempre que se ciñan a una serie de límites y obligaciones, son dietas exentas de IRPF. En el siguiente artículo desvelamos todo lo que debes saber sobre los gastos de movilidad.

Los gastos de dietas y kilometraje son muy comunes en las empresas que cuentan con empleados en movilidad (comerciales, personal técnico, directivos, etc…). Por una parte, las dietas se componen de todos los gastos relacionados con la manutención y –posible– estancia que genera el empleado desplazado fuera de su centro habitual de trabajo. Por otra parte, los gastos de kilometraje son aquellos que se relacionan directamente con el medio de transporte usado por el trabajador para el desplazamiento. Integran cualquier factor relacionado con la locomoción: billetes de tren, avión u otro transporte público, combustible y desgaste del vehículo en caso de que el empleado utilice su propio coche o moto.

Una de las principales características de los gastos por dieta y viaje es que, al tratarse de retribuciones que compensan unos gastos que el trabajador realiza por motivos laborales, la ley declara que no deben tributar, lo que significa que el empleado no tiene que incluirlos en su declaración de IRPF ni que la empresa tampoco debe efectuar ningún tipo de retención sobre los mismos. Eso sí, existen unos límites:

En el caso de los gastos relacionados con la locomoción, para poderse acoger a este régimen debe existir factura en caso de haber usado transporte público. Si se trata de transporte privado, se exceptúa de gravamen hasta la cantidad máxima de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Para los gastos de peaje y aparcamiento hará falta el comprobante.

Para las dietas, hay que tener en cuenta que en caso de alojamientos, deben producirse en un lugar diferente del de residencia del trabajador y no deben superarse los nueve meses de forma ininterrumpida. Deberá acreditarse el día, el lugar y el motivo de desplazamiento, y estarán exentas de la retención por IRPF siempre que se ciñan a un máximo de entre 53,24 euros y 91,34 euros en comidas por día en función de si el desplazamiento es por España o el extranjero.

La importancia de una correcta gestión

Independientemente del modelo elegido por la empresa para gestionar los gastos de viaje (modelo fijo, justificación de cada gasto o sistemas mixtos) éste debe gestionarse adecuadamente ya que es un factor clave para lograr equilibrar positivamente el balance económico de cualquier compañía. Con una buena gestión lograremos mejorar la eficiencia de la empresa, integrar sistemas, detectar fraudes y ser más competitivos.

Además, otro punto muy importante es que con una buena gestión conseguiremos ahorro; por un lado, ahorro de tiempo dedicado a las tareas de elaboración de hojas de gastos y supervisión, y por otro lado, ahorro directo por detección de fraude. Por eso es muy importante administrar estos gastos de manera eficiente.

Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y transporte es la utilización de herramientas que automatizan el proceso y aportan mayor visibilidad y control sobre éste. Es el caso de Captio, la plataforma líder en gestión gastos de viajes de empresa que permite a sus usuarios una clasificación rápida, ágil y automática de los gastos de empresa según su tipo. De esta manera, agiliza la contabilidad de gestión ya que facilita la información a tiempo real. Esta plataforma también ha elaborado la siguiente guía titulada “Todo lo que deberías saber sobre los gastos de dietas y kilometraje” donde encontrarás todas las claves para gestionar los gastos de movilidad de tu empresa de manera adecuada.