Diez errores típicos al empezar con GTD

10 MPH, cortesía de Leo Reynold

A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar.

¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores “clásicos”, tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD.

Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son:

1. No haber leído ni “Organízate con Eficacia” ni “Haz que Funcione“, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no “en diagonal” sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
2. Utilizar GTD versionado. Muy recomendable la entrada de Miguel de Luis (@sabiavida) al respecto
3. Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
4. No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de “casi todo”. Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un “barrido mental” completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
5. Procesar tus bandejas de entrada “casi del todo a medias”. En otras palabras, no sirve “elegir” las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
6. No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
7. No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
8. No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo “saltarte” alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
9. No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), “quiere” que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas “a la vista”, aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
10. No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de “no tengo tiempo”. Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)

Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos.