Diferencias entre «Agenda» y «Agendas» en GTD®

Uno de los retos importantes que plantea el aprendizaje, la aplicación y el disfrute de GTD^® es entender bien los términos empleados en la metodología, algo que en la práctica resulta menos sencillo y evidente de lo que en un principio cabría esperar.

Así, el concepto original de «next action», cuyo significado en inglés es evidente, se complica en sus traducciones al español, tanto si utilizamos «siguiente acción» (o «acción siguiente»), como si optamos por utilizar «próxima acción».

Una «next action» es la actividad física y visible que hay que llevar a cabo para que algo avance hacia su resultado final. Esto implica que una «next action» es una actividad que ya es realizable en este momento, sin depender de que se complete antes ninguna otra actividad.

Sin embargo, para muchas personas, una «siguiente acción» es la que va después, a continuación, de la acción que ya puede hacerse ahora mismo, es decir, confunden el significado de «acción» (todavía no puede hacerse, hasta no completar la «siguiente acción») con el significado de «siguiente acción» (ya puede hacerse, sin dependencia alguna), intercambiándolos.

Algo parecido ocurre cuando se traduce como «próxima acción», ya que algunas personas lo interpretan como «acción cercana en el tiempo», algo que no tiene nada que ver con el concepto original.

Otro ejemplo de concepto con traducción problemática es «proyecto» que, en mi experiencia, es sistemáticamente malinterpretado por más del 90% de las personas en su primer contacto con GTD^®. Precisamente aprovechando mi reciente certificación como Master Trainer de Nivel 2 de GTD^®, «Projects and Priorities», en las próximas semanas compartiré por aquí una serie de posts dedicados específicamente al tema de los proyectos en GTD^®.

Dejando a un lado los ejemplos anteriores, en el resto de este post voy a centrarme en dos conceptos que también «sufren» en su traducción al español: «Agenda» y «Agendas».

En GTD^®, «Calendario es el nombre que damos a la categoría organizativa en la que guardamos los recordatorios de acciones que tenemos que llevar a cabo en un momento concreto (día y hora) o en un día concreto, así como la información referente a un día concreto».

En inglés, «Calendar» significa simplemente «Calendario», por lo que no hay lugar a confusión. Sin embargo, en español utilizamos dos nombres para referirnos al «Calendario»: Calendario y Agenda, lo que plantea un conflicto con el concepto «Agendas» de GTD^®.

En GTD^®, «Agenda» es el nombre que damos a la categoría organizativa en la que guardamos los recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que hablemos o nos reunamos con una persona determinada (tu jefa, un cliente, tu pareja…).

También se puede utilizar la categoría «Agenda» para recordatorios de siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo la próxima vez que nos reunamos con un grupo definido de personas (reunión mensual de departamento, reunión semanal de seguimiento de un proyecto…).

Un detalle importante es que lo normal es tener varias «Agendas» en un sistema GTD^®, por lo que generalmente se habla de «Agendas» más que de «Agenda».

En mi experiencia, la mayoría de las personas suele tener entre un mínimo de 2/3 y un máximo de 14/15 «Agendas» en su sistema.

El caso es que, como puedes comprobar a continuación, el concepto «Agenda» de GTD^® plantea no uno sino tres problemas en español.

Por una parte, el que ya hemos visto de su posible confusión con el concepto «Calendario».

Por otra parte, lo extraño del concepto «Agenda» en sí mismo, puesto que no deja de ser un tipo más de «Contexto», con la única diferencia de que el factor limitante en este caso es una persona en vez de ser un lugar o una herramienta. De hecho, en la traducción original de Getting Things Done^® al español («Organízate con eficacia») no se menciona el concepto «Agenda» de GTD^® sino que al hablar de contextos se explica que pueden ser personas, lugares o herramientas.

Por último, que en la traducción original de Getting Things Done^® al español («Organízate con eficacia»), la palabra «Agenda» se utiliza únicamente para referirse al «Calendario».

Por todos los motivos anteriores, en este blog he evitado utilizar hasta ahora el concepto «Agenda» de GTD^®, hablando siempre de «contextos de persona» (frente a contextos de lugar o de herramienta) o utilizando en su lugar el concepto «Contacto». Del mismo modo, he venido utilizando la «Agenda» únicamente como equivalente a «Calendario».

Resumiendo, estos son los significados correctos de los conceptos «Calendario» y «Agenda» en GTD^®:

Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer en un momento o fecha concretos, así como información referente a una fecha concreta ➜ «Calendario».

Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer la próxima vez que hables o te reunas con una persona concreta, o con un grupo definido de personas concretas ➜ «Agenda».

Si tienes la costumbre de llamar «Agenda» al «Calendario», mi recomendación es que olvides el concepto «Agenda» de GTD^® y lo sustituyas por «Contexto (de persona o grupo de personas)»

Espero que este post te haya ayudado a tener un poco más claros los conceptos de GTD^® y te invito a seguir profundizando en ellos con la serie sobre Proyectos que comenzará en breve.