Diferencias entre factura y ticket

¿Te haces un lío con las facturas y los tickets? ¿Sabes todas las características que tienen que tener para cumplir los requisitos legales? ¿Sabes que el concepto Ticket ya no existe como tal? Si tienes un negocio y eres el responsable de su administración, es importante que conozcas sus diferencias.

Utilizándolos adecuadamente puedes beneficiarte de una reducción importante en tu carga de trabajo y simplificar la gestión. Prepárate para tomar notas, porque a continuación encontrarás todo lo que necesitas saber ¡No te lo pierdas!

¿Qué es una factura y qué es un ticket?

Todas las empresas están obligadas a llevar un control de las operaciones que realizan a través de la facturación. Gracias a su existencia, Hacienda puede saber cuál es tu volumen de negocio, el IVA que has soportado y repercutido o el tramo de impuestos que debes pagar. Estos documentos mercantiles funcionan como un comprobante, no solo entre clientes y vendedores, también para el Estado. No obstante, con la intención de facilitar las tareas administrativas, la regulación propone diferentes modelos de factura.

• La factura ordinaria o completa es el sistema más frecuente. Es el documento que tienes que presentar donde se incluyen todos los datos de tu empresa y la de tu cliente, la fecha de emisión, el concepto, la base imponible y el IVA a pagar. Además, es obligatorio que esta tenga un número de serie y que incluya tu firma y sello corporativo.
• Con la regulación que está en vigor desde 2013, los tickets como tal no existen. Lo que se utiliza en su lugar son las facturas simplificadas, aunque se suele utilizar la expresión antigua para referirse a las mismas. Se caracterizan porque son una versión más sencilla y rápida que incluye menos información que en el caso anterior. Son un modelo de comprobante pensado para agilizar el proceso de emisión y su formato se adecúa en consecuencia.

Antes de abandonar la factura ordinaria y apostar por emitir siempre tickets en cada operación es importante que sepas que no todos los negocios pueden hacerlo. Para poder utilizarlos, las operaciones concretas tienen que cumplir una serie de características contempladas en el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre. (ver tipos de facturas)

¿Qué tienen en común y en qué se diferencian las facturas de los tickets?

Como hemos visto, las facturas completas y las simplificadas no son documentos sin relación. También tienen características en común ya que comparten naturaleza. A modo de resumen, estas son las convergencias y divergencias:

Rasgos en común de las facturas y los tickets

Como principal característica común podemos destacar su función. En ambos casos son documentos que tienen validez legal y fiscal. Se utilizan para registrar una operación de compraventa y acreditan el intercambio de un producto o servicio a cambio de una cantidad económica.

También coinciden en la mayor parte de la información que incluyen. Si eres tú quien está creando el documento, en los dos comprobantes tienes que incluir el nombre y la dirección de tu empresa así como su CIF. También es obligatorio que ambos tipos de facturas se emitan con números de serie consecutivos y que se refleje el concepto de la operación el precio que habéis acordado y otros gastos, como el transporte o los seguros.

Si trabajas con un software de gestión, como Cloud Gestion ERP,  podrás automatizar parte del proceso de creación y ofrecer un formato estandarizado en cualquiera de los dos tipos. Esto te facilitará mucho la creación de cada documento, ya que es obligatorio entregarlos en cada operación.

En qué se diferencia un ticket de una factura ordinaria

Ahora que ya conoces las similitudes, profundizar en sus diferencias te permitirá entender mejor la naturaleza de ambas. La principal divergencia reside en que no es necesario incluir el nombre del cliente en los tickets de compra. Encontrarás un ejemplo muy habitual en los comercios, donde se hacen muchas operaciones al día de escaso valor y no pueden perder tiempo en recoger toda la información de cada comprador.

Otra diferencia importante está en la presentación de la información. En los tickets simplificados el formato es más libre y la necesidad principal es que se refleje claramente el precio total. Por su parte, en las facturas aparece separada la base imponible del tipo impositivo y de la cuota de IVA a pagar. Además, la descripción del concepto es mucho más detallada en las segundas que en las primeras. Este documento es característico cuando contratas un servicio para tu negocio o cuando contratas un fontanero o un mecánico.

También es característico de las facturas simplificadas la obligatoriedad de usar siempre moneda local. A diferencia de las ordinarias, que se pueden emitir en divisa, en España los tickets siempre tienen que ser siempre en euros. Esto es porque se entiende que este tipo de documento más sencillo es solo válido para emitirse en el momento de la transacción.

A nivel práctico, otra diferencia importante es que, como en las facturas aparece el CIF del emisor y el receptor, se puede deducir el IVA presentando el modelo 303, mientras que con los tickets el pago del IVA debe computar como gasto para el cliente. Por eso, lo normal es que los autónomos y empresas soliciten siempre el documento con toda la información completa.

En qué casos debes usar cada uno de ellos

La normativa entiende que, por defecto, las empresas deben emitir facturas ordinarias en su actividad y establecen una serie de supuestos en los que los tickets son válidos. Como hemos visto antes, su objetivo principal es simplificar y agilizar el proceso, por eso se utilizan:

• En operaciones por importe menor de 400 euros.
• Para hacer facturas rectificativas. Es decir, para corregir errores como un importe o forma de pago incorrectos, independientemente de si la original es completa o simplificada.
• La ley recoge algunas excepciones en las que, por la naturaleza de la empresa, en lugar de tener el límite en 400 euros, este aumenta hasta 3000 euros. Estas son: comercio minorista, ambulancias y otros tipos de transporte, tintorerías y lavanderías, aparcamientos, discotecas, hostelería, restauración, negocios de belleza, servicios a domicilio, instalaciones deportivas, autopistas o revelado de fotos.

Si por tu tipo de actividad utilizas ambos tipos de facturación, una precaución que debes tener en cuenta en su creación es el número de serie. No debes olvidar que los documentos tienen que estar enumerados de forma correlativa, pero cada tipo de factura seguirá su orden. Un ejemplo para gestionar esto son los libros independientes que se utilizan en el software ERP.

Además de acotar las condiciones en las que se pueden emitir facturas simplificadas, la ley recoge también una serie de supuestos en los que los tickets no están permitidos:

• Es necesaria una factura en las entregas intracomunitarias de bienes. Cuando, por ejemplo, importas productos de China.
• Operaciones en las que el sujeto pasivo está invertido, es decir, cuando el cliente es quien emite el documento.
• Si realizas compraventas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos, también tendrás que utilizar una factura completa.
• Cuando tu actividad principal es el comercio electrónico, tampoco podrás usar tickets.

Ante las dudas, un ERP es la herramienta ideal para llevar un buen control de la gestión. Como te permite automatizar procesos y coordina todos los movimientos en la empresa, tendrás la garantía de saber que estás cumpliendo con todos los requisitos y eliminará el estrés de tomar decisiones constantemente.

¿Cómo saber si un ticket es válido?

Tanto si ocupas el lugar del cliente en la operación, como si tienes dudas sobre si los comprobantes de las operaciones que estás emitiendo son válidos te conviene saber algunas medidas de comprobación podrás saber si el ticket de venta o factura simplificada que has recibido es válido. Al fin y al cabo, todos estamos familiarizados con el documento ordinario, pero ¿Cuánta información se puede suprimir en la versión corta?

• Lo primero que tienes que comprobar es que el total de la operación cumpla con los máximos exigidos por la ley. Si, por ejemplo, has superado el límite de 400 o 3000 euros en los negocios no contemplados por la ley, es obligatorio que el comprobante siga el formato completo.
• También tienes que asegurarte de que el ticket que recibes o emites tiene un número de serie correcto e incluye la razón social, el domicilio fiscal y el CIF.
• En el documento debe aparecer la contraprestación total. Como hemos visto en las diferencias, esto es una particularidad de este método de facturación y esta condición es imprescindible para que tenga validez.
• El listado con los bienes entregados también es obligatorio. Aunque en el caso de los tickets la descripción puede ser genérica y no tan específica como en los comprobantes completos, es imprescindible que aparezcan desglosados todos y cada uno de los bienes o servicios que has comprado o vendido.
• Tampoco son tickets o facturas simplificadas los recibís elaborados a mano y en los que no se especifica ninguno de los datos básicos que acabamos de mencionar.
• Si existen causas justificadas (como la existencia de distintos locales comerciales de la misma empresa) los números correlativos pueden pertenecer a distintas series. Esto también es posible si en un mismo negocio realizas actividades de distinta naturaleza.
• Los tickets rectificativos también tendrán su número de serie independiente.

Ahora que ya conoces todo sobre las facturas y los tickets, entenderás mejor el formato de todas las facturas que emitas o recibas. Recuerda que si eres autónomo o empresa será más efectivo solicitar la versión completa. Además, si posees un comercio, apostar por los documentos simplificados te ayudará a ahorrar tiempo.