Dinamizar GTD. Cómo he agilizado mi sistema

Dinamizar GTD es fácil si conoces el sistema y tu actividad. Sólo hace falta algo de inspiración

Hace unos días la tuve leyendo el post de Jordi Fortuny hablando sobre cómo crear su lista de contextos. Explica muy bien cómo va incorporando nuevos contextos según la necesidad. Si un contexto está demasiado poblado lo divide en varios. Simple y natural.

Me hizo pensar en cómo se ha ido simplificando mi sistema GTD en los últimos años. He pasado de contar con todos y cada uno de los elementos enumerados por David Allen en su libro «Organízate con eficacia» a simplificarlo para que trabajar con él me resulte lo más natural posible.

Menos contextos

El primer punto fue reducir el número de contextos: @ordenador, @google, @enlinia, @libreta, @despacho, @mail, @telefono más dos o tres relativos a personas a las que habitualmente trato.

He eliminado todo el contexto con el nombre de herramientas informáticas que multiplicaban su número y ha quedado una colección abarcable.

Dinamizar GTD, energía y no tiempo

Lo segundo que cayó fue la etiqueta de tiempo en cada una de las acciones. Asignar un tiempo a cada acción me parecía excesivo e inútil. En su sitio etiqueto con el nivel de energía: Alto, bajo, media.

Resulta igual de efectivo y más intuitivo a la hora de escoger que hacer.

Lista de proyectos sin acciones

El tercer gran paso fue la forma en que utilizo la lista de proyectos. Tenemos la costumbre, reforzada por los principales softwares GTD, de utilizarla como una lista donde cada proyecto es una sublista de acciones a realizar.

He pasado a utilizarla como una lista en la que cada proyecto es un recordatorio para enviar/mantener una acción en la lista próximas acciones.

Pautar la revisión semanal

El cuarto paso cambió la forma de realizar mi revisión semanal. Gracias a Facilethings, mi software GTD, dispongo de un asistente para realizarla. Me pauta la revisión, me marca los pasos a seguir, lo que evita distracciones y ayuda a crear el hábito.

La experiencia sería lo mismo que realizarla con una lista de control al lado donde cada punto es un paso y cada semana realizas la revisión siguiendo los mismos puntos, hasta automatizarla.

Capturar para recordar, no para decidir

En su día capturar de forma taquigráfica, incluyendo tres o cuatro palabras que me permitieran recordar el asunto, me ahorró una gran cantidad de energía y mejoró mi forma de funcionar.

Tres o cuatro palabras pero sin incluir el verbo. El verbo es acción y asignar una acción significa decidir que debes hacer, lo que no pertenece a capturar sino a procesar/transformar la anotación.

Menos bandejas de entrada

He pasado a tener bandejas de entrada principales y bandejas de entrada secundarias. Las primeras como Facilethings o el correo electrónico las reviso todos los días, el resto sólo durante la revisión semanal.

Lo puedo hacer porque soy consciente de lo que entra en cada una y cuando algo que va a una de las secundarias es importante lo anoto para enviarlo a Facilethings.

La cuestión es no cargar nada en la mente para «recordarme de», anotar para enviar a la bandeja de revisión diaria para no olvidar nada y mantener así la confianza en el sistema.

La mayoría de elementos en las bandejas secundarias terminan eliminados o archivados.

Lista «Esta semana no»

Después de la lectura del libro de José Miguel Bolívar decidí dividir mi lista Algún día/Quizá en dos listas. Una conservaba el mismo propósito, la otra tenía su nombre Esta semana no.

ASN tiene como propósito ser el espacio para las acciones que no haré esta semana pero que si puedo realizar en las siguientes. Así durante la revisión semanal no tengo que revisar todo el almacén de ideas y proyectos que es Algún día /Quizás sólo lo que hay posibilidad de hacer a corto plazo.

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Hay elementos que te permiten jugar con tu sistema, simplificarlo por ejemplo, pero siempre conservando su espíritu para que GTD no deje de ser GTD y se acabe convirtiendo en un simple conjunto de listas con asuntos pendientes.

Creo que los cambios mantienen el espíritu y mejoran la eficacia del sistema.

¡Alerta! Este conjunto de cambios me han resultado eficaces porque se adaptan a las características de mi trabajo. Con pocas acciones y proyectos. Si eres una persona ocupada tu sistema se acercará más a lo que David Allen recomienda.

Photo by Sammy Wong on Unsplash

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