Documentalia

No le escriba por favor, hable con él
Jefe anónimo
Los documentos y la información son
como un testigo: hablan sólo si se les interroga
Marc Bloch (1)
Los archivos no relumbran, pero son minas de oro
Ángeles Magdaleno (2)

Como ingeniero de software que ha trabajado durante décadas en una organización burocrática, he sobrellevado una lucha sin cuartel sobre la mejor manera de hacer un tratamiento mecánico de la gestión de la documentación, es decir, de cómo almacenarla eficientemente para después recuperarla cuando interesa, de la forma más rápida y fácil, de que ocupe el menor espacio y de que fluya sin problemas entre los interesados. Y, con el tiempo, a la vez que ido resolviendo problemas técnicos, para lo que he recurrido a la informática de mis amores y he tomado prestadas técnicas de la archivística (3) de los documentalistas, he ido reflexionando sobre otras cuestiones que tendrían que ver más con la filosofía o con la sociología que hay detrás del mundo de la documentación. A esto último voy a dedicar el presente artículo, a filosofar sobre lo esencial, lo más básico que atañe a la documentación en una organización y a ciertas consecuencias sociales derivadas.

El problema de cómo llamar al conjunto de documentos de una organización

Hace unos años el entonces Secretario de Defensa Nacional de México, equivalente al Ministro del mismo ramo en España, hizo una declaración sobre la apertura de ciertos archivos que hasta aquel momento habían sido confidenciales. Al referirse al conjunto de todos esos documentos habló de "toda esa documentalia".

Sin embargo, si buscáis esa palabra en el diccionario de la Real Academia, no la encontraréis. Parece que el señor Secretario fue un innovador lingüístico, un inventor de palabras como aquel "Cristobalía" (4), entrañable poetastro que inventaba ripios y palabras por el Madrid republicano de la preguerra. Sólo que el alto cargo mexicano no andaba muy desencaminado pues, al menos, el neologismo "documentalia" está bien construido. Nuestra terminación "-alia" proviene del griego clásico, donde áλíα significa asamblea, reunión o conjunto. Por tanto, bien podría ser documentalia cualquier conjunto de documentos. A mí la palabreja me gusta. En castellano existen otras palabras terminadas en "alia" como parafernalia que tienen ese origen etimológico y, en España, tenemos costumbre de usar esa terminación en ferias y acontecimientos públicos como "Juvenalia", "Navegalia", "Higyenalia" o, un poco deformada, en "Militaria".

La palabra más correcta en este caso es, simplemente, la clásica, la de toda la vida: archivo. Pero entiendo la frustración del Sr Secretario y su inclinación a inventar una palabra pues es archivo un vocablo muy usado, casi desgastado por su uso y, además, es polisémico pues se refiere a, en primer lugar, el fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. En segundo término, al lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental y, por último, a la institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo. Así que, al final, puede que no sepas si te refieres al conjunto de documentos, al sitio donde los guardas o a las personas que los custodian. Según la Real Academia hay ocho acepciones de la palabra archivo. Todo un embrollo.

Además archivo sólo describe las tareas relacionadas con el almacenamiento y custodia de documentos y esto es sólo una parte del tratamiento que éstos reciben en una organización. Por lo tanto se recurre al término gestión documental para describir todos los trabajos que se realizan sobre los documentos de una institución.

La gestión documental sería entonces el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Un enfoque al modo de la física

A mí, que tengo tendencia a definir al estilo de los físicos, me gusta hablar de espacio documental. Y lo definiría como el conjunto de documentos realizados sobre cualquier tipo de soporte - papel o electrónico - que están almacenados en los sistema de archivo de la organización, es decir en estado de reposo, o están en uso por parte de empleados o clientes, es decir, se encuentran en movimiento por la organización.

Me gusta especialmente observar los documentos como si tratara de un mundo físico, en el que unos están en reposo y otros en movimiento. En este enfoque habría una dinámica documental que describe el comportamiento de la organización cuando los documentos se envían entre departamentos de la misma, o bien, se reciben o se envían desde o hacia una organización externa o hacia un cliente particular.

Y también habría una estática documental que describe el comportamiento de la organización cuando los documentos no están en movimiento entre unidades, ya sean internas o externas. Estos documentos pueden hallarse en reposo encima de un escritorio o almacenados en la memoria del ordenador o en un archivo tradicional o simplemente perdidos o desaparecidos.

Cada una de estas aproximaciones, dinámica y estática, tendría sus propias leyes que no sólo describirían la gestión documental sino que nos proporcionarían información sobre la estructura jerárquica de la organización y de su comportamiento general. En el análisis de estas cuestiones abandono mi yo informático y entra en acción mi yo sociológico.

Si analizamos la dinámica documental nos encontramos con una ley o principio básico. Los documentos para que tengan valor, estén escritos sobre soporte papel o sobre soporte electrónico, deben estar en circulación, en movimiento entre distintos departamentos. Los documentos pierden valor en estado de reposo.

En una organización, sobre todo si es burocrática, un documento estático no beneficia a nadie, tan sólo ocupa sitio y ese almacenaje cuesta dinero. Es más se archivan porque se guarda la esperanza de que alguien los rescate para ponerlos en movimiento otra vez, ya que el movimiento de documentos da sentido a la maquinaria burocrática, justifica la presencia del personal encargado de su manipulación y de los mecanismos de comunicación de información. Además, sólo si el documento está "vivo" puede surtir efectos jurídicos.

A este respecto me acuerdo del dramático caso de una señora que acudió a mí para certificar cierta situación de la que disfrutaba veinte años antes. Fue imposible localizar el documento en todos los archivos de la Administración, a pesar de que disponía de una fotocopia parcial que demostraba que el documento le había sido expedido en su día. Como no se pudo localizar, cómo no se recuperó, fue imposible certificar nada y la señora en cuestión sufrió un daño que no merecía. Vivo, el documento le hubiera servido, desaparecido o muerto, no le sirvió para nada. Yo imagino al documento en cuestión, no puedo evitar esta referencia a Indiana Jones, al lado del Arca de la Alianza en un inmenso almacén de trastos olvidados.

El documento archivado adquiere valor por el paso del tiempo, pero desde un punto de vista histórico, por supuesto ese valor es traducible a dinero, pero no lo tiene desde una visión burocrática de la vida. A los documentos archivados le pasa algo parecido a lo que ocurre con los automóviles, van perdiendo valor conforme pasa el tiempo, hasta que en un momento dado - nadie sabe muy bien cuándo - adquieren valor histórico y se revalorizan pero, eso sí, tienen que estar en un buen estado de conservación... y, en el caso de los documentos, localizables.

En relación con el movimiento de los documentos he podido observar un curioso comportamiento social. En una organización, vuelvo a afirmar que esto ocurre más en una de tipo burocrático, un empleado no debería moverse por los pasillos de la sede sin llevar documentos en sus manos de manera visible para todos los demás. Es más, el empleado inteligente, al único lugar al que puede ir sin un papel visible entre las manos es al servicio.

Cuenta Plutarco, en su "Vida de Julio César", que el famoso romano dijo la frase "A la mujer de César no le basta con ser honrada, sino que, además, tiene que parecerlo" referida a su tercera mujer Pompeya y a una historia un tanto truculenta con un amante y que acabó en divorcio. Al parecer, existían serias dudas sobre la culpabilidad de Pompeya en este asunto pero César quiso ir más allá exigiendo no sólo la honestidad sino también el reconocimiento público de esa honestidad.

Por tanto, lo que está haciendo el empleado al ir por los pasillos con papeles en las manos es demostrar fehacientemente que se mueve de su despacho por razones estrictamente laborales y no para su solaz. Aquí se pervierte un poco el sentido original de la frase cesárea, pues en realidad pierde importancia si el empleado está trabajando o no, lo realmente importante es hacer ver que está trabajando.

Podría parecer que, con la llegada del documento electrónico a las organizaciones, esta necesidad ha caído en desuso. Sin embargo, este hábito no se ha reducido con la sociedad de la información, porque, a ver quién es el guapo que demuestra la necesidad laboral de un paseo por los pasillos con un correo electrónico si no está impreso en papel. El empleado listo recibe el correo electrónico, lo imprime y pasea con él.

El único lugar al que no hace falta ir con papeles es al servicio o al aseo. En este caso es incluso contraproducente llevar papeles por dos causas principales, en primer lugar porque no parece un hábito muy higiénico y, en segundo término, porque llevar papeles al baño indica que se espera estar un buen rato en el mismo lo que va en contra de la laboriosidad que se pretende demostrar, en este caso, es mejor llevarse el teléfono móvil que abre infinitas posibilidades de entretenimiento gracias a internet.

En cuanto a la estática documental, hay otro principio o ley básica: Lo escrito, escrito está. Dicho de otra manera, lo escrito tiene vocación de permanecer en el tiempo recordándonos lo que una vez se escribió y lo malo es que, muchas veces, lo que se escribió ha perdido vigencia, en el mejor de los casos, o es diametralmente opuesto al pensamiento vigente. Como sabemos las sociedades cambian con el tiempo, y cambian mucho.

Cuentan que un famoso cantante español, muy comprometido con la izquierda de toda la vida, compuso, cantó e incluso grabó una canción de loa del General Franco cuando era prácticamente un adolescente y, como los derechos de autor son irrenunciables e inalienables, no se ha podido desvincular de su creación, aunque lo ha intentado por todos los medios.

Esta anécdota ilustra muy bien lo que quiere decir este principio casi bíblico, las palabras se las lleva el viento se suele decir, pero lo escrito se archiva.

Debido a esto hay muchas personas que tienen cierta aversión a los escritos y prefiere realizar gestiones en conversaciones privadas o por teléfono, al menos cuando no se quieren comprometer, y luchan para que se levante un acta o se acuda a realizar un documento cuando quieren que la otra parte se comprometa.

Es esta también la razón de que existan los contratos escritos, pues un apretón de manos puede tener mucho valor en ciertas culturas, pero no es ninguna garantía real.

Y muchas veces el simple contrato escrito no nos parece suficiente si el asunto es de importancia vital para nosotros y contratamos los servicios de un tercero de confianza, de un notario que da fe y archiva el contrato por los siglos de los siglos. Y, no deja de ser curioso, entonces decimos que lo " elevamos a escritura pública " o lo "escrituramos".

Los tiempos están cambiando y en este siglo XXI nuestro no sólo tenemos documentos en papel, tenemos una pluralidad de soportes electrónicos en los que almacenar nuestros documentos. Ese uso generalizado del documento electrónico ha impulsado el desarrollo de herramientas que garantizan la autoría - mediante los sistemas de firma electrónica (5)- o la fecha del documento - mediante las técnicas de sellado de tiempo (6)- con lo que este principio se mantiene a pesar de las nuevas tecnologías.

Siempre que pienso en esto me acuerdo de un jefe que tuve hace años y que en actualidad es un personaje importante en nuestro país. Este señor, siempre que estábamos ante un asunto medianamente delicado y, ante la posibilidad de dejar algo por escrito que pudiera comprometernos en el futuro, me decía: " Juan Carlos no le escriba por favor, hable usted con él ".

Este principio de que lo escrito permanece es hoy más cierto en nuestra sociedad posindustrial de lo que ha sido jamás en la historia de la humanidad, trasciende lo meramente documental y entra directamente en nuestra vida diaria. Cuando escribimos en las redes sociales o publicamos un contenido en Internet, permanecerá para siempre en algún servidor de los millones de servidores conectados entre sí que forman esa famosa nube de la que todo el mundo habla. Que se lo digan a los personajes públicos que son avergonzados diariamente por algo que escribieron cuando no eran tan públicos o en un funesto día que andaban con la mente distraída.

Tengo muchas más cosas pensadas acerca del espacio documental, hay en este mismo blog muchas entradas en las que he diseminado ideas sobre este asunto (7), a ver si las ordeno y, o bien hago un libro, o hago otro blog específico sobre el particular. El problema es el tiempo libre, bien escaso entre los bienes escasos. Supongo que lo haré cuando me jubile.

En este artículo he tratado lo que para mí es lo más básico, por eso me he atrevido a utilizar inmodestamente la palabra "filosofía", en atención a lo esencial de estas cuestiones que podemos resumir en dos leyes básicas, por un lado, los documentos para que valgan de verdad tienen que moverse y, cuando dejas algo escrito en un documento, queda escrito para siempre. Así de primeras, ambos principios parecen de Pero Grullo, pero sus consecuencias no lo son en absoluto.

Juan Carlos Barajas Martínez

Miembro colaborador del ICCA

1. Marc Léopold Benjamin Bloch (Lyon, 6 de julio de 1886 - Saint-Didier-de-Formans,16 de junio de 1944) fue un historiador francés especializado en la Francia medieval y fundador de la Escuela de los Annales. Es uno de los intelectuales franceses más destacados de la primera mitad del siglo XX. Durante la Segunda Guerra Mundial se unió a la resistencia francesa, siendo detenido por la Gestapo el 8 de marzo de 1944. Diez días después del desembarco de Normandía fue fusilado junto con otros 29 resistentes. En su obra póstuma La extraña derrota escribió: "Afirmo, pues, si es necesario, frente a la muerte, que nací judío. [...] Extraño a todo formalismo confesional como a toda solidaridad pretendidamente racial, me he sentido, durante toda mi vida, ante todo y simplemente francés... Muero, como he vivido, un buen francés"

2.María de los Angeles Magdaleno, historiadora y politóloga, directora del Museo de la Independencia en Dolores Hidalgo (Guanajato, México)

3.La archivística o archivología es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos. La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente esta relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de pequeñas organizaciones.

4.Ignacio María de San Pedro, apodado "Don Cristobalía" se dedicó a vender versos delirantes y a subirse a las mesas del Café de Gijón, así como del Pombo (cafés en los que se reunía lo más granado de la intelectualidad española) a reclamar el cambio del nombre de América, por el de Cristobalía (origen de su apodo).

5.La firma electrónica es un conjunto de sistemas electrónicos que permiten establecer la identidad del autor o emisor de un documento electrónico. No hay que confundir firma electrónica con firma digital que es un tipo específico de firma electrónica. La legislación española y, por ende, la de la Unión Europea establece tres tipos de firma electrónica :

• Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
• Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta firma es equivalente a la firma manuscrita.

6.El sellado de tiempo o timestamping es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo

7.Para ver otros artículos en Sociología Divertida relacionados ver el apartado "burocracia" en el í ndice temático del blog.