¿Dónde se guarda la documentación ultra confidencial de mi empresa?

¿Vosotros habéis hecho algún curso para gestionar archivos? ¿No? Yo tampoco jaja y mi jefe aún menos. Los dos tenemos un serio problema con este tema porque nunca encontramos dónde están los documentos que necesita consultar en un determinado momento.

La oficina donde trabajo es de esas con decoración moderna y minimalista. Mi puesto de trabajo consta de la mesa, el book, la silla y la papelera. No tengo siquiera un perchero para colgar el abrigo en invierno.

Sin embargo, el despacho de mi jefe … buah… tiene su mesa de director general, con sillas de invitados, otra mesa con más sillas para sus reuniones, armarios y más armarios, perchero, plantas, lámparas fashion, ventanas con vistas espectaculares … Sí, mola mucho.

Tenemos dos archivos. 

El primero es el oficial. Son los armarios de su despacho. Allí están las baldas con las carpetas colgantes organizadas por colores según los temas.  

Por ejemplo, la documentación de los consejos de administración está en las carpetas de color rojo. Presentaciones a clientes en las de color verde. Comités internos en azul.Hay una color malva. Esa es mía. Allí es donde meto mis papeles. A saber, petición de vacaciones, bajas médicas, revisión de objetivos y poco más, la verdad, que yo soy de tirar todo... ¿Porqué guardo mis cosas en el despacho de mi jefe? Seguid leyendo y lo entenderéis.Además todas las carpetas están etiquetadas para identificar mejor la documentación. Esto es obvio, claro. Sólo digo porque me entretiene hacer los rótulos con el Dymo, que lo sepáis. 

Como no he estudiado biblioteconomía, mi sistema es bastante básico y, sobre todo, visual. Cuando abres los armarios, ¡siiiiiiii! ahí está ¡el arcoiris!, dando un puntito de alegría a la decoración sosa y aburrida del despacho. Es puro contraste frente al gris perla del resto de la estancia. 

A veces, cuando tengo un día ploff, entro en el despacho, abro las puertas de los armarios y me quedo mirando las carpetas. 

- Erika, ¿qué pasa? ¿ya estás haciendo la fiesta del color?

- Sí
- Vale, te quedas ahí un minuto recreándote y luego vuelves a trabajar.

Él ya sabe que lo hago para cargarme de energía. Y vosotros ahora acabáis de descubrir lo poquito que necesito para levantarme el ánimo.

El segundo archivo es el realmente importante. Es el confidencial. ¿Donde está ubicado? En mi cajonera.Allí guardamos sus cosas personales, tales como sus declaraciones de hacienda, movimientos de las tarjetas de crédito, sus nóminas … También los temas altamente confidenciales de la empresa. Así si alguien entra a robar información privilegiada a su despacho, ya puede buscar, que no la encontrará.
Tengo mi cajón a reventar, por eso, guardo mis documentos personales en el despacho del jefe.

Nadie en la empresa sabe que existe este segundo archivo, por eso, me toca disimular como si en mi cajonera sólo tuviera las galletas de media mañana, los kleenex y unos cuantos bolis. 

La llave la llevo colgada al cuello al estilo ama de llaves del siglo XIX. La verdad es que la responsabilidad de guardar esos documentos en mi mesa me acojona un poco.  Imaginaros lo siguiente. Es invierno, salgo de noche del trabajo para volver casa. No hay nadie por la calle. Suena el viento Ffffffffffffffffffffffffffffuuufffffffff y mis tacones clac, clac, clac. De repente, oigo pasos detrás de mi. Acelero y el que sea también lo hace. Vale, ya está, ya estoy muerta de miedo. ¿Qué hago, me giro y miró a ver quién es? No, mejor no. Erika, correeee.

Ando más de prisa y el otro tambien. Esto, amigos, solo puede ser señal de que es un espía industrial que quiere arrancarme la llave del cuello para ir a la oficina a robar los documentos de mi cajonera y entregárselos a la competencia, en plan wikileaks.
Empiezo a correr, matándome con los tacones. 
Llego al portal. Busco y rebusco las llaves de casa en el bolso. Entonces noto una presencia a mi lado. ¡Este es el fin, Erika! Seguro que es el mismo Julian Assange...

- Chica, qué rápido andas. No te alcanzaba. Ya abro yo que tengo las llaves a mano.

Pues sí, el espía industrial es mi vecino del quinto. Muchos días coincidimos regresando a casa a la misma hora. Mira que le digo que grite mi nombre cuando empieza a perseguirme, que un día de estos me va a dar un infarto. ¡Puff!

¿Veis lo que implica ser ama de llaves al estilo del siglo XIX? Vaya paranoia, acabo viendo fantasmas donde no los hay.

Volviendo al archivo, siempre he pensado que mi jefe tiene síndrome de Diógenes. Él va acumulando todos los documentos sobre su mesa. ¡Madre mía! tiene montañas y montañas de papeles. Cuando veo que ya no tiene espacio para escribir, le digo:- ¿Ordenamos tu mesa?- No, Erika, tú lo tiras todo. Te gusta tanto el contenedor de “destruir” como eliminar mis emails del correo. Déjalo, ya haré el archivo, guardando lo que me interese, cuando pueda.

En agosto cuando se aburre hace el archivo. Qué tío, aprovecha que no estoy en la oficina para ponerle pegas porque no tira nada. ¿Cómo? Tiene una técnica muy simple. Coge las montañas de papel de la mesa. Abre un armario, uno cualquiera, qué más da. Saca una balda y mete la documentación toda mezclada en mis carpetas de colores. Tampoco se fija en mis rótulos. ¡Bah! para qué iba a hacerlo. Lo importante es quitar todo de en medio.Hace lo mismo que cuando tienes tu casa hecha una leonera y de repente riing riing. Tu madre, tu suegra o peor aún, las dos juntas están llamado al telefonillo. Ya te veo. Miras a tu alrededor con cara de pánico. Te dan los sudores fríos. Mientras tu madre, tu suegra o las dos suben en el ascensor, corres por tu casa como un loco, abriendo los armarios y escondiendo todo lo que tenías tirado por ahí. Cuando oyes din, don, din, don en la puerta de tu piso, ya tienes la casa perfectamente recogida ¿a que sí?. Una vez se ha ido la visita, no te acuerdas de dónde metiste ésto o aquello y para encontrarlo tienes que ir abriendo todos los armarios.No estoy segura de si mi jefe corre como un loco por el despacho archivando. Aunque estoy convencida de que sí que le dan los sudores fríos ... Vamos, quita esas montañas de en medio que Erika y su destructora de papel están a punto de volver de sus vacaciones .... Efectivamente, a mi regreso no tiene ni un papel a la vista. Al igual que te pasa a ti en tu casa, él tampoco sabe dónde puso la documentación necesaria para consultar un dato para determinada reunión. Así pasados los meses:- Erikaaaa ¿dónde me has puesto el acta de la reunión de accionistas de febrero?- Estaba entre las montañas de papel de tu mesa.- Nooooooo, allí no está. Estoy mirando en el archivo y está todo manga por hombro ¡vaya forma de ordenar que tienes!- Whaaaaaaat? Pero si eres tú el archivero ¡qué fuerte! Echar la culpa a los demás de tus cagadas es muy feo.- Erikaaaaaa, calla, qué manía tienes con llevarme siempre la contraria.Nos gritamos porque él está en su despacho y yo estoy en mi mesa sentada con los ojos en blanco implorando al santo Job.Sí, con su forma de ordenar, está todo, absolutamente todo, traspapelado. Sin embargo, tengo un truco jeje. Espero unos 5 minutos que es lo que tarda en desesperarse. Espero también porque me gusta hacerle de rabiar un poco. En este tiempo voy abriendo mis carpetas del ordenador. Allí guardo copia de todo. Allí están todas las presentaciones y documentos perfectamente clasificados y guardados. Busco y localizo lo que necesita. Dejo mis deditos preparados sobre las teclas Ctrl + P y al grito:- Erikaaaaaaa,ven aquí yaaaa, ayúdame a encontrar el acta.Hago click, imprimir. Lo recojo de la impresora y entro en el despacho:
- ¿Es esto lo que andas buscando?- Justo eso, gracias Erika. A ver cuando te pones con el archivo, que en esto eres un auténtico desastre.

¡Santo Job dame paciencia!

¿Tu cómo organizas el archivo? ¿Me das alguna recomendación?