¿Durante cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Muchos autónomos y emprendedores se preguntan durante cuánto tiempo tienen que conservar las facturas para no incurrir en ningún tipo de ilegalidad.

¿Tienes la misma curiosidad? Pues entonces, sigue leyendo. Te vamos a explicar el tiempo medio que hay que almacenarlas y los motivos legales por los que es pertinente hacerlo, tengas o no empresa.

¿De qué sirve una factura?

Principalmente, es un papel o un documento que indica que hemos realizado un trabajo y que hemos cobrado por él. A la par, la factura nos da una información muy valiosa: nos dice qué porcentaje de nuestros ingresos se han abonado a los impuestos del Estado en forma de IVA.

De hecho, ese es uno de los principales motivos por los que hay que guardar las facturas durante bastante tiempo.

¿Cuanto tiempo hay que conservar las facturas?

Si vamos al código mercantil, este indica que la legalidad apunta a una duración de seis años. Es decir, desde que se han emitido, deben de guardarse todo ese tiempo.

Es más, incluso si como autónomo o como empresario cesas tu negocio, la ley te obliga también a conservar esas últimas facturas durante seis años.

Si vamos a la legislación tributaria, vemos que Hacienda trabaja siempre en franjas de cuatro años. Esto quiere decir que solo tu actividad económica de los últimos cuatro años puede tener relativa vigencia o importancia todavía.

Un ejemplo: cuando se hacen inspecciones aleatorias, estas se centran en analizar la actividad económica de la empresa durante los últimos cuatro años, y no por más tiempo.

Finalmente, hay otro criterio u otro imperativo legal que te obliga a guardar las facturas. Se trata de la prescripción del IVA. Como ya te anunciamos más arriba, gran parte de la importancia legal de tu facturación reside en la cantidad de impuestos que el Estado cobra de tu trabajo.

Aquí el criterio es similar al anterior, y tendrás que guardar tus facturas, al menos, durante cuatro años desde que emitas el último certificado modelo 303.

Hay otro criterio, que es el del IRPF. Este, cuando trabajas con sociedades limitadas o con otro tipo de organismos, se vuelve un básico en tus facturas. Y también puede ser otro criterio para regir la legalidad de tu proceder y de tus operaciones.

A diferencia del IVA, este impuesto se presenta una vez al año. De forma que, legalmente, tienes que guardar estas facturas un total de 5 años.

Finalmente, si tienes que pagar el impuesto de sociedades, estas facturas hay que guardarlas durante una década.

Como ves, la horquilla varía entre los cuatro y los seis años para la mayoría de casos, pero en función de tus actividades económicas puede llegar incluso a los 10.

La conclusión es obvia: las facturas son fundamentales, no solo mientras ejerces tu actividad económica, y hay que almacenarlas de una manera adecuada y funcional.

¿Por qué es importante guardar las facturas?

Es más por un motivo de prevención. Pueden darse inspecciones o revisiones que, si bien no tienen que indicar que hayas incurrido en una irregularidad, sí pueden tener un carácter aleatorio y, por lo tanto, tocarte.

Para no tener que sufrir las multas o las complicaciones legales que puedan asociarse con este proceso, lo mejor siempre es tener guardadas todas las facturas de tus últimos años de actividad, por engorroso que pueda resultar, ya que siempre va a ver métodos o sistemas que te faciliten esta tarea.

¿Cómo guardar las facturas de manera fácil y sencilla?

No todos los negocios son iguales. Probablemente, un autónomo que trabaje solo con un par de clientes lo tenga más sencillo que una empresa que tiene ventas a diario.

En el primer caso, apenas existe complicación, mientras que en el segundo se vuelve más necesario un control riguroso de lo que se está facturando.

Ya que, ese control, será también una manera de evitar posibles problemas legales con Hacienda en un futuro. En este sentido, la informatización de la contabilidad y de la facturación es la solución más sencilla a la que se puede y se debe optar.

Actualmente, los ERP de gestión en la nube son la manera más cómoda de almacenar y registrar todos los datos de facturación que tengas en tu empresa, o tú como particular. Podrás ir cuadrando las cuentas con facilidad y tener la garantía de que tus archivos no se perderán.

No estarán guardados en el ordenador sino en la nube. De esta manera, siempre serán completamente seguros y te resultará cómodo y sencillo acceder a ellos. Es la mejor forma de estar siempre preparado para cualquier inspección o revisión.

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Podrás comprobar lo fácil y sencillo que es tener organizadas tus facturas sin necesidad de almacenar montañas de carpetas y papeles, ya que todo se guarda en la nube, podrás acceder a ellas en cualquier momento.

Conclusión

Ahora que ya sabes cuánto tiempo hay que conservar las facturas y cuál es la manera más fácil de hacerlo. Puedes quitarte un peso de encima.

Recuerda que, cuando se trata de inspecciones o problemas de este tipo, siempre es más inteligente prevenir. Y también será más cómodo para ti.