#efectividad2017: GTD® es uno más de mi familia

Esta es la tercera de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Francisco José Uclés Ríos, Gestor de Facility Management en el departamento de Data Centers de Ferrovial Servicios. Francisco José, Paco para los amigos, afirma estar en un momento muy dulce de su vida profesional, ya que su posición actual se combina a la perfección con su pasión por la tecnología y la innovación

Paco  lleva 25 años en el mundo del mantenimiento y los servicios, y cuenta con una amplísima experiencia, resultado de haber pasado por diferentes especialidades en el sector, desde el terciario al industrial. Nos encontramos frente a una persona inquieta y muy activa, siempre buscando retos nuevos, tanto personales como laborales. Como es de imaginar, sus intereses e inquietudes necesitan un nivel de gestión y supervisión que hacen que la metodología GTD^® sea para él, usando sus propias palabras, «uno más de mi familia».

Desde que conozco a Paco, me ha llamado poderosamente la atención sus ganas de aprender, su versatilidad y su humildad. Paco es sin duda uno de los alumnos más aventajados con los que he tenido el placer de trabajar en los últimos años, a pesar de lo cual se considera un aprendiz que sigue, como él mismo dice, «aprendiendo e intentando mejorar en el método día a día».

En esta entrevista, Paco nos cuenta cómo llegó a la efectividad personal y el impacto que desarrollar esta competencia ha tenido en su vida, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Espero que la disfrutes tanto como la he disfrutado yo, porque esta entrevista es un ejemplo palpable de que otra forma de trabajar y de vivir es posible

Paco, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Por mi trabajo de gestión, necesito tener múltiples tareas a la vez e ir resolviendo diferentes variantes en mi día a día. Por suerte, mi compañía, que apuesta muchísimo por la formación de sus equipos de gestión, me convocó a un curso de eficiencia personal. Sin saber ni cómo, me encontré en un hotel, en una formación de un par de días, en los que un caballero (José Miguel Bolívar) nos contaba cómo podíamos organizarnos y gestionar nuestros pendientes y futuros sin agobios ni estrés.

Sonándome a un truco de magia, en el que quieres mirar dentro de la chistera a toda costa, se me descubrió la metodología GTD^®, y desde el principio supe que tenía que formar parte de mí. Llevaba tiempo necesitando organizarme de una manera más eficiente.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Tenía una mezcla entre ilusión e inseguridad sobre los pasos a realizar. Lo primero que hice fue ampliar los conocimientos recibidos en la formación y comprarme un par de libros especializados para entender mejor la filosofía de trabajo. Por supuesto, como no, el de David Allen, «Organízate con eficacia», fue uno de los elegidos.

Después, como primer paso de implantación en el que sufrí muchísimo, fue empezar a recopilar y simplificar todas las entradas, tal como se indicaba en la metodología. A continuación, y quizás lo más difícil, fue combinar el día a día – que no para nunca – con el intento de cambiar las rutinas y costumbres hacia una nueva manera de pensar

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Mi primera barrera la encontré precisamente en mi forma de ser y en la obsesión por intentar encontrar la manera de llevar a cabo el GTD, centrándome más en la búsqueda de la tecnología, que en la interiorización del método

Ciertamente la manera de superarlo fue cuando analizaba las aplicaciones que barajaba usar y realmente no entendía cómo adaptarlas al método, precisamente por estar falto de conocimiento sobre él. Así que, tras tambalearme de un lado a otro, me centré en aprender lo que realmente tenía que implantar

Otra de las barreras fue la constancia. Pero en eso sí lo tuve claro desde el principio. No quería eficiencia en un solo campo, y me exigía cumplir los pasos al pie de la letra, para no generar malos hábitos ni pereza. Así que empecé aplicando el GTD^® tanto a mi faceta laboral como a la personal. Nunca entendí una separación de ambas en un sistema de eficiencia.

Para ello, y como una de las recomendaciones del curso que realice, empecé a utilizar FacileThings, que tenía exactamente lo que buscaba: cumplir con el GTD^® al 100% y con tutoriales de explicación de porqués, en cada operación. Ese día recuerdo la satisfacción de saber que estaba ya en el camino

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Sobre todo la sensación de que no queda nada en el olvido y el no tener que estar recordándome a cada momento lo que tengo que hacer en el día para que no se me olvide.

Como ejemplo, antes el trayecto a la oficina era una preparación diaria de lo que tenía que hacer, y una búsqueda de solución de lo olvidado el día anterior. Ahora voy cantando en el coche porque – no te lo había dicho – la música es otra de mis pasiones.

El tener las tareas bien organizadas y, sobre todo, el saber dónde buscarlas, es algo que recomiendo a todo el mundo. Ciertamente es complicado mantenerte al 100%, y todos hemos tenido recaídas en la metodología y momentos en los que parece que te vas a derrumbar. Pero al final, también los hábitos de ejercerla ayudan a seguir adelante.

Otro de los logros de los que me siento orgulloso es que estoy siendo capaz de conseguir hacer proyectos que antes ni soñaba, por creer que nunca tendría tiempo. Hace un año puse en marcha un blog y un canal de YouTube sobre juegos de mesa que me están dando muchísimas satisfacciones. Si no fuera por la efectividad personal, sería imposible poder compaginar tantas cosas

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

La sensación de control sobre las cosas es lo mejor. Con esto no quiero decir que no tenga cosas pendientes, cuidado. Las cargas de trabajo siguen existiendo, pero el saber qué se hace y, sobre todo, qué se deja sin hacer – para poder prepararte – es fundamental.

Las tareas rutinarias son algo que se nota muy pronto en todos los entornos. Precisamente por ser rutinas, son las primeras tareas que se fueron de mi cabeza, y de las que siempre realizas en los momentos adecuados.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Al principio me veían un poco friki, aunque realmente, como siempre estoy intentando hacer cosas diferentes, parece que va dentro de mi personalidad. Pero sí que, con el tiempo, las personas que me conocen han notado un cambio muy considerable en el rendimiento, y me han comentado que me ven muy organizado.

Aunque, por el contrario, el saber que tienes un método de efectividad hace que algunos exijan más en mi rendimiento e, incluso, buscan la manera de romperlo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Los contextos son quizás la herramienta que más me satisface. Realmente los contextos hacen que GTD^® funcione como un engranaje perfecto

Como ejemplo, tengo un contexto #Antes_De_Salir, en el que pongo todas esas cosas que te piden que lleves al trabajo, o que te tienes que traer del trabajo a casa. Siempre lo miro justo antes de salir de ambos, y es increíble la de cosas que hay ahí. Ya hace tiempo que no oigo el: «Al final no me lo has traído… ¿Verdad?»

O el típico contexto de #supermercado e ir a la compra y, al mirarlo, estar la lista de lo que hay que comprar casi al completo.

También, introducir todos los datos posibles al preparar la tarea, hace que sea más fácil y rápida realizarla en un futuro, e incluso ser una buena referencia en futuras tareas parecidas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Ciertamente soy un apasionado de las cosas que me gustan y no puedo evitar transmitir mis sensaciones a los que me rodean. Como logro, ya he transmitido la pasión por GTD^® a varios de mis conocidos, y a día de hoy siguen el método y están muy agradecidos.

Simplemente les cuento como me afecta a mí, que me quita el estrés de las tareas y que dejan de olvidarse las cosas. También les digo que hay que ser muy constante y que no es fácil.

La cabeza empieza a pensar de otra manera y todo lo que no entra en el GTD^®, para mí no existe. Intento ser transparente con mis sensaciones y experiencia.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Recuerdo al principio, cuando en mi entorno personal estaban todos en modo «análisis del método», un amigo me pidió una tarea, no recuerdo exactamente qué era… Sí, que le dejara una herramienta o algo así. Y a los dos días de solicitarla, en una llamada telefónica, me comentó: “Pues creo que tu método no funciona, porque no te has acordado de lo que te pedí”,  tras lo que yo le comenté: «No, no. Tú estás muy confundido. Sé perfectamente lo que me has pedido, pero tú te crees en una preferencia e importancia diferente a la mía». Por supuesto, acabamos de risas.

Para ser más serios, comentar como anécdota la sorpresa de las personas a las que delegas. Con la carpeta «A la espera» se quedan bastantes sorprendidas del seguimiento de lo delegado.

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