El email NO es tu prioridad nº 1

¿A qué te dedicas? ¿Cuál es tu función?

Esta es la pregunta que hago a todos mis clientes. Lo he preguntado a miles de personas y me han contestado cosas muy diversos: soy médico, soy contable, soy arquitecta, soy coach, soy ingeniero, soy padre, soy compositor, soy voluntario… Me han contestado de todo, menos una cosa. Hasta ahora nadie me contestado “Me dedico a contestar emails”.

No obstante, la mayoría de los trabajadores de conocimiento empiezan cada día leyendo su correo electrónico.

No lo entiendo. En la mayoría de los casos, la primera hora de la mañana es el único momento del día en que tú puedes decidir qué hacer. Aún no suena el teléfono, no han surgido emergencias y tus compañeros están demasiados enfocados en leer su email. Tienes la posibilidad de elegir la tarea que más te ayudará a conseguir tus objetivos, y ¿qué haces? Decides de contestar tus emails de forma reactiva en lugar de construir algo nuevo, en lugar de avanzar. Decides convertir el correo electrónico en tu prioridad nº 1.

Cambia tus hábitos de email

Recomiendo que cambias tu rutina de la mañana por una rutina más productiva y que dejes el email para media mañana.

Pero cambiar tus hábitos productivos no es tan fácil… Aun me acuerdo muy bien de mi primer intento. Había leído artículos como este sobre el efecto negativo del email al principio del día y decidí cambiar mi habito de consultar el correo electrónico al inicio de mi jornada laboral. El primer día no tenía ningún problema, porque estaba motivado. El segundo día ya me costó un poco más y ya en la tercera mañana fallé.

Unos meses mas tarde hizo un segundo intento. Esta vez estaba mejor preparado: había leído el libro El poder de los hábitos. En lugar de utilizar mi fuerza de voluntad para cambiar el hábito—un recurso muy escaso en la primera hora de la mañana—decidí sentarme cada mañana un momento en la mesa de trabajo de un compañero para planificar mi día en una hoja de papel. Y solo cuando tenía el plan hecho, me desplazaba a mi propia mesa para ejecutar el plan.

En la actualidad todavía lo hago así. Empieza mi día creando un plan sentado en la mesa del comedor de casa. Obviamente, planifico tiempo para procesar la bandeja de entrada del email, pero nunca en la primera hora.

Tengo que leer el email a la primera hora

Muchas veces cuando explico mi rutina de la mañana en cursos o sesiones de mentoring, mis clientes me comentan que les gustarían hacer así, pero en su situación es imposible. Habitualmente porque puede ser que haya un mensaje de su jefe o de un cliente con un tema urgente.

En estos casos, primero insisto que seguramente se equivocan, que las urgencias de verdad nunca llegan por email. Si alguien te avisa por email—un medio de comunicación asíncrono—por definición no espera una respuesta inmediata. Y en el caso en que tengas un compañero o un cliente con estas expectativas irreales, habrá que reeducar esta persona.

No obstante, habitualmente mi explicación no tiene mucho efecto; hay creencias que son difíciles de eliminar. Una parte de los profesionales están convencidos de que en su caso hay que leer el email en los primeros minutos de la mañana. En este caso, les presento la técnica del ‘escán de emergencias’.

Escanear por emergencias

Se trata de una técnica que yo mismo también aplico, por ejemplo entre dos reuniones largas. La idea es que quiero tener la mente tranquila para poder enfocarme en la próxima tarea, en general una tarea grande. Si tengo la sensación que podría haber algo muy importante en el inbox de mi email—lo que yo llamo una bomba—tendré una parte de mi atención ocupada.

La solución es hacer una escán de emergencias de mi bandeja de entrada. No proceso el email como debo hacer, porque en este momento no hay tiempo para eso—tengo que entrar en la próxima reunión—o porque no es el momento—es la primera hora de mi día y quiero utilizar mi energía para hacer mi trabajo.

Abro la bandeja de entrada de mi email con un único objetivo: identificar las bombas. No leo mensajes, no clasifico mensajes, ni organizo mi trabajo. Sólo quiero identificar asuntos que realmente no pueden esperar hasta después de mi reunión; que habrá graves consecuencias si ignoro la tarea durante media hora.

La verdad es casi nunca encuentro bombas, así que puedo entrar en mi reunión con toda la tranquilidad sabiendo que todo está controlado.

También puedes seguir esta estrategia del escán de emergencias para poder ignorar el email durante la primera hora de la mañana. Eso te dará una hora para avanzar en tu trabajo, haciendo tareas que realmente te ayudarán a avanzar hacia tus objetivos. Sólo después de haber dedicado tiempo a tus tareas clave, abres el email para procesar mensajes nuevos, sabiendo que, pasa lo que pasa, ya has avanzado en tu trabajo. ¡Estás preparado para el caos!

El correo electrónico sólo es un medio de comunicación, pero no es tu prioridad.

Más consejos para gestionar mejor tu email

En mi curso online Gestiona tu Email con Eficacia explico todos mis consejos para mantener la bandeja de entrada bajo control. ¿Qué haces tu para evitar que el email te come el día? Explícalo en los comentarios.

Imágenes Email por la mañana y Mesa blanca cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, management consultant artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.