El email profesional y sus características.

Para una empresa el correo electrónico es una herramienta de gran utilidad; y como toda herramienta orientada a la productividad, la misma bien implementada y explotada en todo su potencial puede ofrecer resultados comerciales muy positivos.

La utilización del correo electrónico (email) como forma de comunicación con los clientes de la empresa es algo de uso diario; al mismo tiempo, dicha forma de comunicación en muchos casos se convierte en la primera toma de contacto con los potenciales clientes.

Lo anterior determina la importancia de la correcta utilización del correo electrónico como herramienta para la empresa, y se deben tener en cuenta diversos factores al momento de escribir un email profesional efectivo.

Los factores básicos antes de escribir o responder un correo electrónico son los siguientes:

– Si es la primera toma de contacto de un potencial cliente con la empresa, nos convertimos en la voz de la empresa a través de la palabra escrita.

– Si el correo electrónico es con un cliente de la empresa, debemos valorar el estado actual vinculante al momento de escribir el email. Las palabras incorrectas pueden literalmente arruinar una operación comercial.

– La velocidad en la respuesta del correo electrónico es muy importante, y no sería el primer caso que como consecuencia de un email enviado a destiempo se termina por perder un cliente.

En definitiva, las características principales del correo electrónico empresarial deben ser la claridad y la eficacia; teniendo presente que si el mismo es una respuesta a petición de un cliente también se debe responder en el menor tiempo posible.

Para lograr ajustarnos a dichas características descritas anteriormente, se necesita de proactividad, experiencia y formación. La proactividad permitirá ser efectivos, la experiencia ser asertivos y la formación ser rápidos.

¿Formación para escribir un coreo electrónico?

Sí, comenzando por ser competentes en el uso del lenguaje y pasando por ser hábiles en las técnicas de mecanografía, algo que frecuentemente se detecta como una carencia no solo en el sector empresarial.

Personas que escriben en un teclado con solo dos dedos o con sus ojos clavados en éste, independientemente de su formación académica, no son precisamente productivos.

Recordemos que los cursos de mecanografía se pueden descargar de internet y son gratuitos; solo basta dedicarles unos minutos al día para obtener resultados positivos tangibles, los cuales se traducirán en una mayor eficacia y productividad para la empresa.

Elementos de un correo electrónico (email profesional).

– Definir y segmentar al destinatario del correo electrónico (email).

El correo electrónico empresarial siempre es a nivel profesional. Tanto sea con un cliente, un colaborador, un proveedor o con otra empresa, siempre se debe mantener la profesionalidad en todos los aspectos relacionados al envío de dicho email.

Lo anterior determina uno de los principales rasgos del email inmobiliario, la formalidad. La utilización de un lenguaje coloquial se condicionará al grado de confianza que tengamos con nuestro destinatario; aunque es recomendable mantener siempre un modelo estándar de comunicación vía email por parte de la empresa.

– Antes de escribir el correo electrónico hay que pensar.

En toda circunstancia ante el envío de un correo electrónico debemos primero estructurarlo mentalmente; ello significa atender desde las necesidades específicas del por qué estamos escribiendo dicho email, cuál será su cometido y prever sus consecuencias.

Procede centrarse en lo que se pretende comunicar y la forma en que se hará, para lograr así un mayor grado de eficacia y asertividad con el mismo. Al por qué y al cómo escribiremos el email de la empresa, debemos sumar otras dos cuestiones para obtener mejores resultados, qué es en específicamente lo que pretendemos y para qué lo escribimos.

– Hay que cuidar la netiqueta del correo electrónico (email).

Desde los comienzos de internet hay ciertas reglas de estilo bien definidas para aplicar a la comunicación escrita, lo que se define como netiqueta. La netiqueta en internet surge como una necesidad de mantener un cierto grado de respeto en la comunicación escrita, tanto sea en los foros, los comentarios en otros blogs o incluso al momento de escribir un email.

Si bien es cierto que con los años la netiqueta parece comenzar a caer en desuso por parte de muchos usuarios de internet, ello no implica en modo alguno que el contemplar sus reglas resulte perjudicial a nuestros intereses.

Insisto, el email que se envía desde la empresa es de carácter profesional, y se deben tener presente características particulares bien definidas respecto del mismo.

Dentro de la netiqueta, la utilización de caracteres en mayúsculas significan gritos y los emoticones, salvo si tenemos un alto grado de confianza con nuestro receptor, representan algo pueril.

– Diseñar la estructura del correo electrónico (email).

Aquí se debe reparar en las partes del correo electrónico; desde el saludo al desarrollo del contenido central del mensaje, y finalizando con la despedida del mismo.

También conviene analizar el cuerpo del mensaje que contiene el email en sus espacios, saltos de líneas y sangrías a utilizar. Es conveniente que el mismo sea agradable visualmente, y no represente una ensalada de letras para nuestros ojos que termine por distorsionar la efectividad del correo electrónico.

Una correcta inclusión de espacios, saltos de línea y signos para destacar partes del mensaje, servirán para dotar al email de mayor claridad y facilitarán su lectura.

– Corregir la ortografía y la gramática del correo electrónico.

Es improcedente el escribir un email profesional con faltas de ortografía o sin reparar en su estructura gramatical.

El receptor de un correo electrónico el cual contenga faltas de ortografía pensará, y estará en todo su derecho de hacerlo, que recibe un mensaje de una persona que puede ser cualquier cosa menos un profesional.

En consonancia, la gramática juega un papel muy importante al momento de escribir un correo electrónico; los signos de puntuación, la utilización de frases completas y una revisión gramatical previa al envío del email es determinante.

– Prestar atención a los colores y al tipo de fuentes del email.

El tipo de letra y tamaño que se utilice para escribir un email profesional es muy importante. Si bien algunos tipos de letras a utilizar pueden resultar de diseño atractivo, no así lo representan desde lo práctico o funcional.

Los dos tipos de letras más utilizados para escribir un correo electrónico, que resultan del equilibrio entre diseño y funcionalidad, son la Arial y la Times New Roman; aunque hay otras fuentes que funcionalmente también ofrecen un buen rendimiento.

Respecto del tamaño de la fuente se suele utilizar entre los 10 y 12 puntos; teniendo presente que nuestro receptor eventualmente podrá visualizar nuestro email desde un dispositivo móvil o tablet, y ello también termina siendo importante.

El color negro para las letras del correo electrónico es “él” color a utilizar. Algunas personas, erróneamente por cierto, parten de la creencia que el color azul u otro similar otorgan cierto grado de seriedad a un email, cuando en realidad es muy poco efectivo utilizar un color que no sea el negro para el desarrollo del texto.

Al mismo tiempo, también es cierto que la utilización de determinados colores para encabezados, dividir partes del correo electrónico o adjuntar enlaces, es un recurso de gran utilidad y puede ser efectivo.

– La extensión del correo electrónico profesional.

La extensión de un correo electrónico profesional desde luego dependerá de diferentes factores; entre ellos los más destacados son la necesidad de transmitir información al receptor de forma precisa y, dependiendo si el email es parte de una comunicación entablada previamente, de las necesidades específicas de la empresa.

En cualquier caso, la extensión del email no debe excederse en la información, es decir, procede ser muy específicos en el mismo para no perder efectividad.

Por ejemplo, no es lo mismo el envío de un email bajo previa solicitud específica del receptor, que el envío de un correo electrónico como parte de una estrategia de marketing online.

– Escribir un email profesional en diferentes idiomas.

Hablar un idioma no significa ni mucho menos el tener plenas competencias respecto del mismo; dentro de ello, aparte de necesitarse un alto grado de comprensión del idioma en cuestión, es necesario saber utilizar su gramática y dominar los estilos del idioma.

Insisto, no es lo mismo dominar un idioma con todo lo que ello implica, que solo hablarlo; y precisamente para dominar un idioma se debe escribirlo de forma correcta y comprenderlo en toda su dimensión de recursos lingüísticos.

Si se presenta un cliente extranjero y no se domina su idioma en plenas competencias lingüísticas, es mejor derivar la tarea de comunicación a un colega de la empresa que sí domine el idioma en cuestión.

– Firma digital para el correo electrónico (email).

Independiente del saludo como parte de la estructura del correo electrónico, conviene adjuntar una firma. Es muy práctico utilizar una firma modelo para todos los envíos de email de la empresa; algo así como una plantilla estándar.

La firma del email profesional se divide en dos partes: la personal y la empresarial. Como firma personal, además del nombre y otros datos como el teléfono, conviene adjuntar a la misma una fotografía del miembro de la empresa que remite el email.

La otra parte de la firma del email profesional es la que consta de los datos de la empresa; en la cual, además de los datos legales, conviene adjuntar el logotipo o banner corporativo, y reflejar la normativa legal vigente respecto de la Protección de Datos de Carácter Personal.

– Leer el correo electrónico antes de enviarlo.

Antes de enviar un correo electrónico siempre es menester releer lo que escribimos; es una fase que permite, además de encontrar posibles errores ortográficos y/o gramaticales, tomar conciencia si el mismo coincide entre lo que pretendemos comunicar y lo que estamos intentando lograr con dicho email.

Toda acción provoca una reacción y el correo electrónico en sí mismo es una acción, la cual provocará una determinada reacción en el cliente y, al mismo tiempo, ello derivará en consecuencias específicas.

El correo electrónico para una empresa es una herramienta de gran utilidad, la cual se debe utilizar en consecuencia, y no ser subestimada en su potencial dentro del marketing online.