El email que todo el mundo debe enviar antes de ir de vacaciones

La semana que viene empiezan mis vacaciones¹ y aunque puede parecer extraño, ya estoy pensando en lo que pasa cuando vuelve de mi viaje.

Porque la parte negativa de cualquier viaje es la enorme montaña de email que se acumula mientras tu no estás presente. Cuando vuelves de tus vacaciones quieres empezar proyectos nuevos y no perder uno o dos días contestando correo electrónico.

¿Existen maneras de evitar el problema del email acumulado?

La razón porque ya estoy pensando en este problema antes de salir es que debo actuar ahora si quiero evitar el problema.

La primera cosa que hago — algo que casi todo el mundo ya hace — es activar una respuesta automática² para informar las personas que me envían mensajes durante mi ausencia. Es algo muy fácil de hacer en Gmail.

Pero eso no es suficiente, porque cuando tus contactos te escriben durante tu ausencia es porque necesitan algo de ti y cuentan con tu disponibilidad. Puede ser muy frustrante para tus clientes si tienen un tema importante y se enteran que tu no estás a través de un mensaje automatizado…

El email que lo soluciona todo

La solución es bastante sencillo: informa a tus compañeros, clientes, proveedores y otros contactos sobre tus planes de viaje, preferiblemente con suficiente adelantación.

Puedes utilizar la plantilla que utilizo:

Hola NOMBRE,

Estaré fuera de la oficina desde FECHA INICIO hasta FECHA FINAL y quería informarte de haber traspasado toda la información importante a COMPAÑERO para que el te puede atender durante mi ausencia.

No responderé a los mensajes que recibo durante este periodo.

Saludos cordiales,

FIRMA

Opcionalmente puedes incluir información concreto sobre el estado de algunos proyectos específicos y personalizar el email en otras maneras.

Si informas bien a tus contactos y gestionas sus expectativas, verás que el volumen de email que recibes durante tus vacaciones disminuye considerablemente.

¿Ya utilizas un email similar para informar a tus contactos? Comparte tus experiencias en los comentarios.

Imagen Vacaciones cortesía de Shutterstock

1. No te preocupas por tu dosis de posts de productividad durante mi ausencia. Mis amigos bloggers de productividad han preparado un verdadero bombardeo de artículos interesantes. ↩︎


2. Truco: activa la respuesta automática en día antes de salir y déjalo activado durante el primer día después de volver de tus vacaciones para evitar emergencias de última hora y asegurar una reincorporación más tranquila. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.