Cuando pregunto a mis clientes por sus principales problemas de efectividad, casi siempre sale el correo electrónico en el top 3. Eso me extraño mucho; no debería ser ningún problema, porque el email solo es un medio de comunicación, y además asíncrono.
Salvo algunas excepciones, podemos decir que tu trabajo no consiste en leer y contestar emails.
El correo electrónico es seguramente el medio de comunicación que más usas, una de las vías por la que entra mayor cantidad de información cada día.
Es mejor trabajar de forma proactiva
El error más común que he observado y la causa principal de los problemas es mantener la aplicación del email abierta todo el día, porque la usas como tu lista de tareas.
Seguir el orden de la bandeja de entrada del email es trabajar de forma reactiva, olvidar tus propias pautas y sistema para hacerlo según las del correo.
Además, tú no decides qué hay en la bandeja de entrada y es posible que el mensaje más importante esté al final. Si has seguido el orden que te impone la bandeja de entrada, respondiendo a los correos uno a uno, habrás perdido el tiempo en cosas poco productivas, alejándote de tus objetivos.
“Tu trabajo no consiste en leer y contestar emails”Twitéalo
En el email todo parece urgente, pero no olvidas que lo urgente pocas veces es importante.
Un ejercicio que suelo hacer con mis clientes es identificar los tres momentos con más impacto de su pasado. ¿En qué momento realmente has conseguido grandes resultados? Ahora, ¿cuántos de estos tres momentos de victoria han empezado con un correo electrónico? Efectivamente, cero…
En lugar de ser un esclavo del email, es mejor mantener la aplicación de correo electrónica cerrado durante gran parte del día y solo abrirla para clasificar los mensajes nuevos y transformar estos en tareas en tu lista de acciones.
¿Cuándo debes clasificar el email?
No hay una regla universal que indica cuantas veces al día debes clasificar los mensajes nuevos. Cada persona y organización es diferente. La frecuencia depende, entre otras factores, del volumen de mensajes que recibes, la cultura de tu equipo de trabajo y las expectativas de los remitentes.1
Analiza los mensajes que has recibido en los últimos días y decide con qué frecuencia quieres clasificar los nuevos mensajes a partir de ahora.
Pruébalo durante unos días y adapta la frecuencia si es necesario. Obviamente, esta frecuencia no es una regla fija, sino que hay que tratarlo como una intención. Habrá días en que debes abrir al email más a menudo y habrá días en que puedes bajar la frecuencia.
Evita el ‘efecto bumerán’
Con el correo electrónico sucede algo curioso: cuanto más email envías, más email recibes.
Antes de enviar un correo electrónico, recomiendo que reflejas sobre lo que estás a punto de hacer: ¿Es el email realmente el mejor canal de comunicación para este mensaje? ¿O tal vez sea mejor enviar un WhatsApp, llamar la persona o comentarlo en persona?
Siempre cuando se trata de un tema urgente o sensible2 puedes estar seguro de que el email no es el canal óptimo.
¿Cómo tratas tú el email? Explícalo en los comentarios.
- Aunque no es necesario siempre cumplir las expectativas de los demás. Si quieres cambiar algo, es posible reeducar a los remitentes. ↩︎
- Nunca debes utilizar el email para expresar tus emociones—ni con emoticonos— ni hablar de cosas que no quieres compartir con toda la empresa. ↩︎
Jeroen Sangers
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.
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