El enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas : La felicidad y el arco iris nunca se ven en la propia casa, sólo en casa de los demás. Proverbio.

Las empresas cada vez más deben prepararse para afrontar los cambios, y enfrentar los retos que los actuales escenarios comerciales presentan, en donde la gerencia encargada de su operatividad, requiere actuar con una visión objetiva dentro de una cultura organizacional propia y acorde a las características de los actuales escenarios, haciendo uso de los mejores recursos organizacionales, financieros, técnicos, humanos e intangibles.

Lo podrá alcanzar si se sirve de las ventajas de las técnicas del análisis formal de decisiones, de la información que pone a su disposición el computador, y por ende, de la interpretación y manejo de un sistema integral heurístico.

Considérese los señalamientos aportado por Theodore Levitt, que: debemos aprender del pasado apara lograr algún progreso: A pesar de que se aprende y se progresa a partir del pasado, se corre el riesgo de emplear dogmas que resultan obsoletos para los nuevos tiempos. El punto no es si los conocimientos son transferibles, sino si son aplicables. Esto quiere decir que ahora, mucho más que en el pasado, la habilidad administrativa esencial no es una buena memoria para recordar principios como es el caso usual en derecho y medicina, sino la capacidad para determinar cuál es en realidad el problema y para hacer aquello que distingue al alto ejecutivo. Entender es mucho más importante que creer en los dogmas.

De aquí entonces, que todo aspirante a ser gerente o que ya está en el ejercicio, consideren que una definición operacional de administración que relaciona al concepto de administración con un cierto número de criterios observables, involucra actividad organizada, objetivos, relaciones entre recursos, trabajos por medio de otros, decisiones, análisis de sistemas y evaluación. En consecuencia, como lo comenta Alberto León: el administrador trabaja por unos objetivos, por intermedios de otros, en un medio organizado, estaqbleciendo relaciones entre los recursos, evaluando y tomando decisiones.

No se debe descuidar, que alcanzar una buena administración ha sido en todos los tiempos significativo para las organizaciones; Sin embargo, en la actualidad, es más importante que nunca, debido al tamaño y a la complejidad de la sociedad moderna, a sus crecientes cambio y alta competitividad. El costo de un error administrativo puede ser muy significativo en la supervivencia de la empresa y debido a la enorme interdependencia entre los elementos de los sistemas sociales y económicos, el potencial par acometerlo es también grande. De ahí, como es sabido, la importancia de estar atento, vigilante a ello y valerse de los conocimientos necesarios para evitarlo.

Todo esto nos invita a reflexionar a la realidad actual de la administración, sobre todo, cuando ésta basada en fundamentos básicos del concepto, enfoque de sistemas, en el análisis formal de decisiones y desde luego, en una comprensión clara del significado del elemento humano de las organizaciones y de su responsabilidad social.

León Betancourt, al respecto insiste en destacar, que la administración moderna es evolutiva y no revolucionaria en concepto, pero ha ejercido impacto revolucionario en muchas organizaciones.

Un sistema es un conjunto interactuante e interdependiente de elementos que forman un todo unificado. Es por eso que uno de los grandes beneficios y utilidad de los conceptos de sistemas es la mejor comprensión o percepción de conjuntos complejos. Centrar la atención en cadena de efectos, interdependencias e interrelaciones, conduce en general, a mejor comprensión, visualización, y a detectar áreas que eran ignoradas; esto por tanto, puede conducir a mejores decisiones y, en consecuencia, a lograr una buena administración.

El buen administrador que se identifique con el enfoque de sistemas, sabe, que el beneficio básico de los conceptos de sistemas y de sus modelos se relaciona con una mejor comprensión de los problemas empresariales. De ahí, que se comente con insistencia, que quien reconozca el concepto de sistemas, estará en general, más capacitado para entender los problemas de hoy a la luz de los acontecimientos sucedidos ayer y de las alternativas que se seleccionaron.. Sin embargo, se sabe, que es una comprensión de las situaciones puede tener valor en sí misma para no se muy útil para el administrador, a no ser que esté en condiciones de emplearla para hacer predicciones sobre el futuro.

El trabajo del gerente puede considerarse como la predicción de las consecuencias futuras (toda la cadena de efectos) que producirán las decisiones tomadas en los momentos actuales y en determinadas circunstancias.

Desde luego, no puede esperarse que ningún administrador visualice todas las interdependencias y todas las cadenas de efectos, debido a que hay una infinidad de interrelaciones y de efectos en cualquier sistema complejo o situación decisoria. Sin embargo, puede hacerlo dentro del contexto de un modelo de sistemas; puede utilizar a maneja de ejemplo, el conocido árbol de decisiones, el método de Monte Carlo.

Recuérdese que el árbol de decisiones está diseñado para prolongarse hacia el futuro, tanto como ese futuro se pueda visualizar racionalmente, e incorporar en la descripción de los estados los factores que se consideren importantes para los fines propuestos.

Es por eso importante el enfoque de sistemas, puesto que la gerencia puede predecir los sistemas sin por ello ser un pitoniso; puede integrar las diferentes predicciones en el modelo y usarlo para formular evaluaciones y predicciones globales de acciones alternativas.

Por último, es importante tener presente, que la naturaleza dinámica de un sistema es una de las características que deben considerarse cuando se diseña y utiliza un sistema. Todo sistema dinámico tienen su desarrollo fases naturales y justamente, reconocer estas fases permite a la gerencia controlar apropiadamente lo que sucede y utilizar en su beneficio las características de estas fases.

Todo sistema evoluciona de acuerdo con un orden natural de actividades y de pensamiento que va desde la conceptualización hasta la ejecución. Sin embargo,. A fin de que el concepto del ciclo de vida del sistema total sea operacionalmente útil para los administradores, debe ser factible evaluar el estatus de un sistema a medida que progresa en sus diferentes etapas.

Los estudiosos de sistemas y la misma experiencia profesional indican que el administrador puede ampliar ideas de sistemas para reformar sus conocimientos sobre como operarlos, para predecir desarrollos, para ayudar en la evaluación de cursos alternativos y para incluir aspectos del sistema ambiental en todos ellos.

Carlos Mora Vanegas