El estado de resultados o de pérdidas y ganancias

por William Jiménez Lemus

Los emprendedores, propietarios o accionistas, tienen como uno de sus objetivos principales, el que las inversiones realizadas en sus empresas, generen utilidades, con el consecuente crecimiento del patrimonio, que permita el crecimiento de las mismas y su solidificación en el mercado.

No hay que ser egresado de Harvard para entender que la diferencia entre el valor de las ventas y el costo de las mismas, corresponde a “ganancias” no a “utilidades”. Alguna vez un microempresario me dijo muy orondo, sumando y restando yo se cuanto me gano en los negocios que hago. Ciertamente estas operaciones son necesarias, pero aquí lo importante es saber, que se suma y que se resta.

Algunos empresarios insisten en el manejo de una contabilidad de bolsillo y los más modernos, en su contabilidad de agenda: apuntes por aquí, papelitos por allá, para finalmente “calcular” cuánto se ganaron en un determinado negocio.

En el manejo y la experiencia en el día a día se podrá adquirir la maña que se quiera, pero la minucia de la información hará falta para la toma de decisiones finales y ante todo para ejercer los debidos controles que mejorarán el saldo final de la cifra que representa las utilidades.

La contabilidad es el idioma de los negocios, afirma una frase inmensamente conocida y manoseada, pero que no termina de convencer a algunos escépticos.

Toda empresa, independientemente de su envergadura, busca objetivos financieros. Cada empresario puede cumplir mejor su función y alcanzar de manera clara y convincente esos objetivos, aplicando los principios contables en su negocio, abriéndose al entender el idioma contable.

Contabilidad y estados financieros

La Contabilidad es una disciplina con normas, principios y procedimientos estandarizados, sujeta a leyes, que nos guía a como ordenar, analizar y registrar las operaciones o transacciones realizadas por la empresa, facilitándonos el poder elaborar los Estados Financieros (llamémoslos resúmenes), que nos mostrarán de manera científica, como van los negocios, además de facilitarnos información para proyectarnos a futuro.

La información contable debidamente registrada nos permitirá la elaboración de diferentes Estados Financieros, con misiones u objetivos específicos, que serán una importante herramienta en el desarrollo de nuestra gestión administrativa. Son el reflejo del movimiento económico de una empresa en un momento determinado.

Lo principales estados financieros y el aporte de información de cada uno de ellos los detallamos a continuación:

El Balance General (BG), que refleja todos los recursos que la empresa posee o controla (Activos); las deudas que mantiene (Pasivos) y el interés de los propietarios en la misma (Patrimonio).

El Estado de Resultados (ER), que resume las operaciones de la empresa derivadas de sus actividades económicas de comprar, producir, transformar y de vender o bien proveer servicios durante un periodo determinado. Este estado incluye todos los ingresos generados por la empresa y todos los costos y gastos en que incurrió en sus operaciones, para finalmente mostrarnos el resultado: ganancias o pérdidas.

El Estado de Flujo de Efectivo (EFE), que muestra el movimiento del efectivo y sus aplicaciones.

El Estado de Cambios en las Ganancias Retenidas (ECGR), muestra cambios que pueden ocurrir por ingresos netos, distribución de dividendos y aportes de capital.

El Estado de Evolución del Patrimonio (EEP), que refleja los cambios ocurridos en las distintas partidas patrimoniales de la sociedad, durante un periodo determinado.

Desarrollarlos en base a la información disponible puede resultar fácil o engorroso, dependiendo las circunstancias de registro, pero lo importante es, el que una vez obtenidos estos, puedan ser “leídos” y al ser sometidos a análisis, conocer que dicen.

Estado de resultados o de pérdidas y ganancias:

En esta oportunidad nos dedicaremos al estudio de este documento, que será el único de los Estados Financieros mencionados anteriormente, que nos mostrará la situación económica de la empresa, con referencia a utilidades o a pérdidas.

Se le conoce también como Estado de Rendimiento; Estado de Ingresos y Egresos, o Estado de Resultados, Estado de Productos y Rentas, o Estado de Utilidades.

Para conocer de primera mano, como van los negocios y que resultados se han obtenido en las operaciones realizadas, se elabora el Estado de Resultados; informe dinámico que muestra los ingresos, costos y gastos incurridos durante un período (mes, trimestre, semestre o un año), para finalmente reflejar las Utilidades o Pérdidas del ejercicio, en el periodo de que se trate.

Conceptos generales:

Al Balance General se le considera una radiografía del estado económico de la empresa en el periodo que abarca, que comparado con otro, de un periodo diferente, reflejará el crecimiento o disminución de los valores que reflejan cada uno de sus cuentas y/o grupos de cuentas (Activos (Caja, Bancos, Inversiones, Propiedades, etc.) Pasivos (Acreedores, Obligaciones financieras, etc.) y el comportamiento del Patrimonio (Capital, Utilidades del Ejercicio, etc.), y para el caso específico del Patrimonio el crecimiento o disminución se verá reflejado en las cifras que arrojará pormenorizadamente el Estado de Resultados.

De hecho, el Estado de Resultados es un resumen de los cambios de capital y patrimonio durante el período, que resultan de las actividades comerciales, y que de primera mano nos muestra si se están generando utilidades o perdidas, mensaje que utilizaremos para tomar las acciones de reforzamiento o correctivas que correspondan, servirá además como herramienta para formular la futura política económica y financiera de la empresa.

Es un documento complementario y anexo al Balance General, que describe el proceso operativo durante un periodo determinado y que, como anotábamos anteriormente, informa detallada y ordenadamente cómo se llegó al resultado que refleja. (Ganancia o Perdida).

En este documento se pueden estudiar las Ventas (Ingresos), los Costos, los Gastos y las Utilidades o las Pérdidas de la empresa.

La elaboración, presentación y detalles de este documento difiere, dependiendo del tipo de empresa de que se trate: Comercial, Industrial o de Servicios.

Empresas comerciales

En una empresa comercial el costo lo constituye el valor de las compras de mercancías que serán vendidas en un momento dado.

Los Gastos corresponderán a las erogaciones necesarias para el normal funcionamiento del negocio: arriendos, servicios, sueldos, transportes, etc.

El Estado de Resultados mostrara los ingresos derivados de las ventas logradas por la empresa y, los costos y gastos que se requirieron para generar los ingresos. La diferencia entre estos rubros (Ingresos por ventas menos costos y gastos) determinará la utilidad o la pérdida del ejercicio.

Ahora, dependiendo del tipo de administración que se haga del inventario cambiará un poco la elaboración del Estado de Resultados.

La administración o manejo de los inventarios podrá hacerse bajo el esquema de Inventarios Periódicos o de Inventarios permanentes.

Los inventarios periódicos nos obligarán siempre a contar, relacionar las existencias para finalmente valorizarlas y obtener de este modo el valor global del inventario de mercancías.

Por su parte, los inventarios permanentes y cualquiera de los diferentes sistemas que se usen, nos obligará a controlar las existencias físicas mediante tarjetas kardex individuales o mediante lecturas sistematizadas con códigos de barras.

La utilización de los sistemas de administración de inventarios obliga a cambios en el manejo contable (utilización de cuentas)

Si la empresa maneja Inventarios periódicos, el esquema seria como sigue:

Observemos que el costo de la mercancía vendida se establece luego de restar el inventario final. (Conteo, clasificación y valorización de la mercancía en existencia al final del periodo de que se trate), valor que deduciremos de las ventas netas, para obtener el rubor de Utilidad Bruta.

El inventario inicial podría corresponder a dos situaciones concretas de registro:

1. A compra de mercancías al momento de iniciar operaciones el negocio. (Aprovisionamiento);

2. Al traslado del valor del Inventario final del periodo anterior a un nuevo periodo.

Por ejemplo, si a diciembre 31 de 2011 el inventario final de mercancías en el Estado de Resultados fue de $23.000.000, este Valor se convertirá en el Inventario Inicial en el Balance General a enero primero del año 2012.

Hay quienes dicen, de manera equivocada, que el inventario periódico ya es historia, pues el inventario prevaleciente es el conocido como Inventario Permanente, situación que no es cierta, dado el que son muchos los negocios que a más de manejar una gama bastante amplia de productos, sus ventas son minoristas y de poco valor, que no justifican el estar generando facturas de manera permanente, lo que dificulta su control mediante inventarios controlados por tarjetas o incluso por sistemas mediante código de barras, que implicaría también contar con lectores de estos códigos y la existencia de un software que registre y descargue la salida de los productos vendidos.

Este último sistema, aun está lejos del alcance de muchos pequeños negocios.

Veamos ahora como se presenta la situación con el Estado de Resultados cuando el Inventario es administrado de manera permanente.

Podemos observar, que lo que conocemos contablemente como juego de inventarios (Inventario inicial + Compras = Mercancía disponible para la venta – Inventario Final), ha desaparecido del esquema y en su reemplazo solo vemos el concepto: Costo de Ventas, valor que es producto del saldo que esta acumulado en la cuenta contable con este nombre.

Empresas industriales

En una empresa industrial el costo está formado por la suma de los desembolsos que han sido necesarios en la fabricación o transformación de nuevos productos (Materiales o Materia Prima, Mano de Obra, y Carga fabril).

Los registros contables hacen parte de la Contabilidad de Costos o Contabilidad Industrial. En este sistema la cuenta Compras es reemplazada por la de Materias Primas y se empieza a ejercer un control estricto sobre el tiempo utilizado por las personas que intervienen en el proceso productivo, de manera directa y de manera indirecta, y por otra parte de los insumos secundarios que no hacen parte del producto de manera significativa, pero que inciden en el aumento del costo en el proceso productivo.

El proceso productivo obliga entonces a establecer control de inventarios para la materia prima en general.

En la medida que vamos avanzando por las diferentes etapas del proceso productivo, se van dando, lo que conocemos como productos en proceso, que corresponden a productos que están en desarrollo y aun no están terminadas y que en la medida que avanzan en cada etapa, van adicionando materiales y mano de obra, que modifican poco a poco su costo, hasta convertirse en Productos Terminados, otro inventario que hay que implementar y controlar.

Veamos ahora como se presentaría el Estado de Resultados para una empresa industrial.

Para destacar en el esquema anterior, la aparición de un nuevo concepto para hacer referencia al costo: Costo de Productos fabricados y vendidos, que nos muestra el valor de los productos vendidos.

Averigüemos como lo establecemos.

Para poder establecerlo debemos elaborar un esquema previo llamado Estado de Costos y que veremos en forma simplificada, como sigue:

Empresas de servicios

En una empresa de servicios, que como sabemos no entrega ningún bien material o tangible, recibirá dinero por la actividad realizada (asesorías, educación, etc.) el costo estará representado por las erogaciones que fueron necesarias para la prestación del servicio.

Cuentas contables que intervienen en el proceso:

Las cuentas que se utilizan para elaborar el Estado de Rendimiento Económico, son las llamadas Cuentas de Resultados o cuentas temporales, que tienen la particularidad de nacer con el periodo estudiado y morir con él.

Lo anterior quiere decir que los Ingresos, costos y gastos generados en un periodo dado, determinantes en el establecimiento o elaboración del Estado de Resultados, solo estarán relacionados con él y no tienen o tendrán ninguna relación o incidencia directa con periodos subsiguientes.

El estado de rendimiento demuestra cómo se han obtenido los ingresos y cómo se han causado los gastos de una empresa durante un período determinado.

Normas y conceptos contables a tener en cuenta:

Ingresos: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos al activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no proviene de los aportes de capital.

Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incremento del pasivo o una combinación de ambos que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no proviene de los retiros de capital o de las utilidades excedentes.

Gastos operacionales de Administración: Todos los gastos en los que incurra la empresa para desarrollar su actividad y que no estén relacionados con una actividad específica (venta, producción, etc.), pero que presten un concurso general al negocio. En este aparte se registrarán los Sueldos del personal de oficina, mensajeros, Servicio de Correo, Teléfonos, Arriendos, Depreciación de los muebles y equipos de estas dependencias, etc.

Gastos Operacionales de Ventas: Serán todas las erogaciones que han sido necesarias para llevar a cabo la labor de ventas. En ellos incluyen el pago de Sueldos y Comisiones a los vendedores, Gastos de los vehículos de reparto de mercancías, publicidad, gastos de empaque o embalaje, servicio de almacén, depreciación de los muebles y equipos de esta dependencia, etc., en fin, todos los gastos que tengan que ver con esta actividad.

Bruta operacional y el valor de los gastos operacionales.

Ingresos no operacionales: Corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en la venta de activos fijos y otras rentas extraordinarias.

A la utilidad neta operacional se le suman los ingresos no operacionales, obteniendo las Utilidades o Pérdidas Netas antes de Impuestos, según sea el caso.

A la utilidad neta antes de impuesto se le resta la provisión para impuestos, obteniendo la Utilidad Líquida.

Gastos no operacionales: Comprende los gastos ocasionales que no correspondan al objeto principal del negocio, como pérdida en la venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios.

Utilidad antes de impuestos: A la utilidad operacional se le adicionan los otros ingresos y se disminuyen los otros egresos para obtener la utilidad neta antes de impuestos.

Impuestos sobre la renta: Se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislación según el tipo de empresa.

Utilidad liquida: A la utilidad neta antes de impuestos, se le deducen los impuestos para obtener la utilidad líquida.

Apropiaciones: La parte final del estado de pérdidas y ganancias se conoce como la sección de apropiaciones, porque indica lo que se hace con la utilidad neta obtenida. Se debe hacer una provisión para los impuestos que llegue a adeudar la empresa por concepto de las utilidades obtenidas.

Reservas: La reserva legal es el 10% de la utilidad liquida. Otras reservas voluntarias se calculan de acuerdo a los porcentajes establecidos en los estatutos de la empresa.

Utilidades del ejercicio: Este valor neto corresponde a los dueños de la empresa y se establece de manera final, que para efectos didácticos, quedaría de la forma siguiente.

Este articulo corresponde al capítulo 8 de libro Finanzas para Microempresarios, en revisión.

Autor William Jiménez Lemus - wjlemusarrobagmail.com – Administrador de Empresas. Docente en las áreas de Administración general, Gestión Humana, Evaluación de Proyectos – Plan de Negocios, y Contabilidad. Implementación de estrategias para la motivación del personal. Asesor Pymes. http://accorh-consultor-wjlemus.blogspot.com/