El impacto de la rotación de personal en proyectos Tecnológicos

Supongo que este es un tema que se ha estudiado y analizado antes a profundidad y me parece un tema bastante interesante.  En esta ocasión me limitaré a dar una visión desde mi perspectiva personal y trataré de proponer algunos puntos para que puedan ser comentados por ustedes, compartiendo su experiencia en este campo.

Como en cualquier proyecto, existe un conjunto de riesgos que deben ser tomados en cuenta y analizados para lograr que este llegue a su fin existoso, uno de estos eventos es el cambio del personal, ya sea quienes lo lideran, lo ejecutan o de alguna manera se encuentran involucrados en el mismo, esta rotación puede ocasionarse por diferentes causas, por ejemplo enfermedad, calamidad doméstica, reuncia, motivos de fuerza mayor, e infinidad de temas más.

Cuando una persona comienza a desempeñar un rol dentro de un proyecto empieza a generar conocimiento y experiencia que inicialmente se almacenarán únicamente en su memoria, si esta persona permanece en el proyecto de principio a fin, es mucho más probable que se puede concluir con éxito pero si sale, es posible que se requiera manejar una brecha que puede incluso ser la causa de la caída del proyecto, no todos los casos son iguales, pero puede suceder.

Si una persona sale de un proyecto el impacto que genera dependerá  en gran medida del rol que juega en el proyecto, el tiempo que ya lleva desempeñando ese rol y probablemente la eficiencia con la que desarrolla su trabajo.  Sé que me van a decir que eso se puede mitigar de muchas maneras y si es factible pero hay que tomar en cuenta que el institucionalizar el conocimiento no es sencillo, ni barato y toma tiempo.

Este tipo de comportamiento no solo se presenta en proyectos, también se puede presentar en puestos de trabajo, en donde existen personas que desarrollan el conocimiento completo sobre el rol que manejan y al salir los procesos corren el riesgo de romperse

Entonces es importante contar con:

• Procesos.- Es cierto que a veces se realizan las cosas mediante un “proceso” que todos saben como se lo ejecuta, pero esto no se encuentra escrito en ningún lugar o que existe el documento guardado en algún archivador del Edificio.  Es importante tener la documentación mínima para garantizar la continuidad de los procesos y sobre todo socializarla, todos deben conocerla de memoria.
• Documentación.- Todo lo anterior debería estar documentado y socializado, pues caso contrario no servirá de nada. Cada vez que una persona ingrese a reemplazar a alguien debe aprender y conocer estos procesos en su inducción de esa manera el trabajo fluirá de mejor manera con un impacto mucho más bajo
• Personal de “respaldo”.- Algo que definitivamente va a aliviar bastante este problema es el capacitar o entrenar al personal de “respaldo”, es decir a quien le reemplazará en sus funciones mientras se ausente (pues no siempre es permanente) y con ello el proceso continua, quizás el tiempo de respuesta disminuya y por supuesto la carga de trabajo va a aumentar temporalmente pero el negocio no se detiene.

Quizás existen varios puntos adicionales que no he contemplado aquí, pero a mi parecer estos son los 3 fundamentales a tomar en cuenta para disminuir en algo el impacto de la rotación de personal en proyectos de TI

Ahhh se me olvidaba, cualquier parecido de lo mencionado aquí con la realidad es pura coincidencia