El impacto del uso del correo en las empresas (3)

El articulo ha sido publicado en www.lavanguardia.es el dia 1/2/2010. Pienso que el uso del correo electrónico provoca y genera una interrupción en los usuarios de las empresas, y las interrupciones en las tareas suelen / pueden provocar errores de control o de forma, agotamiento y a veces incluso aburrimiento en la tarea, no se hace nada más que contestar mails a diario, cada día es lo mismo, igual que ayer o igual que mañana.El usuario no se siente más libre al recibir un número creciente de correos a lo largo de su jornada; el usuario no se siente mejor al usar el E-mail como un medio de conversación entre las personas de su equipo situadas en la planta superior; el usuario tiene que saber que existe un control de correo electrónico por su bien, porque debe ser cada vez más eficaz y más eficiente en sus tareas profesionales. La tecnología ayuda a las empresas y personas como un medio y las interrupciones derivadas del uso del correo electrónico entorpecen la creatividad del usuario, sea cual sea el puesto que ocupe dentro de la organización.¿A cuántos usuarios conocen que sepan trabajar con el correo electronico apagado? ¿A cuántas personas conocen que cuando empiezan su jornada laboral lean el correo, recojan los mensajes importantes, aquellos que realmente requieren de su conocimiento, trabajen sobre ellos, apaguen el correo, se dediquen a sus responsabilidades (comerciales, logísticas, administrativas) a lo largo de la jornada y, finalmente, por ejemplo una hora antes de terminar la jornada, abran de nuevo el correo y segmenten los mensajes recibidos según el grado de prioridad, eliminen aquellos que no son de su interés y preparen la jornada siguiente con tiempo para crear, para innovar, para aportar, para crecer profesionalmente en el desarrollo de su profesión? ¿A cuántas personas conocen que trabajen de esta forma habitualmente?La mayoría de usuarios de las organizaciones empresariales disponen de: ordenador en su puesto de trabajo, con correo electrónico y conexión a internet (ambos con escaso control), más teléfono fijo, más teléfono móvil a menudo conectado al servicio de correo electrónico. Algunos, pocos, deben añadir a estas comunicaciones el servicio de mensajería. Las interrupciones proceden, a lo largo de la jornada, de 4 elementos distintos.Es importante regular el uso del correo electrónico en las empresas; es necesario evitar interrupciones y trabajar para educar y formar a los usuarios en la posibilidad de eliminar envíos de correos innecesarios y en la sustitución de correos internos - conversación que pueden ser tratadas a la hora del desayuno o en el tiempo de descanso. Es importante crear en el trabajo diario: innovar, es relevante saber que un correo recibido ha generado una interrupción y un correo enviado también ha generado una interrupción al destinatario.Al finalizar el análisis realizado en la empresa en cuestión, se ejecutó el plan "trabajo sin interrupciones": fueron instaladas herramientas de protección de correo, trabajamos para que los usuarios aprendieran -practicando- a prescindir del correo en determinados momentos del día, a clasificar la información, a priorizar en el uso, a contener el envío de correos innecesarios, a sensibilizar a los usuarios, a formar a todo el personal en el manejo de las herramientas y a explicar el porqué de cada situación. Después del tiempo empleado para la puesta en marcha de las tareas correctivas, conseguimos reducir las interrupciones en un 70%.Imagine por un momento que está cocinando y que cada quince minutos recibe 11 llamadas telefónicas, usted contesta, descuelga el teléfono, escucha el mensaje de la operadora durante 2 minutos y cuelga. Y así sucesivamente a lo largo del día. ¿Qué habrá realizado al finalizar su tarea? ¿Ha tenido tiempo para definir la mezcla de sabores? ¿Le ha quedado bien el menú pensado para el día o por el contrario ha recurrido a la facilidad del bocadillo argumentando la falta de tiempo o la falta de organización de su tiempo?¿Le aburriría comer día tras día un bocadillo?