El más grave error que no puedes cometer cuando organizas un evento…

Si lees este post es porque te encanta organizar y planificar encuentros. ¿Me equivoco? Disfrutas diseñando la fiesta de cumpleaños de tus hijos en casa, y hasta puede que en el trabajo te deleguen las tareas organizativas de los meetings con clientes por tus dotes de coordinación. Por eso, quiero explicarte cuál es aquél error de base que puedes evitar, basado en una historia real. Para que tu no vayas a cometerlo jamás (y te aseguro que no tiene nada que ver con que se acabe la bebida…).

De repente un día llega a mi buzón una invitación para un evento. La idea me fascina, el sitio me atrae, la empresa organizadora me encanta: Nada puede ir mal. La invitación es medio secreta. Mi deseo por saber lo que me espera aumenta proporcionalmente cada vez que en mi cabeza se repiten las palabras secreto y sorpresa: me puede la emoción.

Y llega el día. Me pongo mis mejores galas. Disfruto de una velada fantástica, conozco gente muy interesante y como siempre posibles sinergias colaborativas (y es que yo últimamente veo sinergias por todos lados…) y sinceramente me lo paso bomba. Pero en un momento de reflexión, mi perfil analítico sale a la luz y me inunda una sensación de vacío importante: ¡no sé qué hago allí! (en fin Gemma, no seas aguafiestas y disfruta! -me digo-).

Marcho con una sonrisa y al llegar a casa mi marido me pregunta: ¿Cómo ha ido? ¿De qué se trataba? y ¿Cuál era el motivo?. Mis respuestas: Muy bien. Una fiesta. Ni IDEA. A lo que él continua, ¿Cómo que ni idea? ¿No has estado atenta a lo que pasaba? Estuve muy atenta, pero nadie comunicó NADA en ningún momento, así que sinceramente, no tengo ni idea de qué quería esa marca de mí. Él me miró con incredulidad. Pero así fue o así lo percibí (que al fin y al cabo, es igual de grave). Y la percepción no fue únicamente mía cuando, en un momento de absoluta preocupación empecé a preguntar entre algunos de los asistentes.

Un evento debe tener un objetivo -o más de uno- claro por la organización y claro por el asistente. El peor error en un evento es que un asistente no sepa qué está haciendo allí y que tu no sepas qué hace él.

No me malinterpretes, no estoy diciendo que deba ser un intercambio de intereses, soy una firme defensora de la filantropía. Pero si el asistente tiene serias dudas de porqué está allí o de porqué se le ha invitado, es que la organización no ha sabido comunicar con eficacia.

¿Cómo debemos comunicarlo? Normalmente en la propia invitación se podría indicar en las primeras frases: “…en motivo de la inauguración de la tienda”, “…para celebrar los 25 años de…” o “por el lanzamiento del nuevo producto…”. ¿Verdad que no hay ninguna duda del objetivo del evento?

Si en la invitación no es posible, en cuanto empiece el acto -en el momento de dar la bienvenida a los asistentes- es una buena ocasión para recordar o explicar el motivo del encuentro, aunque el fin sea únicamente el de disfrutar de la compañía… (seguramente el más importante).

¿A ti también te ha pasado? ¿Has asistido alguna vez a un acto en el que
no sabías muy bien cuál era el cometido? 
¿Cómo lo solucionaste?