El paso de aclarar en GTD® —ejemplos—

El post de hoy intuyo que te puede provocar una reacción binaria —de blanco o negro—. Y esta dependerá de cual sea tu nivel de dominio de GTD®. 

O te parecerá tremendamente revelador y te será de gran ayuda. En este caso, estupendo, me alegro de haberte ayudado.

O te parecerá tan básico que no entenderás ni porque me he molestado a escribirlo. En este caso, estupendo también, te felicito porque ya dominas «el motor» de GTD®.

¿Así, de qué va a ir el post? Pues vamos a practicar el paso de aclarar con un par de ejemplos. Así de fácil. 

Me he dado cuenta de que constantemente voy repitiendo que este es un paso clave, que es un proceso de pensamiento fundamental, etc. Pero creo que nunca he empezado por el principio. He dado por supuesto que ya sabes de qué va. Y una cosa es sabérselo sobre el papel y otra cosa es practicarlo. De hecho, te recomiendo que lo practiques constantemente.

En mi —ya famosa—serie sobre Todoist hice un ejemplo, pero me da la sensación que pasó desapercibido, por el hecho que se trataba de una serie centrada en una herramienta. Lo puedes encontrar aquí y te recomiendo leerlo antes de continuar —ya que contiene todos los detalles del paso—.

Vamos a ello pues. Y lo voy hacer en «real-time» —sin preparar nada de nada— con las primeras capturas que tengo ahora mismo en mi bandeja de entrada.

EJEMPLO 1:

Captura: Un tweet, concretamente este:

Este tweet captó mi atención porque hace unos meses intenté hacer precisamente esto que comenta Luis. No lo conseguí y lo descarté.

Así que voy a aclarar esta captura:

1. ¿Qué es?

Una información que dice que puedo vincular mi cuenta de Amazon Prime con mi cuenta Business, lo cual me interesa mucho y quiero hacerlo.

2. ¿Requiere acción? 

Si (decido que me interesa lo suficiente como para hacer algo con ello ASAP)

3. Como he decidido que si voy a hacer algo con ello. La siguiente pregunta es: ¿Cuál es la siguiente acción?

Pienso un poco, me surgen varias posibilidades. ¿Le pregunto a Luis? ¿Busco en ayuda de Amazon? ¿«Googleo» la pregunta? 

Finalmente me decido por una de las opciones y redacto la siguiente acción:

«Buscar en la ayuda de Amazon información acerca de cómo se vincula una cuenta Prime con una Business»

Una vez tengo definida la siguiente acción. No la puedo hacer ahora mismo en menos de 2 minutos. No la voy a delegar, la tengo que hacer yo. Por lo tanto la voy a aplazar. Así que voy a organizar el recordatorio de esta siguiente acción en mi sistema.

4. ¿Voy a necesitar más de un paso para alcanzar el resultado deseado? ¿Es un proyecto?

Pues ahora mismo no lo se, porque como hace unos meses lo intenté y no lo conseguí, igual es que en mi caso concreto no se puede. Y, además, en el caso que fuera viable no tengo ni idea de que se necesita ni de cómo se hace. Así que de momento decido que lo voy a dejar con una siguiente acción. Con la información que recopile veremos que pasa.

EJEMPLO 2:

Captura: Un correo electrónico con una orden de pedido (Pedido Estándar 34010027532)

Así que voy a aclarar esta captura:

1. ¿Qué es?

Me leo el correo y veo que es una orden de pedido que me ha llegado automáticamente del servidor de compras de un cliente, referente a una charla que me encargaron. 

2. ¿Requiere acción? 

Si

3. Como he decidido que si voy a hacer algo con ello. La siguiente pregunta es: ¿Cuál es la siguiente acción?

Al leer el correo he decidido que si requería acción ya que me han surgido algunas dudas sobre si necesito hacer algo más al respecto. Ya que no me queda claro si tengo que —una vez recibido el número de pedido— hacer algo más. Es mi primer trabajo con este cliente, por lo que desconozco sus procesos. Estoy dado de alta como proveedor, la factura ya la envié. ¿Al haber recibido la orden de compra, quiere decir que ya está todo y me van a pagar?

Finalmente decido y redacto la siguiente acción:

«Enviar un correo electrónico a Emily para explicarle que ya he recibido la orden de pedido y preguntar si todo está correcto para que puedan proceder al pago de la factura»

Una vez tengo definida la siguiente acción. No la puedo hacer ahora mismo en menos de 2 minutos. No la voy a delegar, la tengo que hacer yo. Por lo tanto la voy a aplazar. Así que voy a organizar el recordatorio de esta siguiente acción en mi sistema.

4. ¿Voy a necesitar más de un paso para alcanzar el resultado deseado? ¿Es un proyecto?

Esta siguiente acción ya forma parte de un proyecto activo que está en mi sistema. Cada acción formativa que llevo a cabo es un proyecto, que cierro en el momento que lo he cobrado.

Ya ves que de lo que se trata es de seguir siempre este proceso de pensamiento —sin atajos ni impulsividades—. Debes conectar la «máquina de pensar» y tomar decisiones.

Y una reflexión para terminar. Seguramente, y especial en el primer ejemplo, has pensado que tú hubieses «tirado por otro camino», como por ejemplo, preguntarle directamente a Luis.

Y ahí está el tema, tú piensas y tú decides. No hay una siguiente acción mejor o peor. Yo decido que avanzo por ese camino, tú puedes decidir que avanzas por otro. Tú y yo somos personas distintas en realidades distintas. Me puedo equivocar, claro. Pero con la información que tengo o el propósito que persigo, decido que voy a seguir por un camino. Y voy a ir avanzando, y decidiendo de manera dinámica.

GTD® fija el proceso de pensamiento, pero el pensamiento lo pones tú. Hay personas que esperan que GTD® tome las decisiones, y no, las decisiones las tienes que tomar tú.

Photo by Kuanish Reymbaev on Unsplash