Runner y gestor de proyectos... ¿qué puede tener esto en común? salvando la complejidad de los grandes proyectos creo bastante didáctico este ejemplo para entender lo que es un proyecto así como una presentación básica de la metodología de dirección de proyectos PMP.
Es importante diferenciar que una metodología de proyectos es independiente del área de aplicación específica del proyecto y es complementaria a otras posibles metodologías del sector. Este artículo no pretende proponer una programación o plan de entrenamiento para una maratón, sino mostrar que todos los proyectos se pueden gestionar de forma muy similar y con técnicas de gestión comunes e independientemente del área de aplicación. Por ejemplo, la dirección de un proyecto de desarrollo de software se puede realizar con PMP y complementar con una metodología de desarrollo software específica como pudiera ser por ejemplo Métrica v3, RAD, SRUM, RUP etc.
Una Maratón en término de proyectosLa primera cuestión sería… ¿podríamos pensar “correr una maratón” en términos de proyecto? Los que hemos afrontado este reto diríamos intuitivamente de forma rápida que sí, ya que es algo temporal con unos resultados, que precisa de un plan (entrenamientos, nutricional), tiene objetivos, coste etc.
Si analizamos el concepto de proyecto según el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un fin establecidos, y que el fin se alcanza cuando se logran los objetivosdel proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. A raíz de esta definición podemos observar que efectivamente correr una maratón tiene naturaleza de proyecto:
Resultado: Esencialmente será finalizar la carrera.
Objetivos: son personales de cada corredor, por ejemplo, finalizar en una marca determinada, sentirse mejor, estar en forma, superarse a sí mismo, hacer amigos, cumplir alguna promesa, organización benéfica etc.
Temporal (Inicio y Fin): desde que se inicia el entrenamiento hasta que finaliza la carrera (o hasta que se cancele por que sepamos que no se puede cumplir). Por ejemplo, para un corredor habitual podría ser de 5 a 6 meses en función de objetivos y podría tener incidentes que obligaran a cancelar el entrenamiento y por ende la propia carrera.
Además podríamos pensar en otras características muy propias de los proyectos y las cuales PMP incorpora en su gestión, especialmente las variables Coste, Tiempo y Alcance.
Coste: se puede estimar un presupuesto considerando los gastos de la carrera, entrenamiento, material, coste del viaje, ingresos por patrocinador, gastos en nutrición etc.
Tiempo: existen hitos específicos en cualquier plan entrenamiento, con periodos de descansos, nutrición etc. Podrían reflejarse específicamente en un cronograma de proyecto. Lógicamente un hito sería el propio día de la carrera y el hito de cierre de proyecto podría ser una vez finalizada la recuperación y después de haber realizado un análisis de los resultados.
Alcance: debe de ser un alcance realista y factible teniendo en cuenta nuestra madurez como corredor, ritmo de vida, medios disponibles etc. ¿Corro habitualmente? ¿Qué experiencia tengo en carreras anteriores? ¿Mi vida familiar y laboral me permitirá alcanzar el reto?
Gestión de los Interesados (“stakeholders”), es decir, todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto: familia, afectados en el trabajo, grupo de entrenamiento, la organización de la carrera, organización benéfica etc. Como en la mayoría de los proyectos cuando intentamos identificar interesados podemos ver que surgen muchos afectados en el proyecto con más o menos grado de influencia y con los cuales se tendrá que gestionar la comunicación, expectativas etc.
Gestión del Cambio: como en todo proyecto… en el transcurso de la preparación será necesario afrontar los cambios que podrán afectar al corredor, resto de corredores, familia etc. y que deberán de ser gestionados.
Gestión de Riesgos: existen probabilidades de eventos que afecten al proyecto positiva o negativamente en sus diferentes aspectos: posible lesión, no poder seguir el plan por enfermedad o temas laborales, imposibilidad de presentarse el día de la carrera, mi empresa organiza un grupo de corredores y regala el material de entrenamiento, se cancela el grupo de entrenamiento, mi compañero de carrera se lesiona etc.
En el fondo, de forma más o menos consciente o formal, se está siguiendo un ciclo de gestión del proyecto que podría ser como el propuesto por PMP, es decir, una iniciación de proyecto cuando comenzamos con la idea, definimos el alcance y los objetivos, se evalúa la viabilidad, riesgos iniciales etc., la planificación donde encajaría la realización de los planes mencionados, la ejecución de los propios planes (entrenamiento, carrera etc.), por supuesto con una monitorización y control a lo largo del proyecto, es decir, habrá puntos y mediciones necesarias para verificar que el avance, seguimiento de los planes, gestión de los riesgos del proyecto … y además un cierre de proyecto, a ser posible de forma exitosa, aunque no es la única opción, y donde se guardarán las “lecciones aprendidas” que serán de utilidad para futuros proyectos similares.
Espero haber ayudado a aclarar el concepto de proyecto que muchas veces es confundido con tareas recurrentes en el tiempo cuya gestión es diferente o incluso con el propio producto o servicio entregado (es diferente el ciclo de un proyecto del ciclo de vida de un producto). Asimismo podemos observar que existen pautas comunes en la gestión de cualquier proyecto y que son aplicables a proyectos de cualquier disciplina: “Construir un barco”, “Implantar un nuevo Centro de Datos”, “Realizar una Auditoría”, “Desarrollar un producto software”, “Realizar una campaña de ventas”, “Preparar un examen de oposición”, “Realizar un estudio estadístico”, “Publicar un libro” etc.
Project Management Institute - PMP (Project Management Professional)https://www.pmi.org/certificationsPRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) https://www.prince2.com/IPMA (International Project Management Association)http://www.ipma.world/certification/APM (Australian Institute of Project Management)http://www.aipm.com.au/certification
CMMI (Capability Maturity Model Integration)http://www.sei.cmu.edu/certification/
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