Revista Economía

El Secretario del Consejo de Administración

Publicado el 26 septiembre 2022 por Javier Pérez Caro @JavierPerezcaro

The Skating Minister - Henry Raeburn

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Sinopsis

La figura del Secretario del Consejo de Administración tiene una importancia fundamental para el desempeño correcto de las funciones del Consejo. En un contexto evolutivo, como el actual, en el que surgen exigencias crecientes acerca de las responsabilidades de los Consejos en materias como el buen gobierno corporativo, la ciberseguridad, el control de riesgos y la sostenibilidad ―en sus diferentes ámbitos social y medioambiental―, la naturaleza y alcance de sus funciones deben ajustarse y, en su caso, ampliarse en consecuencia para responder adecuadamente al nuevo entorno.

La finalidad de esta publicación es poner es perspectiva el papel del Secretario del Consejo de Administración y proponer una serie de recomendaciones en cuanto a sus funciones, posibles planteamientos formales y el perfil de las personas que desempeñen el cargo. Lo que se pretende con ello es facilitar el pleno aprovechamiento del potencial que tiene esta figura para añadir valor al gobierno corporativo de las empresas en su sentido más amplio.

«Ya lo pensé,

ya lo decidí,

solo falta hacerlo»[i]

Prólogo[ii]

(…) se ha considerado al Secretario del Consejo como una figura clave en la gobernanza adecuada de las sociedades cotizadas, con un papel que (…) se ha ido ampliando sustancialmente en cuanto a su alcance y nivel de exigencia. En la actualidad supone una pieza fundamental en el correcto funcionamiento del Consejo de Administración de la empresa, y debe velar de forma especial para que en sus actuaciones y decisiones el Consejo de Administración tenga presentes las recomendaciones sobre gobierno corporativo, siendo así de vital importancia para la buena marcha de la compañía.

La normativa legal societaria configura al secretario del Consejo (…) como un garante de la legalidad de las actuaciones del Consejo de Administración (…)

«Dadme un punto de apoyo

y moveré la tierra»[iii]

¿Tiene el peso específico debido el letrado asesor o en su caso el Secretario del Consejo de Administración en nuestra compañía?, ¿Por qué?

¿Somos conocedores del papel y las responsabilidades que tiene esa figura?

¿Cómo debe ser la relación entre el Secretario del Consejero, el Presidente y sus consejeros?

¿Cómo Consejeros o Altos Directivos de la compañía en qué /cómo /cuándo nos puede ayudar el Secretario del Consejo?

Conocer en profundidad el trabajo del Secretario del Consejo posiblemente nos pueda ayudar a tomar mejores decisiones, más consensuadas y como no, aportarán un mayor nivel de cumplimiento de las normas de buen gobierno corporativo.

Pequeñas obras como la que nos ocupa son necesarias tanto para los Secretarios de Consejos de Administración como para otros Consejeros —directivos. Hay que entender bien el trabajo de estos profesionales para poder juzgarlo, pedirles ayuda en caso de necesidad e incluso poder profesionalizar la secretaria de nuestro Consejo de Administración.

El papel del Secretario del Consejo debe tener más peso y reconocimiento. No debemos verlo como un coste, más bien como una inversión de largo plazo, como un partner —valedor del buen gobierno de la compañía.

Dejar de ser una empresa atractiva para el mejor talento, apartarnos de las mejores prácticas, abandonar el espíritu crítico, la mejora continua, visualizar el largo plazo y bajarnos de los hombros de gigantes… ¿todo lo anterior son opciones qué pueden estar en la agenda de nuestro Consejo de Administración?, ¿Por qué abrazar la mediocridad?, ¿Qué nos hace separarnos de la meritocracia?

«El mundo entero se aparta

cuando ve pasar a un hombre

que sabe adónde va»[iv]

El secretario juega un papel clave en el buen funcionamiento del Consejo. Debe facilitar el buen desarrollo de las sesiones del Consejo, ocupándose muy especialmente de prestar a los Consejeros el asesoramiento y la información necesarios, de conservar la documentación, de dejar constancia en los libros de actas del desarrollo de las sesiones y de dar de sus resoluciones. Esta función debe proyectarse no solo en relación con la normativa externa e interna, sino también con las materias de buen gobierno.

Para reforzar la independencia y profesionalidad del Secretario, el Código sugiere que su nombramiento y cese deban ser informados por la Comisión de Nombramientos, como si se tratara de un Consejero. Igual asimilación contempla en caso de dimisión por discrepancia grave con decisiones del Consejo (…)

El Secretario del Consejo, vele de forma especial para que las actuaciones del Consejo: se ajusten a la letra y el espíritu de las Leyes y sus reglamentos, incluidos los aprobados por los organismos reguladores; sean conformes con los Estatutos de la sociedad y con los Reglamentos de la Junta, del Consejo y demás que tenga la compañía, tengan presentes las recomendaciones sobre buen gobierno (…)

(…) en el planteamiento de sus funciones, es necesario tener presente la naturaleza de las funciones básicas e indelegables del Consejo y la forma en que su Secretario incide en su desempeño.

(…) el contexto es muy evolutivo. Los Consejos deben responder hoy a nuevos retos, especialmente en materia de Sostenibilidad[v], y en la medida que se amplié el alcance de sus funciones el papel del Secretario deberá también adaptarse (…)

(…) los Consejos deben liderar la respuesta a lo que la sociedad exige a las empresas, en cuanto al alcance de sus responsabilidades y al papel que deben jugar en ella.

El Consejo es responsable de liderar la empresa al máximo nivel y con carácter integral, sujeto solo a aquello que esté reservado a la Junta General de Accionsitas (…) le corresponde plenamente la tarea liderar la respuesta a los retos que plantea la nueva situación.

La naturaleza de las funciones esenciales e indelegables del Consejo no cambia por el hecho de que haya nuevas exigencias y oportunidades (…) hay que integrar criterios nuevos en el desempeño de estas funciones y asumir el espíritu que inspira dichas exigencias y oportunidades, reflejándolo en el Propósito, la Misión, la Estrategia y la Operación de la empresa desde el Consejo hasta toda la organización.

Resulta imprescindible resaltar la importancia de la función de redactor de las actas (…) testimonio escrito de la vida de la sociedad, reflejan la actividad del modelo de negocio y las certificaciones de su contenido, que firma el Secretario con el visto bueno del Presidente, concretan las decisiones de la empresa y pueden determinar su responsabilidad. Un acta bien redactada es un equilibrio meritorio entre completitud, concisión y claridad, y debe respetar las normas de gramática y ortografía(…) equilibrio entre actas omnicomprensivas[vi], y actas de contenido mínimo necesario[vii].

Es conveniente que el Secretario sea escuchado en el proceso de toma de decisiones, de forma que el control de legalidad pueda ejercerse ex ante y se evite la responsabilidad legal de la empresa en caso de incumplimientos (…)

(…) desde el Código Olivencia, en 1998, hasta el vigente Código de Buen Gobierno de 2015[viii], han insistido en configurar al Secretario del Consejo de Administración de las sociedades cotizadas[ix] como guardián del gobierno corporativo y la consiguiente necesidad de dotarle de independencia y estabilidad[x].

El Secretario debe mantener un dialogo permanente con el Presidente del Consejo en relación a diversas cuestiones. Los temas más importantes incluyen:

― La elaboración de los órdenes del día del Consejo y Junta General, tanto en cuanto a los puntos a incluir como a su preparación desde el punto de vista legal y normativo.

― La preparación de las actas correspondientes (…)

― La organización del asesoramiento externo (…)

― Asistir al Presidente para que los Consejos reciban, con antelación suficiente, toda la información que sea relevante para el desempeño de sus funciones.

― (…) asesoramiento permanente en cuanto a la debida observancia de las normas y mejores prácticas en el funcionamiento del Consejo.

(…) el buen gobierno corporativo es la ética, la transparencia, la rendición de cuentas y el equilibrio de poderes en la Alta Dirección de la empresa (…) el estricto cumplimento del principio de legalidad en sus actuaciones y decisiones (…) un Secretario del órgano de administración dotado de esa visión global y trasversal de la sostenibilidad, está en una posición ideal para verificar la conciliación, a todos los niveles de las políticas de buen gobierno, sociales y medioambientales de la empresa.

Aptitudes y cualidades del buen Secretario

a)Cualidades intrínsecas solidas

• Integridad, autoridad y carisma en el ejercicio de la secretaria.

• Equilibrio entre independencia y funcionalidad.

• Habilidad para el consenso y espíritu de conciliación.

b)Capacidad para las relaciones personales

• Cercanía al Presidente /Primer Ejecutivo y a la Alta Dirección de la empresa.

• Buena interlocución con los grupos de interés de la empresa.

• Buena relación con autoridades, funcionarios públicos, notarias, registros y organismos reguladores.

c)   Prestigio, capacidad y trayectoria profesional destacados

• Conocimiento de sus responsabilidades y funciones.

• Capacidad de organización.

• Capacidad de redacción y síntesis.

• Ausencia de conflictos de interés.

d)Conocimiento de la empresa y de las claves del negocio

• Conocimiento adecuado de la situación económica y financiera de la empresa y de su reflejo en la contabilidad.

• Conocimiento de los procesos importantes para el buen gobierno.[xi]

Interno o externo

a)Ventajas del Secretario interno

• Tener mejor conocimiento y mayor acceso a la información de la empresa (…) estar más informado e involucrado (…)

• Ser capaz de balancear y equilibrar mejor las necesidades del modelo de negocio con los riesgos legales de las decisiones empresariales.

• Tener más cercanía y capacidad de influencia con la primera línea ejecutiva y la Alta Dirección de la empresa.

• Sentirse más responsable de las decisiones del Consejo.

• Tener mayor capacidad de gestión asociada al cargo y, por lo tanto, garantizar mejor la integración /coordinación /coherencia de sus diversas funciones.

• Ser capaz de ejercer un mejor control de la legalidad, al conocer mejor el ecosistema empresarial en el que se toman las decisiones.

• Tener acceso a apoyos internos.

b) Ventajas del Secretario externo

• Estar en mejor situación para ejercer el cargo desde el punto de vista de la independencia e imparcialidad.

• Ofrecer una imagen de mayor profesionalidad si aparece contrastada por cargos previos similares en situaciones comparables.

• Ser capaz de ejercer un control de la legalidad sin limitaciones corporativas.

• Tener mejor acceso al mundo exterior de la empresa.

• Tener términos de comparación y experiencia más variada en situaciones parecidas a las que afronta en la empresa.

• Tener mejor conocimiento de la legislación aplicable en función de su posible especialización profesional.

• Ser capaz de acceder rápida y eficazmente a apoyo externo al cargo, en especial si forma parte de un despacho colectivo con compañeros de similar capacidad profesional.

Consejero o no Consejero

a)Ventajas del Secretario Consejero

• Se refuerza su autoridad dentro del Consejo.

• Se refuerza su responsabilidad[xii]

• Se refuerza su independencia al tener voz y voto en el Consejo y también, en cuanto a su cese, solo podría acordarlo la Junta General.

b)Ventajas del Secretario no Consejero

• No compromete el porcentaje necesario o conveniente de Consejeros no Ejecutivos.

• Ve reforzada su autonomía de criterio e imparcialidad.

«Para deliberar

como para juzgar son buenos muchos,

para ejecutar uno solo»[xiii]

El Secretario del Consejo de Administración

Instituto de Consejeros-Administradores

Asociación Española de Consejeros

Link de interés

IC-A

Secretario del Consejo de Administración

Guía Práctica del Consejo de Administración: Código de buenas prácticas

El Consejero Coordinador

Ciberseguridad para directivos: Riesgos, control y eficiencia de las tecnologías de la información

Consejos

Consejos II

El consejero independiente: Una figura clave en el gobierno de las empresas

El Consejo de Familia y su función de Gobierno en la Empresa Familiar

Trabajando el consejo de la empresa familiar

Gobierno institucional: La dirección colegiada

Ética en el gobierno de la empresa 

Polanco: El humanismo de los jesuitas (1517-1576)

Sabino Fernández Campo: La sobra del Rey

« El arte de dirigir

consiste en saber cuándo hay que abandonar la batuta

para no molestar a la orquesta»

ABRAZOTES


[i] Luis Manuel Calleja

[ii]Rodrigo Buenaventura Canino

[iii] Arquímedes

[iv] Antoine de Saint-Exupery

[v] ESG

[vi] Conteniendo acuerdos, comentarios, opiniones…

[vii] Por ejemplo: tras las oportunas deliberaciones y sin que se haya solicitado la constancia en acta de ninguna opinión, el Consejo de Administración por unanimidad /mayoría, con la abstención de … el voto en contra de … adopta los siguientes acuerdos…

[viii] Revisado en 2020

[ix] Aunque el Código de Buen Gobierno se centre en las sociedades cotizadas, no podemos obviar que son buenas prácticas aplicables en sociedades medianas y grandes.

[x] Si el Secretario era previamente empleado de la sociedad, será conveniente que se mantenga en suspenso su relación laboral anterior, para permitir la vuelta a la misma en caso de cese.

(…) [I] estabilidad, estableciendo un procedimiento de nombramiento y cese transparente y riguroso, [II] independencia, frente al Presidente y demás miembros del Consejo y ante quien ostenta la mayoría del capital y /o los derechos de voto, e

[xi] Entre ellos, decisiones estratégicas, información interna y externa, nombramientos, evaluación y retribución.

[xii] Al pasar de ser la propia de los administradores y, en consecuencia, representa una mayor garantía para los demás Consejeros.

[xiii] Emmanuel-Joseph Sieyès


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