El sistema de OKRs que encanta a los CEOs

Por Albert Campi

El sistema de OKRs que encanta a los CEOs. Hoy te explicaré el método para fijar los objetivos trimestrales que entusiasmó a un empresario, cliente mío. En esta pyme industrial, cómo en la mayoría de empresas entre 10 y 50 trabajadores, había un exceso de tareas a realizar que estresaba a toda la organización, incluído su gerente.

Cuando entré a ayudarles a hacer un Plan Estratégico, hicimos los pasos para definir la estrategia y concretar los indicadores clave (KPI) para hacer un seguimiento de las metas conseguidas. Pero todavía había dificultad en priorizar los objetivos y las tareas para conseguirlas, ya que todo era "super importante". Esto comportaba que su equipo estaba completamente saturado por el día a día y el empresario apagando fuegos cada día. ¿Te suena?

¿Quieres conocer el sistema de OKRs que encanta a los CEOs? Sigue leyendo.

El sistema de OKRs (Objetivos trimestrales) del equipo directivo

El método de OKR ("Objectives and Key Results") fue la solución a la dispersión de tareas a realizar. En primer lugar, es esencial que haya un equipo directivo formalizado que ya se haya acostumbrado a coordinarse por lo menos una vez al mes. En esta empresa, después de un par de meses implementado su plan estratégico, ya se había formado un equipo directivo entusiasta con el proyecto.

La implementación del sistema les ha aportado los siguientes beneficios:

El equipo directivo, con el empresario al frente, se concentra en un máximo de 5 objetivos relevantes cada trimestre.
La priorización de los objetivos se realiza con todo el equipo lider antes de empezar cada trimestre.
Estos objetivos de consiguen de forma razonable al final de cada trimestre.
Han disminuido notablemente las improvisaciones y cambios de prioridades, que tanto estresan a los responsables.
Si aparece una nueva oportunidad o tema relevante que requiera hacerse en el mismo trimestre, se pacta qué OKRs acordados se retrasan o reducen.
Los directivos se esfuerzan en conseguir los objetivos prioritarios, porque no son demasiado numerosos.
El empresario vive más tranquilo sabiendo que trimestre a trimestre, la empresa avanza de manera ordenada.

¿Qué es un OKR?

Se trata de un objetivo trimestral con una importancia relevante para la empresa, con las siguientes características:

Tiene que afectar transversalmente a más de un departamento, propiciando la coordinación horizontal entre los responsables de departamento.
Debe representar un proyecto de una duración aproximada de un trimestre.
Supone "construir" o implementar algo que no se hacía antes y que supone una mejora sustancial.
A ser posible, se tiene que poder cuantificar de alguna manera.

Pasos del sistema de objetivos trimestrales

El equipo directivo, liderado por el empresario, realiza estos pasos:

Generar una lista de "Posibles OKRs" antes del trimestre. Habitualmente pueden ser una docena como máximo.
Priorizar entre todos, los 2 a 5 más relevantes que provoquen un mayor impacto.
Escribir sintéticamente cada objetivo, en equipo.
Asignar un líder transversal a cada objetivo, que impulsará la coordinación horizontal.
Cada líder desglosará cada objetivo en 3 Key Results, es decir, hitos cuantitativos que hay que conseguir mes a mes a lo largo del trimestre.
En cada reunión mensual, el líder escribe el % de progreso de cada uno de los tres apartados.
Al final del trimestre, el OKR, en sus tres subapartados, se habrá conseguido en más de un 80-90%.

Es importante resaltar que el objetivo tiene que ser ambicioso para un trimestre. Se considera adecuado que se haya conseguido entre un 60-90%, ya que significaría que era ambicioso. En cambio, si se consigue en un 100%, puede ser porque se ha trabajado mucho, pero también cabe la posibilidad que se haya formulado con poca ambición y mucha prudencia, lo que no provoca un impulso en la empresa.