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El tiempo de los gerentes ocupados

Por Jcvalda @grandespymes

El tiempo de los gerentes ocupados

Una mala administración del tiempo es a menudo un síntoma de exceso de confianza: técnicas que solían funcionar con pequeños proyectos son re-utilizadas con otros más complejos. Pero la ineficiencia que era insignificante en los pequeños queda fuera de control en los grandes: usted no puede manejar una motocicleta como una bicicleta, de la misma manera que no puede manejar una cadena de supermercados como un almacén. Las demandas, los problemas y su necesidad de efectividad crecen con sus responsabilidades: usted debe aprender a aplicar técnicas apropiadas o trabajar con quienes las aplican. Posiblemente, la razón por la que la administración del tiempo no es practicada, es porque raramente forma parte de nuestra evaluación del desempeño... a pesar de estar íntimamente conectada con todo lo que hacemos! ¿Qué es la Administración personal del tiempo?

La administración personal del tiempo trata de controlar el uso de este recurso primordial (aunque sub-valorado). Considere estas dos preguntas: ¿qué sucedería si usted gastara el dinero de la misma manera en que gasta el tiempo? ¿Cuándo fue la última vez que revisó su manera de utilizar el tiempo? La ausencia de una administración personal del tiempo está caracterizada por urgencias: apuros para alcanzar fechas límites, citas distintas en el mismo horario y crisis que estallan por doquier. Este tipo de ambientes nos llevan hacia un creciente estrés y hacia una caída del desempeño, por lo tanto deben ser detenidos. La administración personal del tiempo tiene muchas facetas. Entre la mayoría de los ejecutivos, existe el concepto simple acerca de mantener una agenda ordenada o de planificar una actividad, pero la administración personal del tiempo va mucho más allá de eso: es una herramienta para ordenar sistemáticamente toda su influencia sobre los eventos que le rodean y subyace en otras habilidades del gerenciamiento tales como la delegación efectiva y la planificación de proyectos. La administración personal del tiempo es un conjunto de herramientas que le permitirán:

- eliminar el desperdicio
- estar preparado en las reuniones
- rechazar sobrecargas de trabajo
- monitorear el progreso de proyectos
- colocar los recursos (tiempo) de manera adecuada en función de la importancia de las tareas
- asegurar que los proyectos a largo plazo no sean descuidados
- planificar cada día y cada semana de manera efectiva

Y todo esto sólo con un poco de auto-disciplina... Dado que la administración personal del tiempo es un proceso de gerenciamiento como cualquier otro, debe ser planificado y regularmente revisado. Examinaremos a continuación los métodos básicos para llevarla a cabo. Debido a que la verdadera comprensión depende de la experiencia, le invitamos a buscar estos aspectos en su propio trabajo. Si no tiene tiempo de hacerlo, pregúntese: ¿Por qué no lo tengo? Práctica corriente

Este artículo propone la adopción de ciertas prácticas que le darán mayor control sobre el uso de su recurso primario: el tiempo. Antes de comenzar con el futuro, es valioso que consideremos el presente: esto implica la simple tarea de anotar la manera en que utiliza su tiempo durante un período no muy corto (digamos una semana). Todo lo que tiene que hacer es una lista y llevarla con usted para anotar cada vez que pasa de una tarea a otra. Eliminando el desperdicio

No buscamos crear aquí nuevos métodos de trabajo para mejorar la eficiencia, sino eliminar el desperdicio de sus prácticas habituales. El primer paso es un examen crítico de la manera en que gasta su tiempo y un cuestionamiento de sus hábitos. En su anotación semanal, identifique aquellos períodos de tiempo que podrían utilizarse mejor. Desperdiciamos el tiempo de muchas maneras. La más común es de aspecto social: llamadas telefónicas, visitas de amigos, los cafés que nos tomamos... Sería ridículo eliminar todas aquellas tareas no estuvieran estrictamente relacionadas con el trabajo (todos necesitamos un descanso) pero, si tiene que elegir entre charlar con Raúl y alcanzar su próximo objetivo... Su anotación semanal le mostrará si este aspecto es un problema en usted. Así, podrá hacer algo al respecto... ¡antes de que su jefe lo haga! En su lista, observe cada actividad y decida objetivamente cuánto tiempo vale cada una para usted y compárelo con la cantidad de tiempo que realmente le dedica. Dedicar una tarde a pulir un memo interno -para convertirlo en una prosa merecedora del premio Cervantes- es una pérdida de tiempo; pasar una hora discutiendo el regalo de despedida de un colega es una pérdida de tiempo; un minuto dedicado a clasificar los lápices es una pérdida de tiempo (a menos que lo haga como relajación). Específicamente, cuando tenga una tarea que hacer, decida con antelación cuánto tiempo debería llevarle completarla y ajústese a ese plazo. Luego pase a la siguiente. Otro desperdicio de tiempo frecuente, es postergar aquel trabajo que resulta desagradable buscando distracciones que son menos importantes o productivas. Verifique en su lista si alguna tarea está siendo postergada porque le resulta aburrida o difícil. También despreciamos tiempo pasando de una actividad a otra. Por eso, es útil agrupar tareas similares. Su lista semanal le mostrará dónde puede aplicar estos "ahorros". Hacer el trabajo de su subordinado

Frecuentemente, pensamos que es más simple hacer el trabajo nosotros mismos: enviar nuestras propias cartas nos asegura que se despacharán enseguida; o escribir el resumen incorrecto de nuestros subordinados es más fácil que enviarlo de vuelta...¡tonterías! Se puede ganar mucho tiempo asignando las tareas a los asistentes: si está frente a una tarea, utilícela como una oportunidad de capacitarles... en lugar de hacerla usted mismo (necesitará algo de tiempo para supervisar la tarea luego, pero mucho menos del que dedicaría haciéndola solo). Hacer el trabajo de los demás

Un fuerte impacto sobre su trabajo, es su inclinación por ayudar a otros. Por supuesto que es excelente que esté dispuesto a ayudar a los demás, pero no deje de verificar en su lista cuánto tiempo está dedicando a sus propias tareas y cuánto a las tareas de otras personas. Otro problema es su jefe: analice en su lista qué períodos de tiempo fueron utilizados para solucionar "urgencias" de su jefe. Hacer más eficiente el trabajo de su jefe es una tarea difícil, pero debe "tomar el toro por las astas" ya que afecta considerablemente su desempeño. "Administrar" a su jefe puede parecerle extraño, pero nadie influye más sobre su administración de tiempo que su inmediato superior. Si una tarea está mal definida busque clarificarla (¿es un resumen de una página o un informe de diez hojas?). Esto le hará considerar ciertos aspectos con antelación, antes de que pierda su tiempo en presunciones erróneas. Compromisos externos

En este nivel comenzará a tener control sobre su tiempo. Aquí, el problema son los compromisos. Comience con una sencilla agenda. En ella usted registrará todos los compromisos ya contraídos. Recuerde agregar sus obligaciones regulares. Sus citas representan su interacción con otras personas; son un "nexo" entre sus actividades y las de los demás. Normalmente ocupan toda la agenda, por eso, sea firme y elimine todas aquellas innecesarias (reuniones donde no puede contribuir o donde podría enviar a un subordinado; extensos almuerzos que podrían sustituirse con llamadas telefónicas; etc...). ¡No espere más para hacerlo! La próxima etapa es agregar a su agenda una lista de actividades personales que potenciarán el uso de su tiempo. Pregúntese: ¿cuál es el tipo de actividad más importante? Considere sinceramente este punto: la actividad más importante será siempre aquella que le permita ahorrar tiempo! Dedique tiempo a ahorrar tiempo; dedique todos los días al menos cinco minutos para administrar su tiempo. Programación de Proyectos

Los compromisos más desalentadores son las fechas límite: los plazos de entrega. ¿Trabaja hasta muy tarde? ¿Se produce comúnmente un caos al final de la jornada, sus últimas horas son agitadas e invadidas de errores? Si su respuesta es Sí, necesitará revisar su administración personal del tiempo. La idea básica, es que la administración de sus plazos debe realizarse con las mismas técnicas que utilizaría en un proyecto importante:

- sea específico: esté seguro acerca de aquello que debe entregar
- divida la tarea en pequeñas áreas: para poder estimar el tiempo necesario para cada una y monitorear el progreso
- programe controles de progreso; por ejemplo, luego de cada micro-tarea, para poder responder rápidamente ante los retrasos

Como ocurre con la mayor parte de las ideas, sólo se trata de sentido común. Un plazo de entrega imposible de cumplir no sólo afecta su éxito, sino también el de los demás. Imagine que usted acordó entregar un producto demasiado temprano, Marketing y Ventas prepararán al cliente y alimentarán sus expectativas en relación al nuevo producto... pero éste no llegará. Usted puede evitar este tipo de problemas: la planificación de proyectos le indica cuánto tiempo necesita y la administración de tiempo le informa de cuánto tiempo dispone. Existen cuatro formas de enfrentar plazos de entrega imposibles:

- Extender el plazo
- Solicitar más recursos
- Redefinir la tarea haciéndola más práctica
- Comunicar claramente el problema a su jefe (y al jefe de su jefe) para que reciban un justo aviso

Si este enfoque le resulta poco realista, considere la alternativa. Si usted acepta un plazo de entrega inalcanzable, el resultado será su fracaso asegurado. Desde luego, existe una quinta opción: trabajar para una compañía con programaciones realistas. Puede presentar una lista con sus obligaciones actuales, indicando el impacto que tendrá la nueva asignación sobre ellas y pedir que su superior decida y ordene las prioridades: "No puedo hacerlas todas, ¿cuál dejo?". Otra estrategia es llevar una base de datos de sus estimaciones de tiempo y del tiempo real consumido por cada tarea. Esta información puede transformarse en una fuente valiosa y aumentar la precisión de sus predicciones a la hora de planificar. Por último, debemos equilibrar el tiempo destinado a controlar la calidad. Si bien ahorramos tiempo al evitar rehacer el trabajo o corregirlo, debemos cuidarnos de destinar a cada tarea sólo el tiempo que merece. Esta evaluación crítica nos sugiere un enfoque diferente: el tiempo se corresponde con la importancia de la tarea. Cuídese del perfeccionismo: lleva mucho tiempo! Su administración personal de tiempo también afecta a otras personas, particularmente a sus subordinados. Planificar proyectos no sólo significa asignar tiempo, sino también distribuir tareas y esto debe hacerse de forma planificada y revisada. Toda tarea delegada debe especificarse con una fecha límite específica y acordada. Como gerente, usted es responsable de asegurar que las tareas asignadas a sus subordinados sean realizadas con éxito. Utilice su agenda para registrar los plazos acordados. Este simple mecanismo le permite controlar el progreso e iniciar acciones de ser necesario. Objetivos a largo plazo

Existen muchos objetivos a largo plazo que un buen gerente debe lograr, en particular vinculados al desarrollo, apoyo y motivación de su equipo de trabajo. Los objetivos a largo plazo tienen el problema de ser importantes pero no urgentes; no tienen plazos límite, son distantes y remotos. Por esta razón, es demasiado fácil pasarlos por alto en favor de lo urgente e inmediato. La "belleza" de la administración de tiempo es que el equilibrio puede decidirse objetivamente. Por ejemplo, un gerente puede decidir dedicarse una hora a la semana a los asuntos del personal y destinar una cantidad de tiempo fija a esta actividad. Más allá de las crisis, este tiempo debe ser "sagrado" y aplicarse siempre al propósito designado. Una vez implementada la Administración Personal del Tiempo, es válido utilizar parte de ese control para potenciar su propia carrera. Usted debería bosquejar sus propios objetivos a largo plazo y planificar una ruta hacia ellos. Destine tiempo para las sub-tareas necesarias y controle su progreso. Si no planifica hacia dónde quiere ir, es improbable que llegue allí... Conclusiones

Todo lo expuesto no es más que una aplicación sistemática de estrategias de sentido común. No requiere mucho esfuerzo, pero promueve prácticas de trabajo muy efectivas, subrayando dónde ocurren los desperdicios de tiempo. La Administración Personal del Tiempo no resuelve sus problemas; los revela y le ofrece una estructura para implementar y evaluar las posibles soluciones. Le permite tomar control de su propio tiempo: cómo lo utilice dependerá de usted!

¿Qué es lo primero que usted haría para reducir los desperdicios de tiempo?

Fuente: http://martin-navarrete.blogspot.com.ar/2010/09/el-tiempo-de-los-gerentes-ocupados.html

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