El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine

Todos vivimos ejemplos de la Ley de Parkinson, pero no siempre la aprovechamos. Hoy vamos a analizar qué es la Ley de Parkinson, y cómo aplicarla a tu productividad personal puede aumentar tus resultados o mejorar tu administración del tiempo.

Pero antes, tengo una pregunta que hacerte:

¿Cuánto tiempo requiere una tarea?

Aunque estemos lejos, puedo escuchar tu repuesta...

"Depende".

Ok. Entonces tengo otra pregunta que hacerte, mucho más importante:

¿De qué depende?

Si bien la mayoría de las personas acierta en la primer pregunta, la segunda tiende a dividir las aguas. Algunos piensan que depende de qué tarea se trata, otros de cuanta experiencia tenemos en esa tarea, o de las condiciones en las que la realizamos.

Todos esos puntos están bien, pero dejan de lado una consideración: el tiempo disponible.

"Pero Matías, no te entiendo. Las cosas tienen un tiempo que requieren para hacerlas!"

Yo pensaba lo mismo. Miraba mi semana y estaba seguro de que no entraba ni una actividad más. Incluso después de aplicar el Principio de Pareto, me parecía que mis elecciones se limitaban a un limite de productividad, o de caer en el desequilibrio.

Y ahí entra la Ley de Parkinson a cambiarlo todo.

¿Qué es la ley de Parkinson?

"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Así empezaba el discurso que el Prof. Cyril Northcote Parkinson dió en 1957. No era una conferencia sobre productividad personal, sino un estudio científico riguroso sobre por qué la Oficina Colonial Británica tenía cada vez más empleados, a pesar de que el Imperio Británico implosionaba. El resto del ensayo original (que pueden leer aquí en inglés, o aquí en español) se dedica a analizar cómo una cultura burocrática fomenta la creación de subordinados y de trabajo de forma innecesaria.

Al igual que con la Ley de Pareto, sin embargo, pronto la idea se trasladó a otros campos, popularizándose y desviándose un poco de su significado original.

"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Esa es la definición de Ley de Parkinson que se utiliza en el campo del desarrollo personal. Se conecta con nuestra tendencia a procrastinar y a complejizar una tarea cuando tenemos más tiempo para hacerlo.

¿La contra-cara? Podemos ser más productivos asignando menos tiempo a cada tarea, y creando límites que sí o sí necesitamos respetar.

Muchos hemos experimentado esto sin querer, mientras estudiábamos o trabajábamos.

Escenario 1: Administración del tiempo normal.

Se nos asigna una tarea, y tenemos toda una semana disponible para hacerla. Los primeros dos o tres días damos algunas vueltas. Queremos hacerlo bien, así que googleamos bastante y nos empapamos del tema. Luego empezamos a esbozar cómo se va a ver; pero no nos convence, así que le hacemos cambios. O borramos y volvemos a empezar.

De repente nos falta un día, y recién tenemos la estructura. Tal vez recién nos damos cuenta del plazo cuando faltan 12 horas. Completamos rápidamente la estructura, solucionamos las dudas y terminamos.

Escenario 2: Administración del Tiempo bajo la Ley de Parkinson.

Se nos asigna una tarea de igual complejidad, pero se nos da 1/5 del tiempo para hacerla. Tenemos un día.

Investigamos rápido, buscando lo esencial. 2 horas después estamos armando una estructura. Aunque no es perfecta, pensamos "¿qué es perfecto en esta vida?" y seguimos adelante. Empezamos a completarla, salteamos las dudas innecesarias y terminamos.

Mismo resultado, 1/5 del tiempo.

¿Cómo puede ser?

Ahora conoces la explicación: Ley de Parkinson :).

Casos y derivaciones: cuáles son las "Leyes de Parkinson".

Las conclusiones del Prof. Parkinson no sólo se utilizan al pensar los ciclos de productividad en cuanto al tiempo. También tienen consecuencias sobre la eficiencia en cómo manejamos el dinero, y explican nuestra tendencia a dedicar demasiado tiempo a las minuciosidades.

De allí que hoy en día se hable de 3 leyes de Parkinson para cubrir derivaciones que surgen de la idea central. Así, se dice:

• "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".
• "Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".
• "El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia" (o ley de la trivialidad).

Todos vivimos la ley de Parkinson en algún momento: un informe en el trabajo, un proyecto para un cliente, un examen o un trabajo en la escuela.

De hecho, las tareas y las ideas sin fecha de vencimiento tienden a hacerse eternas.

Por eso una derivación de estas 3 leyes de Parkinson es sentir que somos más productivos trabajando para otros que para nosotros mismos. No es sólo la presión social que nos impulsa, sino que también hay una fecha clara impuesta.

Así, hay personas en la Universidad que estudian libros en una noche, pero luego se pasan años completos intentando terminar su tesis (donde no tienen plazos).

Quizá somos empleados hiper-productivos, pero no logramos empezar nuestro propio negocio. En el primer caso, el jefe nos puso una fecha y recursos limitados. En el segundo, "saldrá cuando tenga que salir". Y no sale nunca.

Cuando hay recursos limitados encontramos creatividad, energía, recursos y foco. Eso implica fechas límites y también presupuestos límite.

Leer las leyes de Parkinson puede hacernos perder la esperanza: ¿cómo vamos a lograr despegar proyectos personales en los que no hay fechas externas? ¿Acaso no nos queda más que resignarnos?

Claro que no.

Para cambiar el tono de todo esto, hagamos nuestra propia variación de la Ley. La Ley de Super-Parkinson suena mejor: "S i queremos disparar nuestra creatividad y nuestra productividad, lo mejor es limitar la cantidad de tiempo y de recursos disponibles para una tarea".

Un ejemplo (arriesgado) de la Ley de Parkinson en Acción.

La Ley de Parkinson es mucho más que una teoría de administración del tiempo. Es una herramienta para pensar nuestras tendencias y contrarrestarlas. Es una forma de ser más inteligentes en el manejo de recursos y sacarle el jugo a nuestros días.

Llevo un buen tiempo pensando en escribir sobre esto para el Blog. No sólo porque lo usemos dentro del Equipo de Superhábitos, sino porque he visto que en el trabajo 1 a 1 y dentro de la Comunidad de INMT está trayendo grandes resultados.

Pero antes quería hacer un experimento definitivo: una aplicación de esta ley que me resultara incómoda en extremo.

Y entonces llegó la oportunidad perfecta: me invitaron a dar una charla en una conferencia en Salta (las JOSEII), el sábado 16/04.

La conferencia era el cierre de la jornada, y tenía una duración de una hora. El título era "10 lecciones en 10 años de emprender". Una vez que acepté, tomé la decisión de usar la oportunidad para experimentar la Ley de Parkinson al 100%.

Para explicarles cómo, dejénme poner un poco de contexto.

Hace meses que deseo experimentar nuevas formas de contar historias y de compartir lecciones en las charlas. Si bien las charlas hasta ahora han tenido buenos resultados ( nuestra TEDx ya pasó las 40.000 visitas), disfruto de enfrentar nuevos desafíos. También sé que me falta mucho para dar charlas como la de los oradores que admiro, y ese es un motivador constante.

Una de las ideas que tenía dando vueltas era la de contar historias personales sin caer en la auto-referencialidad pesada. Otra era era contar una historia al revés (como en la película Memento). Son ideas que tenía hace meses pero que no terminaba de hacerme el tiempo para practicar.

Al aceptar la invitación me estaba poniendo un límite en el tiempo para hacerlo.

También decidí que lo haría aprovechando al máximo la Ley de Parkinson. Preparé una versión de la charla en el formato en el que estoy acostumbrado, y decidí que la otra versión (con historia y de adelante hacia atrás) la prepararía el día de la charla.

Preparar una conferencia de una hora me tomaría, normalmente, 4 o 5 días. El sábado de la charla tenía llamadas de mentoreo además, así que al limitarme a ese día estaba convirtiendo un proceso de 40 horas a 8, incluyendo alistarme y comer.

La preparación empezaría a las 10, y la charla a las 19. Debía durar 50 minutos.

¿Qué pasó en mi experimento con la Ley de Parkinson?

1. A las 10:00 empecé a esbozar ideas para la estructura de la charla. A las 11:00 había terminado, y tenía aproximadamente 100 ideas sobre la mesa.
2. Entre las 11:00 y las 12:30 reuní esas ideas en bloques de sentido, y filtré hasta quedarme con 10 bloques.
3. Entre las 12:30 y las 14:00 corté para cocinar y almorzar.
4. Entre las 14:00 y las 15:00 ordené las ideas, dejando delineada la estructura de la charla.
5. Entre las 15:00 y las 17:00 convertí esas ideas en un Powerpoint, y mientras lo hacía pensaba cómo iba a ir enganchando los bloques.
6. Entre las 17:00 y las 17:40 me corté el pelo, me duché y me alisté.
7. Entre las 17:40 y las 18:00 repasé la charla una vez, con Lu.
8. Entre las 18:00 y las 18:30 viajé hacia el centro de la ciudad.
9. Llegamos temprano, así que entre las 18:30 y las 19:00 pude conocer el lugar.
10. La charla empezó a las 19:00, y terminó a las 19:49.

Los chicos de la organización me dijeron que les gustó (y que superó sus expectativas). Lu fue conmigo y me dijo lo mismo. Además pude filmar el proceso :)

¿Qué pasó en esas horas? ¿Cómo se vive la Ley de Parkinson?

En los días anteriores y a lo largo de esas horas noté que me sucedían y que pueden servirles a Uds. para poner la Ley de Parkinson en acción:

• La mejor manera de limitar los plazos es involucrar a otros que nos hagan responsables. Sea un compañero de equipo, un cliente con el que nos comprometimos o una audiencia a la que le prometimos un resultado.
• Debe ser incómodo, pero no aterrador. Si la incomodidad deja de ser un desafío y se convierte en algo que nos da vértigo es más probable que perdamos el control. El tip #1 para eso es el ejercicio para controlar el miedo con estas 5 preguntas.
• El tip #2 es ir experimentando la Ley de Parkinson progresivamente. Si nunca hiciste algo, es difícil que salga perfecto a la primera. Por eso es bueno que los primeros experimentos sean de riesgo bajo, e ir aumentando conforme te vayas sintiendo cómodo. Para mis primeras clases en la Universidad dedicaba semanas enteras. Para TEDx tardé un mes completo. En 2015 decidí limitarme a 1 semana como máximo. Pensar en hacerlo en un día no me sonaba imposible, y por eso pude resistir la tentación a rendirme.
• El tip # 3 para evitar el vértigo es hacernos una estructura de lo que haremos antes de empezar. Saber qué pasos seguiremos nos permite regular el tiempo para cada uno.
• La Ley de Parkinson se conecta con la de Pareto, porque nos obliga a identificar cuál es el 20% de la tarea que es más importante. En una charla, por ejemplo, un mensaje relevante importa mucho más que las filminas.
• Puede volverse estresante. Hubo un momento (alrededor de las 11:00) donde me sentía a punto de explotar. Estaba preocupado y si Lu me hablaba, tendía responder toscamente, porque me sentía amenzado por el universo.
• Por otro lado, tu foco se dispara de una forma increíble. En un día normal hubiera decidido tomarme unas horas por estar estresado. Hubiera visto un vídeo para relajarme. Ese día, sin embargo, veía claro que el estrés era por mi culpa y que dejar que me domine era una excusa. Tenía que sobreponerme y actuar, si no no llegaba.
• Durante todo el día sentí que las horas eran mucho más largas de lo normal. Fue una experiencia rara. Miraba al reloj esperando que fueran las 3 y eran 2:30, por ejemplo. Me sentía desfasado, y eso me hizo pensar en cuán poco de mi productividad uso a diario.
• Las distracciones, las excusas y las trivialidades desaparecen. Esas horas más largas son producto de no poner excusas ni de distraerte. No tienes tiempo para hacerlo, y eso hace que cada segundo esté volcado a la tarea.
• Es divertido. Al salir de la charla me sentía genial, y el logro se sentía triple. Había dado la charla (todavía me alegro cada vez que puedo compartir lo que hacemos), había experimentado una nueva forma de contar historias, ¡y había puesto al límite mi aplicación de la Ley de Parkinson! Una de las cosas más lindas de estos experimentos es darnos cuenta de lo divertido de desafiarnos, y descubrir que teníamos algo guardado que no sabíamos.
• Es agotador. Al día siguiente por la mañana sentía como si hubiera salido a correr 3 horas el día anterior. La matemática productiva dice que igual conviene: en lugar de usar 5 días, uso 1 para hacer y 1 para descansar. Para mí significa que debería ejercitar la Ley más seguido, para acostumbrarme.

¿Cómo puedes aplicar la Ley de Parkinson a tu productividad?

Esto que experimenté también lo veo a diario en emprendedores de la comunidad. En los mentoreos, especialmente.

Al comprometerse con su mentor, los emprendedores logran cosas en una semana que posponen durante años, o que cuando las hacen solos les toman meses: desde escribir capítulos de libros hasta aprender habilidades técnicas, incluyendo tareas especialmente incómodas, como salir a vender o realizar entrevistas de validación.

Así que quiero que tú logres lo mismo. Para aplicar este principio en ti mismo, piensa:

1. ¿Qué tarea vengo posponiendo hace tiempo, aunque sé que es importante para mí?
2. Qué oportunidad puedo aprovechar para ponerme un plazo límite: ¿Tal vez aceptar un encargo de un cliente? ¿Comprometerme con un amigo?
3. Hacerlo.

El secreto aquí está en romper con que las tareas con plazo son las que le importan a otros, y darlo vuelta. Ponerle plazo a lo que es importante para nosotros, y usar la Ley de Parkinson para que nuestros proyectos se hagan realidad.

Si deseas aumentar tu productividad también, lo hagamos juntos. Cuéntame en los comentarios:

¿Cómo piensas aplicar la Ley de Parkinson? ¿Alguna vez lo hiciste sin darte cuenta?

¡Que sea por una semana bien aprovechada!