Elaboración de documentos en un entorno productivo

La elaboración de informes o documentos de todo tipo es una de las tareas que habitualmente tenemos que realizar en nuestro trabajo. Un documento debe cumplir una serie de requisitos para que no sea una carga, ni para el que lo debe de elaborar, ni para el que lo recibe, así si queremos trabajar en un entorno productivo, los documentos que circulen por él, también deben de serlo.

Tristemente, aún es muy habitual medir la calidad de un documento por su cantidad de páginas y no por sus contenidos, aún se nos hace extraño recibir un documento importante de solo dos páginas. Esto no tiene porque ser así, sino que debería de ser todo lo contrario, un documento debe de contener lo necesario para el fin que ha sido creado, y nada más. Con esto, el receptor optimiza su tiempo y se focaliza en lo que te interesa destacar, si no es así, lo marearás y cuando llegue a lo importante, estará cansado y no le prestará la atención debida, o simplemente ‘procrastinará’ la lectura de tu trabajo.

Algunos consejos para una redacción productiva de documentos:

Empieza por definir un índice claro, fácil de seguir y de entender, dedica un buen rato a pensar en la estructura del documento, trabajar la visión global te ayudará a estructurar tu mente, a ordenar y a priorizar contenidos. Recomiendo realizar este proceso con la elaboración de un mapa mental y, a ser posible, sin prisa, ya que con una cocción lenta seguro que consigues mejores resultados.

Create una biblioteca de plantillas, es mucho más fácil empezar con un guión hecho que con una pagina en blanco. Intenta siempre mantener el mismo orden y estilo, será más fácil para ti y también para a la gente que habitualmente reciba tu trabajo ya que les evitarás tener que situarse cada vez. Es también importante el nombrar los documentos de una manera ordenada y coherente, facilitará el archivo, búsquedas posteriores y referencias entre documentos.

En la fase de desarrollo de contenidos, escribe sin pensar mucho, después borra todo lo que puedas, debes de ser muy crítico con lo que dejas, si no aporta nada: fuera!. La información debe ser la necesaria para entender o situar de lo que se habla, evita el copiar cosas que ya están en otros documentos, a no ser que sea imprescindible por alguna razón incorporar un texto, incluye solo la referencia.

No pretendas que el contenido salga de tu mente en la dosis y estructura justa, escribe sin parar, todo lo que te venga a la cabeza, puede ser que dupliques cosas, pero ya esta bien que sea así, porque después podrás escoger con cual te quedas. Si escribes algo que luego decides que queda mejor en otro punto, pues ya lo trasladaras. Crea un texto sin pulir, no te agobies para que salga ya limpio de tu cerebro, poco a poco con varias lecturas ya cogerá forma.

No te dejes las conclusiones o objetivos, que, además, en los dos casos, deben de ser claros y concisos. Debes evitar escribir mucha literatura, procesos, reflexiones y luego dejarte a lo que quieres llegar y que el receptor tenga que preguntar-se: ¿y ahora qué?. El documento será percibido como útil si das respuesta, y si puede ser, rápida, a esta pregunta.

El uso de esquemas, tablas o listas con formatos bien definidos son recomendables, si puedes expresarlo con alguno de estos mejor que un párrafo de texto.

Da oxigeno al documento, usa un interlineado amplio, margenes adecuados, colores, negrita y subrayados en la dosis justa (evita la saturación de estos elementos). Procura que la imagen que transmita invite a leerlo.

Una vez terminado, no lo envíes inmediatamente, enfríalo y dale una lectura uno o dos dias después, veras como aún mejoras más el contenido o encuentras formulas para expresar mejor algún tema.

Una vez entregado, pregunta a los receptores que les ha parecido, incorpora sus recomendaciones o comentarios en el siguiente trabajo, así irás incorporando a tu estilo las necesidades de los demás. Si creas unos documentos perfectos solo según tu criterio, y no los entiende nadie, estarás perdiendo el tiempo.